Polityka prywatności

1. O co chodzi

Answely uzupełnia wyszukiwanie na stronach internetowych o krótką odpowiedź wygenerowaną przez AI, z linkami do stron, na których się opiera. Niniejsza polityka opisuje, jakie dane osobowe są przy tym i w związku z usługą przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo, kto poza nami je widzi i jakie prawa Ci przysługują. Opisuje także, czego nie robimy i gdzie przebiegają granice tego, co możemy zagwarantować.

1.1 Administrator

LW IT Solutions Company Lukas Wójcik
al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301
90-437 Łódź, Polska
numer VAT UE PL7252266190, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
E-mail w sprawach ochrony danych i wsparcia: support@answely.com

Answely jest usługą LW IT Solutions Company Lukas Wójcik („my”, „nas”), jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzonej według prawa polskiego. Ten sam podmiot prowadzi także reactive.chat, MousePlayer, consented.eu i Stats4U; tam, gdzie usługi te mają związek z Answely, jest to wyraźnie wskazane poniżej.

1.2 Dwie role, trzy części

Przetwarzamy dane w dwóch różnych rolach – jako administrator i jako podmiot przetwarzający. Niniejsza polityka celowo je rozdziela i w tym celu dzieli się na trzy części:

Część	Co	Nasza rola	Twój adresat
A	strona answely.com wraz z szybkim testem, dokumentacją dla deweloperów i formularzem wsparcia	administrator	my
B	konto klienta: rejestracja, strony internetowe, indeks, przestrzenie robocze, rozliczenia	administrator (w odniesieniu do treści stron klientów w indeksie: podmiot przetwarzający)	my
C	okienko odpowiedzi na stronach internetowych naszych klientów	podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO	klient, na którego stronie zadajesz pytanie

Jeżeli zadajesz pytanie w okienku odpowiedzi Answely na stronie internetowej przedsiębiorstwa, administratorem jest to przedsiębiorstwo. Działamy tam na jego polecenie i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (umowa powierzenia). Część C mimo to dokładnie wyjaśnia, co dzieje się technicznie, ponieważ powinieneś to wiedzieć niezależnie od tego, kto jest prawnie odpowiedzialny.

1.3 Zasady obowiązujące wszędzie

Własny sprzęt. Answely nie działa u dostawcy hostingu, lecz na serwerach, które sami utrzymujemy w Łodzi w Polsce (punkt 2).
AI tylko u nas i tylko w UE. Przetwarzanie AI w Answely – model językowy, osadzanie (embedding) i ponowne porządkowanie wyników – odbywa się wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej, obecnie wyłącznie na naszych własnych komputerach AI w Łodzi. Żadna zewnętrzna usługa AI nie widzi pytań, odpowiedzi ani treści stron klientów.
Bez trenowania. Ani treści stron internetowych naszych klientów, ani pytania, ani odpowiedzi nie są wykorzystywane do trenowania ani dostrajania modeli. W kodzie nie ma do tego żadnej drogi.
Bez reklam, bez sprzedaży. Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie wymieniamy danych, nie tworzymy profili reklamowych i nie osadzamy na answely.com żadnych usług reklamowych ani analitycznych podmiotów trzecich.

2. Gdzie działa Answely

2.1 Własne serwery w Łodzi

Serwer WWW, aplikacja kont, usługa odpowiedzi, bazy danych i pamięć podręczna działają na własnym serwerze w Łodzi za naszym własnym routerem. Model językowy i model osadzania to nasza własna AI, hostowana samodzielnie na własnym sprzęcie: działają na własnych serwerach w tej samej sieci wewnętrznej, w tym samym miejscu, z których korzystamy także dla innych własnych usług; Answely przekazuje im wyłącznie tekst. Odpowiedzi generują dwa z tych komputerów; jeżeli jeden z nich jest obciążony lub ulegnie awarii, przejmuje drugi. Kolejny własny komputer nie formułuje odpowiedzi, lecz wykonuje prace w tle, takie jak osadzenia podczas przebiegów indeksowania i nocne grupowanie. Serwer nigdy nie łączy się z komputerami AI: to komputery AI pobierają zadania przez podpisane połączenie i odsyłają wynik. Nie mają one dostępu osiągalnego z zewnątrz. Model do ponownego porządkowania wyników jest przygotowany, ale obecnie wyłączony.

Ponieważ sami utrzymujemy sprzęt, do eksploatacji nie korzystamy z żadnego dostawcy hostingu jako dalszego podmiotu przetwarzającego. Wskazujemy też drugą stronę medalu: bazy danych i pamięć podręczna nie są obecnie szyfrowane w stanie spoczynku na serwerze. Są chronione fizycznym zabezpieczeniem lokalizacji, ograniczeniami dostępu oraz środkami opisanymi w środkach technicznych i organizacyjnych.

2.2 Bazy danych i sieć

Answely korzysta z dwóch baz danych (aplikacja kont i usługa odpowiedzi) oraz z pamięci podręcznej z własnym dostępem i oddzielnymi obszarami dla każdego środowiska. Baza danych i pamięć podręczna są osiągalne wyłącznie z samego serwera. Każde połączenie z answely.com, api.answely.com i cdn.answely.com jest szyfrowane za pomocą TLS; certyfikaty wystawia Let's Encrypt, który poznaje w tym celu jedynie nazwy domen.

2.3 Zewnętrzna kopia zapasowa

Co noc kopia wszystkich baz danych serwera oraz plików aplikacji (należą do nich także logo firm z części B) jest szyfrowana na własnym serwerze – łącznie z nazwami plików i katalogów – a następnie przesyłana do niepublicznego obszaru pamięci w Google Cloud Storage w Warszawie (region europe-central2). Klucz posiada wyłącznie operator; Google go nie otrzymuje i widzi tylko zaszyfrowane bloki. Co to oznacza dla usuwania Twoich danych, otwarcie opisujemy w punkcie 9.

3. Część A – Strona answely.com

3.1 Dziennik dostępu serwera WWW

Przy każdym wywołaniu answely.com, api.answely.com i cdn.answely.com nasz serwer WWW zapisuje jeden wiersz: skrócony adres IP (IPv4 bez ostatniego oktetu, IPv6 skrócony do pierwszych 48 bitów), czas, metodę i ścieżkę żądania bez parametrów, kod statusu, rozmiar i czas trwania odpowiedzi oraz wywołany host. Nie ma w nim przeglądarki, systemu operacyjnego ani strony odsyłającej, nie ma też pytań i odpowiedzi z okienka odpowiedzi. Dzienniki są usuwane po 7 dniach. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne i niezakłócone świadczenie usługi, w szczególności wykrywanie ataków i błędów.

3.2 Statystyka stron bez plików cookie

Na potrzeby własnej statystyki stron aplikacja zapisuje przy każdym wyświetleniu strony: skrócony adres IP (IPv4 bez ostatniego oktetu, IPv6 skrócony do pierwszych 48 bitów), kraj ustalony na podstawie adresu przed jego skróceniem, wywołany adres wraz z ewentualnymi parametrami, stronę odsyłającą, identyfikator przeglądarki (User-Agent) i wyprowadzone z niego dane o przeglądarce, typie urządzenia i systemie operacyjnym oraz język, a w przypadku zalogowanych klientów numer konta. Kraj ustalamy za pomocą pliku bazy danych na naszym własnym serwerze, a nie przez usługę zewnętrzną. Pełny adres IP nie jest zapisywany ani wyświetlany w panelu administracyjnym. Na potrzeby statystyki stron nie są ustawiane pliki cookie ani osadzane usługi podmiotów trzecich. Wpisy są usuwane po 60 dniach. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zrozumienie, które strony są używane, oraz wykrywanie nadużyć.

3.3 Pliki cookie, pamięć w przeglądarce i baner zgody

answely.com sam ustawia wyłącznie niezbędne technicznie pliki cookie:

Nazwa	Cel	Czas	Podstawa prawna
`bpid`	utrzymuje Twoje zalogowanie, chroni formularze przed fałszowaniem (CSRF) i przypisuje wynik szybkiego testu (3.4) do Twojej przeglądarki	do zamknięcia przeglądarki lub wylogowania	niezbędne technicznie
`bp_remember`	tylko jeżeli przy logowaniu wybierzesz „Pozostań zalogowany”: rozpoznanie Twojego zalogowania, najwyżej 30 dni	najwyżej 30 dni	niezbędne technicznie, na Twoje życzenie
`consented`	zapisuje Twoją decyzję w banerze zgody	12 miesięcy	niezbędne technicznie, aby uszanować Twoją decyzję

Na niezbędne technicznie przechowywanie informacji na Twoim urządzeniu nie potrzebujemy zgody (art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej, wdrożony w Polsce w prawie telekomunikacyjnym, w Niemczech w § 25 ust. 2 TDDDG). Związane z tym przetwarzanie opieramy na art. 6 ust. 1 lit. b RODO (konto) lub lit. f RODO (bezpieczeństwo, uszanowanie Twojej decyzji). Ochrona formularzy formconfirmed (3.7) nie ustawia plików cookie i niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce.

Baner zgody. Na answely.com ładowany jest baner zgody consented.eu. consented.eu jest usługą tego samego podmiotu i działa na tej samej infrastrukturze w Łodzi; żaden podmiot trzeci nie jest zaangażowany. Twoja przeglądarka nawiązuje w tym celu połączenie z consented.eu, przy czym – jak przy każdym wywołaniu – przekazywany jest Twój adres IP i dane przeglądarki. Twoja decyzja jest zapisywana w Twojej przeglądarce jako plik cookie consented na 12 miesięcy i rejestrowana w consented.eu jako dowód wraz z losowym identyfikatorem zgody, dokonanym wyborem, wersją banera, czasem, skrótem (hash) adresu IP, językiem, krajem i regionem, rodziną przeglądarki, informacją, czy użyto urządzenia mobilnego, domeną, skrótem adresu strony i czasem do podjęcia decyzji. Te dowody są usuwane po upływie ustawionego w consented.eu terminu 36 miesięcy. W celu sprawdzenia domeny baner na chwilę ustawia testowy plik cookie __ce_probe i natychmiast go usuwa. Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić za pomocą linku „Ustawienia plików cookie” w stopce strony.

Co baner odblokowuje na answely.com: obecnie answely.com nie ładuje żadnych usług wymagających zgody – żadnych skryptów analitycznych, reklamowych ani mediów społecznościowych. Baner istnieje po to, aby taka usługa, jeśli kiedykolwiek zostanie dodana, była ładowana dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody; zostałaby wtedy wymieniona tutaj. Obecnie baner wymienia wyłącznie samą usługę zgody jako niezbędną technicznie.

3.4 Publiczny szybki test strony („Sprawdź stronę”)

Na stronie „Sprawdź stronę” możesz bez konta sprawdzić, jak Answely poradziłby sobie z daną stroną internetową. Szybki test pobiera na Twoje wyraźne zlecenie najwyżej trzy publicznie dostępne strony HTML wskazanej witryny HTTPS, a do tego jej plik robots.txt i ewentualnie sitemap.xml. Respektuje robots.txt i noindex; obszary wymagające logowania, sieci wewnętrzne i adresy zawierające dane dostępowe są wyłączone. Jeżeli wpiszesz przykładowe pytanie, nasz własny model językowy w UE odpowie na nie na podstawie tej próbki. Próbka, pytanie i odpowiedź nie są trwale zapisywane jako indeks, analiza pytań ani pamięć podręczna odpowiedzi; istnieją tylko w pamięci operacyjnej usługi odpowiedzi. Wynik (sprawdzone adresy, przykładowa odpowiedź i źródła) usługa przechowuje po zakończeniu najwyżej 2 minuty, aby Twoja przeglądarka mogła go odebrać; pobrać go może wyłącznie sesja przeglądarki, która rozpoczęła sprawdzenie (za pomocą wartości losowej w Twojej sesji, plik cookie bpid, z której tworzony jest identyfikator HMAC). Do ograniczania powtarzanych sprawdzeń aplikacja używa identyfikatora HMAC wyprowadzonego z adresu IP, który nie jest publicznie udostępniany; dane służące ograniczaniu istnieją najwyżej 2 minuty. Dzienniki dostępu i statystyka stron z punktów 3.1 i 3.2 pozostają bez zmian.

Sprawdzana strona dowiaduje się z tych wywołań, że nasz serwer odczytał jej strony, ale nie dowiaduje się, kto zlecił sprawdzenie. Wpisuj wyłącznie adresy, za których sprawdzenie możesz odpowiadać, a w przykładowym pytaniu nie podawaj danych osobowych ani poufnych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Twojego zlecenia) lub lit. f RODO (ochrona przed nadużyciami). Wysłanie szybkiego testu dodatkowo sprawdza ochrona formularzy formconfirmed (3.7).

3.5 Demo na żywo w dokumentacji dla deweloperów

W dokumentacji dla deweloperów pod /docs możesz wypróbować Answely na naszym własnym publicznym źródle demonstracyjnym. Tam administratorem jesteśmy my sami, technicznie dzieje się jednak dokładnie to, co opisuje część C: pytanie trafia do usługi odpowiedzi, otrzymuje odpowiedź od naszego własnego modelu językowego w UE i nie jest zapisywane. Strona demonstracyjna jest skonfigurowana tak, że opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” i analiza pytań są wyłączone. Pozostają jedynie liczniki bez treści, krótkotrwały skrót (hash) chroniący przed nadużyciami oraz dziennik dostępu, z terminami podanymi w części C. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prezentacja usługi na Twoje żądanie).

To samo dotyczy wyszukiwarki u góry nawigacji na answely.com: tam samo Answely odpowiada na Twoje pytania o Answely na podstawie stron answely.com, z tymi samymi ustawieniami. Twoje pytanie nie jest zapisywane, opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” i analiza pytań są wyłączone, a okienko niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce.

3.6 Formularz wsparcia

Jeżeli piszesz do nas przez formularz wsparcia – z kontem lub bez – zapisujemy Twój adres e-mail, wybrany powód kontaktu, Twoją wiadomość, stronę, z której napisałeś, język interfejsu, w przypadku zalogowanych klientów numer konta oraz Twój adres IP, ustalony na jego podstawie kraj i identyfikator przeglądarki. Pełny adres IP służy do wykrywania i ograniczania masowych lub stanowiących nadużycie zgłoszeń; formularz przyjmuje z jednego adresu tylko ograniczoną liczbę wiadomości na godzinę. Przy nowym zapytaniu operator otrzymuje przez Telegram sygnał składający się ze stałego zdania bez jakiejkolwiek informacji z Twojej wiadomości. Dodatkowo zgłoszenie sprawdza ochrona formularzy formconfirmed (3.7).

Przechowujemy zgłoszenia do wsparcia tak długo, jak jest to niezbędne do ich obsługi i do wykazania, o co pytano i co odpowiedziano. Zgłoszenie do wsparcia usuwamy po 1095 dniach od ostatniej odpowiedzi na nie, a zgłoszenie bez odpowiedzi – po 1095 dniach od jego wpływu; wraz z nim usuwane są ewentualne projekty odpowiedzi AI. Termin ten opiera się na trzyletnim terminie przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 Kodeksu cywilnego). Dla skrzynki wsparcia przygotowana jest pomoc AI do tłumaczenia i projektów odpowiedzi, która również działałaby na naszych własnych komputerach AI; obecnie nie jest włączona. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile jesteś klientem lub chcesz nim zostać, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na Twoje zapytanie, ochrona kanału).

3.7 Ochrona formularzy bez captchy (formconfirmed)

Formularze logowania, rejestracji, „Nie pamiętasz hasła?” i „Wybierz nowe hasło”, formularz wsparcia (3.6) oraz szybki test (3.4) są dodatkowo chronione przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami przez formconfirmed. formconfirmed to produkt formexposed i należy do tego samego podmiotu co Answely; działa na tych samych własnych serwerach w Łodzi (Polska, UE). Nie uczestniczy w tym żaden podmiot trzeci.

Skrypt pochodzi z formconfirmed.com. Jest ładowany tylko na stronach, które zawierają jeden z tych formularzy, a w przypadku formularza wsparcia dopiero wtedy, gdy go otworzysz. Pobiera podpisane zadanie, powiązane z celem formularza (np. „logowanie”), które Twoja przeglądarka rozwiązuje w tle (dowód wykonania obliczeń), i umieszcza wynik w formularzu jako jednorazowy znacznik weryfikacyjny. Znacznik zawiera zadanie, wynik obliczeń, momenty, z których wynika czas wypełniania formularza, oraz informację, czy wypełniono pole niewidoczne dla ludzi (pułapkę na programy), oraz proste sygnały przeglądarki: czy zgłasza ona, że jest sterowana automatycznie (webdriver), i czy wystąpiły prawdziwe działania, takie jak naciśnięcia klawiszy, ruchy myszy lub dotknięcia – bez ich treści. Przy pobieraniu Twoja przeglądarka przekazuje do formconfirmed.com, jak przy każdym wywołaniu, Twój adres IP, identyfikator przeglądarki i adres strony. Dochodzą do tego proste wskaźniki pisania i wskazywania (liczba naciśnięć klawiszy, średni odstęp i regularność uderzeń, czy coś wklejono, liczba ruchów wskaźnika) oraz liczba oznak zdalnie sterowanej przeglądarki – bez klawiszy, bez treści, bez przebiegu w czasie. Na podstawie identyfikatora przeglądarki i nagłówków zapytania formconfirmed rozpoznaje ponadto, czy zadanie pobrał program zamiast przeglądarki.

Przy wysłaniu formularza answely.com przekazuje formconfirmed do weryfikacji znacznik wraz z Twoim adresem IP i zawartością niewidocznego pola-pułapki, a także przy rejestracji, „Nie pamiętasz hasła?” i w formularzu wsparcia Twój adres e-mail (nie przy logowaniu), przy rejestracji Twoje imię i nazwisko, a w formularzu wsparcia treść Twojej wiadomości; nigdy hasła ani innych danych. Imię i nazwisko formconfirmed sprawdza wyłącznie w pamięci operacyjnej pod kątem tego, czy wyglądają na przypadkowy ciąg znaków, i ich nie zapisuje. W przypadku adresu e-mail formconfirmed sprawdza, czy jego domena należy do dostawcy adresów jednorazowych i czy może odbierać pocztę (zapytanie DNS o rekord MX); treść wiadomości sprawdza wstępny filtr antyspamowy (np. pod kątem zbiorów linków i typowych sformułowań spamu), w razie potrzeby uzupełniony o model językowy na naszych własnych komputerach AI w UE, który ma rozpoznawać reklamę, listy linków lub phishing; treść nie jest przy tym zapisywana ani wykorzystywana do trenowania, a wynik jako rekomendacja wpływa na ocenę („oznacz” lub „zablokuj”). Sam adres nigdy nie jest zapisywany w postaci jawnej; wynik dla jego domeny pozostaje w pamięci podręcznej najwyżej 7 dni. Sama treść jest sprawdzana wyłącznie w pamięci operacyjnej i nie jest zapisywana (o wykrywaniu kampanii poniżej). Przy ocenie formconfirmed bierze też pod uwagę, czy zapytanie pochodzi ze znanej sieci centrum danych, czy zadanie i wysłanie formularza pochodzą z tej samej sieci (zadanie jest powiązane ze skróconym zakresem adresów, z którego je pobrano), oraz jaką reputację ma ten zakres adresów na wielu stronach chronionych przez formconfirmed. W tym celu formconfirmed tworzy ze skróconego zakresu adresów (IPv4 bez ostatniego oktetu, IPv6 tylko pierwsze 48 bitów) skrót (hash) z kluczem zmienianym codziennie (pseudonim); sam adres IP nie jest zapisywany. Skrót ten przechowuje przy wyniku weryfikacji najwyżej godzinę, przy wykorzystanym znaczniku około jedenastu minut, a w liczniku pobranych zadań około godziny; same wyniki weryfikacji (wynik, liczba punktów, powody, domena) pozostają bez skrótu przez 30 dni. Dziennik serwera WWW formconfirmed.com, jak przy każdym wywołaniu, zapisuje pełny adres IP i identyfikator przeglądarki na 14 dni. Ochrona formularzy nie ustawia plików cookie, niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce i nie tworzy odcisku palca Twojego urządzenia. To, czy adres IP znajduje się na publicznej liście sieci przestępczych Spamhaus DROP, formconfirmed sprawdza lokalnie; do Spamhaus nic nie jest przekazywane.

Wykrywanie kampanii: Aby rozpoznawać fale spamu wysyłane do wielu stron, formconfirmed tworzy z treści Twojej wiadomości, Twojego adresu e-mail i domen zawartych w niej linków odciski (skróty z tajnym kluczem), których nie da się przekształcić z powrotem w oryginał, i przez 30 dni porównuje je na wszystkich stronach korzystających z formconfirmed. Sama treść, adres i adres IP nie są ich częścią; bardzo krótkie teksty nie otrzymują odcisku treści. Jeżeli ta sama lub niemal taka sama wiadomość, ten sam adres lub ta sama domena linku często trafia na inne strony albo została tam zgłoszona jako spam, wynik może brzmieć „oznacz” lub „zablokuj”. Za to porównanie między stronami odpowiada sam operator formconfirmed – ten sam podmiot prawny co Answely. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest wspólna ochrona przed spamem na wielu stronach. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO), np. na adres support@answely.com.

Jeżeli wynik brzmi „zablokuj”, zgłoszenie zostaje odrzucone. Jeżeli brzmi „oznacz” – np. dlatego, że zapytanie pochodzi z centrum danych lub z zautomatyzowanej przeglądarki, adres e-mail pochodzi od dostawcy adresów jednorazowych albo formularz wysłano nietypowo szybko – w tych formularzach zgłoszenie nie jest od razu przyjmowane: w formularzu pojawia się przycisk, którym potwierdzasz, że wysyłasz je samodzielnie. Dopiero po tym kliknięciu Twoja przeglądarka pobiera nieco bardziej wymagające zadanie, a zgłoszenie jest sprawdzane ponownie; zostaje przyjęte tylko wtedy, gdy wynik brzmi wtedy „dopuść”, w przeciwnym razie zostaje odrzucone. Możesz spróbować ponownie albo napisać do nas na support@answely.com. Jeżeli formconfirmed jest niedostępny, Twoja przeglądarka zgłasza, że nie może się z nim połączyć, lub znacznika nie da się jednoznacznie potwierdzić, zgłoszenie nie jest po cichu przyjmowane. W razie takiej awarii prosimy o ponowne wysłanie formularza; tylko wtedy zastępczo sprawdza je Google reCAPTCHA (3.8). Jeżeli także ta weryfikacja nie zakończy się wynikiem o wysokiej pewności, zgłoszenie zostaje odrzucone; możesz spróbować później albo napisać do nas na support@answely.com. Odrzucone lub oznaczone zgłoszenie jest odnotowywane w dzienniku błędów Answely (4.2) bez znacznika i bez adresu IP.

Niezależnie od formconfirmed Answely sam ogranicza, ile linków do resetu hasła trafia na jeden adres przez formularz „Nie pamiętasz hasła?” (najwyżej 3 na godzinę i 10 na dzień); liczenie odbywa się pod pseudonimowym kluczem (HMAC) bez adresu w postaci jawnej, który jest usuwany wraz z końcem okna czasowego. Aby dwukrotnie wysłany formularz nie wywołał drugiego linku, Answely zapisuje dla każdego wysłania potwierdzenie: skrót z celu formularza, cechy sesji, losowego numeru operacji i adresu e-mail, wraz ze stanem i czasem; samego adresu w nim nie ma. Potwierdzenia są usuwane po 7 dniach. Do potwierdzonego znacznika Answely zapisuje ponadto identyfikator weryfikacji nadany przez formconfirmed oraz – jeśli w jej wyniku powstaje e-mail – powiązanie z tą wiadomością. Na tej podstawie można przekazać formconfirmed, z podpisem, czy dopuszczona operacja została wykonana (przyjęta, e-mail w kolejce, przyjęty przez serwer pocztowy, nieudana) – tylko identyfikator i stan, bez adresu i bez treści. Te informacje o stanie są usuwane po 30 dniach. Do przyjętej rejestracji lub zgłoszenia do wsparcia Answely zapisuje ponadto na 30 dni identyfikator weryfikacji. Jeżeli potwierdzisz swój adres e-mail albo odpowiemy na Twoje zgłoszenie, przekazujemy formconfirmed pod tym identyfikatorem informację „nie spam”; jeżeli usuniemy zgłoszenie jako spam, przekazujemy „spam” – bez adresu, imienia i nazwiska ani treści. formconfirmed wykorzystuje te informacje zwrotne, aby ulepszyć ocenę dla naszych formularzy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona kont, kanału wsparcia i szybkiego testu przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami. W przeglądarce ochrona formularzy przetwarza wyłącznie to, co jest niezbędne do wysłania używanego formularza (art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej, w Niemczech § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG); dlatego nie jest sterowana przez baner zgody (3.3). Dane nie są przekazywane do państw trzecich.

3.8 Weryfikacja zastępcza podczas awarii ochrony formularzy (Google reCAPTCHA)

Tylko gdy formconfirmed ma awarię (3.7), Answely używa przy kolejnym wysłaniu tego jednego formularza Google reCAPTCHA v3, usługi Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. W normalnym działaniu reCAPTCHA nie jest ładowana, a Google nie otrzymuje żadnego zapytania.

Podczas awarii Twoja przeglądarka ładuje skrypt z www.google.com lub www.gstatic.com. reCAPTCHA ocenia przy tym Twój adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, odwiedzaną stronę oraz Twoje zachowanie na stronie i może w tym celu używać plików cookie lub podobnych technik. Answely otrzymuje od Google wyłącznie ocenę od 0 do 1 i przyjmuje zgłoszenie tylko przy wysokiej ocenie (co najmniej 0,7). Wynik jest zapisywany w dzienniku błędów Answely (4.2) bez znacznika i bez adresu IP. Google przetwarza dane również we własnych celach na własnych zasadach i odpowiada za to samodzielnie; Google może przekazywać dane do Google LLC w USA (8). Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy, warunki: https://policies.google.com/terms.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona logowania, rejestracji, formularzy haseł, formularza wsparcia i szybkiego sprawdzenia przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami także podczas awarii naszej własnej ochrony formularzy, zamiast blokować je dla wszystkich. Dostęp do Twojego urządzenia służy wyłącznie wysłaniu formularza, z którego właśnie korzystasz (art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej).

4. Część B – Konto klienta

4.1 Rejestracja i konto

Na potrzeby konta przetwarzamy adres e-mail, imię i nazwisko, informację, czy dokonujesz zakupu jako przedsiębiorca czy jako osoba prywatna, Twój kraj, w przypadku przedsiębiorców firmę i adres, numer VAT UE (o ile został podany) i na życzenie logo firmy, język i ustawienia, a także hasło wyłącznie w postaci skrótu (hash). Przy rejestracji odnotowujemy, którą wersję regulaminu wraz z umową powierzenia przetwarzania danych oraz niniejszej polityki zaakceptowałeś (czas, adres IP, przeglądarka). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), a w odniesieniu do dowodu akceptacji art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. Formularz rejestracji dodatkowo sprawdza ochrona formularzy formconfirmed (3.7).

Przesłane logo firmy jest sprawdzane, ponownie kodowane jako PNG i zmniejszane. Usuwane są przy tym metadane, takie jak dane EXIF z miejscem wykonania zdjęcia. Logo znajduje się poza publicznym katalogiem aplikacji i pojawia się na koncie oraz w nagłówku raportu luk w wiedzy (4.4).

4.2 Logowanie, sesje i bezpieczeństwo

Przy każdym logowaniu zapisujemy sesję z adresem IP, przeglądarką, systemem operacyjnym i typem urządzenia, abyś w „Ustawieniach” mógł zobaczyć (kraj, przeglądarka i system operacyjny – nie adres) i zakończyć sesje, w których jesteś zalogowany. Przy samym koncie zapisujemy czas i adres IP ostatniego logowania. Zakończone sesje usuwamy po 30 dniach od ich zakończenia, a nieużywane – po 30 dniach od ich ostatniego użycia. Nieudane i udane próby logowania przechowujemy przez 7 dni, aby wykrywać ataki na hasła. Tak samo przez 7 dni przechowujemy każdą próbę rejestracji z adresem IP, bez adresu e-mail, aby ograniczać masowe rejestracje. Dodatkowo aplikacja ogranicza próby logowania i uwierzytelniania dwuskładnikowego na konto i na adres IP pod pseudonimizowanymi kluczami (HMAC), bez adresu e-mail ani adresu IP w postaci jawnej; wpisy te są usuwane po upływie ich okna czasowego (domyślnie 15 minut). Dla naszych własnych kont administratorów logowanie dwuskładnikowe jest obowiązkowe. Logowanie oraz formularze „Nie pamiętasz hasła?” i „Wybierz nowe hasło” dodatkowo sprawdza ochrona formularzy formconfirmed (3.7).

Istotne zdarzenia na koncie (np. logowanie, zmiana ustawień, usunięcia) są zapisywane w dzienniku audytu wraz z adresem IP; jest on usuwany po 365 dniach.

Błędy techniczne są zapisywane w dzienniku błędów, który jest usuwany po 90 dniach. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

4.3 Przestrzenie robocze, członkowie i role

Strony internetowe należą do przestrzeni roboczych. Możesz zapraszać kolejne osoby przez e-mail; niewykorzystane zaproszenia wygasają. Członkowie widzą, zależnie od roli, strony internetowe, ustawienia, raporty i dane rozliczeniowe przestrzeni roboczej, natomiast swoje dane konta widzi tylko każdy z nich sam. Kto zaprasza, przekazuje nam adres e-mail zaproszonej osoby i powinien ją o tym poinformować. Szablony agencyjne przenoszą udostępnione pola wyglądu i odpowiedzi oraz glosariusz wyszukiwania między stronami tej samej przestrzeni roboczej, nigdy dane dostępowe, uprawnienia ani połączenia interfejsów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odniesieniu do zaproszonych osób lit. f RODO.

4.4 E-maile

E-maile transakcyjne (potwierdzenie adresu, reset hasła, zmiana adresu e-mail, zaproszenia, przekazanie przestrzeni roboczej, ostrzeżenia o limicie, niepowodzenie płatności, potwierdzenie umowy i odstąpienia dla konsumentów, potwierdzenie otrzymania zgłoszeń do wsparcia i odpowiedzi na nie, potwierdzenie usunięcia) wysyłamy przez Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA). Przez tego samego dostawcę odbieramy e-maile kierowane na adresy w domenie @answely.com, np. na support@answely.com; tam znajduje się Twoja wiadomość i nasza odpowiedź. Ponieważ Namecheap ma siedzibę w USA, jest to przekazanie do państwa trzeciego (punkt 8). Kopia każdej wiadomości pozostaje najwyżej 30 dni w naszej skrzynce nadawczej, aby można było ponowić nieudane doręczenie. Ponieważ zawiera ona linki potwierdzające i linki do resetu, termin ten jest celowo krótki.

Raport luk w wiedzy otrzymujesz tylko wtedy, gdy włączysz go dla danej strony (od planu Pro, tylko przy działającej analizie pytań): raz w miesiącu e-mail do właściciela przestrzeni roboczej z najczęstszymi grupami pytań i grupami bez udokumentowanej odpowiedzi z poprzedniego miesiąca, w formie, którą pokazuje również konto (grupy podobnych, zamaskowanych pytań), z logo Twojej firmy w nagłówku. Każda wiadomość zawiera link do rezygnacji bez logowania. Również ten raport jest wysyłany przez Namecheap Private Email; zawarte w nim zamaskowane teksty grup opuszczają tym samym UE (punkt 8).

4.5 Strony internetowe, potwierdzenie domeny i indeks

Dla każdej utworzonej przez Ciebie strony internetowej zapisujemy domenę, dodatkowe hosty, wygląd i ustawienia okienka odpowiedzi. Potwierdzenie, że domena należy do Ciebie, sprawdzamy przez pobranie Twojej strony głównej, rekordu DNS lub pliku pod /.well-known/answely.txt – dopiero potem pobieramy Twoją stronę internetową. Do indeksu odczytujemy wyłącznie publicznie dostępne strony Twojej witryny, nigdy obszary wymagające logowania, i respektujemy robots.txt. Treści tych stron, ich fragmenty i obliczone z nich wektory przechowujemy do usunięcia strony internetowej; następnie są one całkowicie usuwane z działającego systemu w ciągu 24 godzin (w sprawie kopii zapasowych zob. punkt 9). Pozostajesz odpowiedzialny za dane osobowe na swoich stronach i możesz wykluczać ścieżki z indeksu lub oznaczać obszary atrybutem data-answely-ignore.

W odniesieniu do treści w indeksie jesteśmy Twoim podmiotem przetwarzającym: osoby wymienione na Twoich publicznych stronach mogą pojawić się w odpowiedziach okienka. Następujące sposoby wprowadzania treści do indeksu włączasz samodzielnie:

Dokumenty PDF są odczytywane; jeżeli PDF nie zawiera tekstu możliwego do odczytania, rozpoznajemy go za pomocą rozpoznawania tekstu (OCR) wyłącznie na naszym własnym serwerze, bez usługi zewnętrznej, w prywatnym folderze roboczym, który jest następnie usuwany.
Interfejs push (od planu Pro): samodzielnie przesyłasz nam teksty z adresem na potwierdzonym hoście. Klucz dostępu przechowujemy wyłącznie jako skrót (hash).
Synchronizacja WordPress przez naszą wtyczkę (po wyraźnym włączeniu): przesyłane są tylko opublikowane, publiczne treści, ich zmiany i wycofania; klucz dostępu znajduje się wyłącznie w Twoim pliku wp-config.php.

Przez push i WordPress możesz wprowadzać tylko treści, na które wolno udzielać publicznych odpowiedzi, i żadnych szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO). Treści niepubliczne należą wyłącznie do chronionych obszarów wiedzy (5.9).

Jeżeli włączone jest zatwierdzanie indeksu, nowy stan powstaje najpierw jako kandydat i jest publikowany dopiero po pomyślnym przejściu testów odpowiedzi; poprzedni stan pozostaje zachowany na potrzeby powrotu. W związku z tym mogą istnieć do dwóch dodatkowych kopii Twoich publicznych stron. Poprzedni stan pozostaje do następnego zatwierdzenia lub do usunięcia strony internetowej; usunięte strony i usunięcia są natychmiast przenoszone także do tych kopii. Techniczne raporty zatwierdzenia nie zawierają pytań ani odpowiedzi i są usuwane najpóźniej po 30 dniach.

Inne dane, które samodzielnie wprowadzasz i które pozostają do zmiany lub usunięcia strony internetowej: glosariusz wyszukiwania (synonimy), okresy ważności i priorytety źródeł, odpowiedzi redakcyjne, ukierunkowane pytania doprecyzowujące i reguły doradcy reguł, adresy publicznych źródeł danych na żywo. Nie używaj do tego danych osobowych, na które nie powinny być udzielane publiczne odpowiedzi. Podstawą prawną zarządzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.6 Testy odpowiedzi, diagnostyka i narzędzia na koncie

Opcjonalnie możesz wprowadzić w ustawieniach strony internetowej publiczne obszary produktów lub dokumentacji, zatwierdzone linki do akcji i wsparcia oraz do dziesięciu własnych pytań kontrolnych z oczekiwanymi słowami kluczowymi, źródłami i odmowami. Dane te pozostają zapisane do zmiany lub usunięcia strony internetowej i stanowią część eksportu konta. Używaj do tego publicznych przypadków testowych bez danych osobowych lub poufnych. Pytania kontrolne są przetwarzane po zmianach indeksu lub konfiguracji albo na Twoje ręczne zlecenie. Wygenerowane na ich podstawie odpowiedzi nie są trwale zapisywane. Raport kontrolny zawiera numery przypadków, wyniki kontroli, czasy wykonania, wersję indeksu i sumy kontrolne, bez tekstów pytań ani odpowiedzi. Aktualny raport i jeden poprzedni są przechowywane najwyżej 30 dni od ostatniego przebiegu kontroli; przy usunięciu strony internetowej są one natychmiast usuwane. Kontrole słów kluczowych i źródeł nie zastępują merytorycznej weryfikacji odpowiedzi.

Diagnostyka odpowiedzi i porównanie odpowiedzi pokazują Ci dla samodzielnie wpisanego pytania, które fragmenty zostały znalezione, wybrane i przekazane modelowi oraz dlaczego odpowiedź została odrzucona. Pytanie, dowody i odpowiedzi istnieją w tym celu wyłącznie w pamięci operacyjnej usługi i w odpowiedzi do Twojego konta; są odrzucane najpóźniej 15 minut po zakończeniu i nie są zapisywane w dziennikach. Copilot dokumentacji tworzy na podstawie istniejących publicznych fragmentów projekt nowej strony pomocy; projekt istnieje tylko w odpowiedzi i w Twojej przeglądarce, nie zapisujemy go i nic nie jest publikowane automatycznie.

4.7 Płatności i faktury

Płatne plany i pakiety dodatkowe rozliczamy przez Stripe (karta, polecenie zapłaty SEPA i zależnie od kraju inne metody płatności, takie jak BLIK lub Przelewy24). Dane płatnicze (karta, dane rachunku) znajdują się wyłącznie w Stripe; my ich nie widzimy. Zapisujemy Twój numer klienta Stripe, plan, okres rozliczeniowy oraz do każdej faktury numer, kwoty, status podatkowy, numer VAT UE i kraj, tak jak widnieją na fakturze. Stripe oblicza podatek VAT (Stripe Tax) i udostępnia portal klienta. Faktury i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstały (polskie prawo podatkowe, art. 86 w związku z art. 70 Ordynacji podatkowej) – także po usunięciu konta, wówczas bez powiązania z kontem. Po tym terminie usuwamy faktury automatycznie, także jeśli konto nadal istnieje; to, co przechowuje sam Stripe, zależy od obowiązków Stripe. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Faktury dla przedsiębiorców w Polsce przesyłamy, w zakresie wymaganym przez prawo, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów – za pomocą rozszerzenia naszego dostawcy usług płatniczych lub ręcznie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Jeżeli jako przedsiębiorca podasz numer VAT UE, sprawdzamy go przez VIES, interfejs Komisji Europejskiej. Przekazujemy przy tym Twój numer i nasz własny numer VAT UE. Zapisujemy wynik: ważny lub nie, nazwę i adres według VIES, czas i numer zapytania. Dopiero potwierdzony numer przekazujemy do Stripe. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dowód dla faktury bez podatku w procedurze odwrotnego obciążenia).

Jako osoba prywatna przed każdą płatnością wyraźnie żądasz, aby świadczenie usługi rozpoczęło się natychmiast (prawo odstąpienia od umowy; to żądanie nie jest zrzeczeniem się prawa). Potwierdzenie to odnotowujemy tak samo jak akceptację przy rejestracji (wersja pouczenia o prawie odstąpienia od umowy, treść, czas, adres IP, przeglądarka), podobnie jak zawarcie każdej umowy (subskrypcji lub pakietu dodatkowego, na potrzeby terminu do odstąpienia od tej umowy) i odstąpienie od umowy za pomocą funkcji odstąpienia (czas, subskrypcja lub pakiet dodatkowy; tu bez adresu IP i przeglądarki). Jeżeli wypowiadasz subskrypcję w celu zmiany dostawcy, odnotowujemy moment złożenia oświadczenia i datę zakończenia subskrypcji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

4.8 Samodzielne pobieranie i usuwanie danych

W „Ustawieniach” możesz samodzielnie pobrać wszystkie dane swojego konta (jako plik JSON lub jako tabele CSV) i samodzielnie usunąć konto. Przy usunięciu natychmiast usuwamy Twoje konto, Twoje pakiety dodatkowe i Twoje własne przestrzenie robocze bez innych członków wraz z ich stronami internetowymi; indeks tych stron jest usuwany z działającego systemu w ciągu 24 godzin. Przestrzenie robocze, w których pracują inni członkowie, przechodzą na innego członka – w pierwszej kolejności na administratora o najdłuższym stażu, w przeciwnym razie na członka o najdłuższym stażu – i nadal istnieją. Zachowywane są faktury (4.7) oraz dowód Twojej akceptacji tekstów prawnych, ten ostatni najpóźniej do 4 lat po usunięciu. Wpisy w statystyce stron, dzienniku audytu, dzienniku błędów i próbach logowania nie są usuwane wcześniej, lecz wygasają w terminach z punktu 10; zgłoszenia do wsparcia pozostają do ich usunięcia (3.6). Otrzymasz potwierdzenie usunięcia e-mailem. W zaszyfrowanych kopiach zapasowych usunięte dane pozostają do ich wygaśnięcia (punkt 9).

5. Część C – Okienko odpowiedzi na stronach internetowych naszych klientów

Nasi klienci osadzają Answely w wyszukiwarce swojej strony internetowej. Jeżeli zadasz tam pytanie, oprócz wyników wyszukiwania pojawi się krótka odpowiedź wygenerowana przez AI z linkami do jej źródeł na tej stronie.

5.1 Kto jest odpowiedzialny

Administratorem jest klient, do którego należy strona internetowa. Decyduje on, czy i jak działa okienko, które z opcjonalnych funkcji opisanych w tej części są włączone, i informuje Cię o tym we własnej polityce prywatności. Jesteśmy jego podmiotem przetwarzającym, przetwarzamy dane wyłącznie na jego polecenie i nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów. Wszystko, co w tej części opisano jako „opcjonalne”, jest wyłączone dla nowych stron internetowych.

5.2 Co opuszcza Twoją przeglądarkę

O tym, czy wpis zostanie wysłany, decyduje skrypt answely.js w Twojej przeglądarce – w ustawieniu domyślnym tylko wtedy, gdy wygląda on jak pytanie. Do api.answely.com wysyłane są w postaci zaszyfrowanej: pytanie (najwyżej 300 znaków), język, adres bieżącej i odsyłającej strony, oba bez parametrów i kotwic (na stronach wyszukiwania często zawierają one wyszukiwane hasło). Nasz serwer dodatkowo odcina parametry i kotwice. Skrypt nie ustawia plików cookie, nie tworzy identyfikatora odwiedzającego i nie ładuje czcionek, obrazów ani skryptów od podmiotów trzecich; jest ładowany z naszego własnego serwera cdn.answely.com.

Zależnie od ustawień dochodzą do tego:

Pytanie uzupełniające: jeżeli zadasz w okienku pytanie uzupełniające, Twoja przeglądarka wysyła także do trzech poprzednich rund tej rozmowy (pytanie i tekst odpowiedzi), aby odpowiedź uwzględniała kontekst. One również nie są zapisywane.
Obszar: jeżeli wybrano obszar produktu lub dokumentacji, jego identyfikator.
Chroniony obszar wiedzy: potwierdzenie uprawnienia dostępu wydane przez stronę internetową, na której jesteś zalogowany (5.9).
Ocena i skuteczność: jeżeli wystawisz ocenę, losowy identyfikator odpowiedzi i Twój wybór (5.4, 5.7).

5.3 Jak powstaje odpowiedź

Pytanie jest porównywane z indeksem strony internetowej klienta; model językowy na naszych własnych komputerach AI w Łodzi formułuje na tej podstawie odpowiedź, która opiera się wyłącznie na udokumentowanych fragmentach tej strony. Przetwarzanie AI odbywa się wyłącznie na serwerach w UE. Jeżeli brak jest źródła, okienko odpowiada, że nie ma na ten temat udokumentowanej odpowiedzi. Każda odpowiedź jest widocznie oznaczona jako wygenerowana przez AI (art. 50 rozporządzenia w sprawie sztucznej inteligencji (UE) 2024/1689); tej informacji nie można wyłączyć, ale od planu Pro można dostosować jej treść. Odpowiedź może być niepełna lub błędna, decydujące są podlinkowane źródła.

Jeżeli klient wprowadził dla danego pytania odpowiedź redakcyjną, pojawia się ona zamiast odpowiedzi sformułowanej przez model.

5.4 Co jest zapisywane

Klient ustawia dla każdej strony internetowej, czy odpowiedzi są zapisywane (opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi”). Dla nowych stron internetowych jest ona wyłączona.

Wyłączone (ustawienie domyślne): pytanie i odpowiedź nie są zapisywane. Znajdują się wyłącznie w pamięci operacyjnej w trakcie przetwarzania i na zaszyfrowanej drodze do naszych serwerów AI. Również Twoja przeglądarka niczego wtedy nie zapisuje.
Włączone: aby powtórzone pytanie nie było przetwarzane od nowa, zapisujemy odpowiedź wraz ze źródłami pod skrótem (hash) pytania na 24 godziny w pamięci podręcznej. Jeżeli indeks strony internetowej się zmieni, starsze wpisy nie są już używane i wygasają w swoim terminie. Twoja przeglądarka przechowuje ustawienia okienka najwyżej 5 minut w sessionStorage, a odpowiedzi tylko w przypadku stron podłączonych przez reactive.chat (5.5, 5.10).
Analiza pytań (tylko jeżeli klient włączy ją dla swojej strony internetowej, od planu Pro i tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”): dla każdej odpowiedzi zapisujemy pytanie, w którym przed zapisaniem zostają zamaskowane adresy e-mail, numery telefonów, ciągi cyfr podobne do IBAN, linki i długie liczby, dzień kalendarzowy (bez godziny), język, informację, czy znaleziono udokumentowaną odpowiedź, adresy cytowanych stron, czas trwania oraz – jeżeli skorzystasz z jednego z przycisków „pomocne” lub „niepomocne” – Twoją ocenę; Twoja przeglądarka wysyła w tym celu tylko losowy identyfikator odpowiedzi i Twój wybór. Nie są zapisywane Twój adres IP, identyfikatory Twojej przeglądarki, tekst odpowiedzi ani adres strony, na której zadałeś pytanie. Klient widzi tylko grupy podobnych pytań liczące co najmniej dwa pytania, nigdy pojedyncze pytania. Jeżeli klient dodatkowo włączy miesięczny raport luk w wiedzy, niektóre z tych zamaskowanych tekstów grup są wysyłane do niego e-mailem przez dostawcę w USA (punkt 8). Wpisy analizy pytań są usuwane po 90 dniach.

W celu grupowania podobnych pytań zamaskowane pytania są nocą przeliczane na naszych własnych komputerach AI na wektory, które powstają wyłącznie w pamięci operacyjnej. Klient może w każdej chwili samodzielnie całkowicie usunąć analizę pytań; wraz ze stroną internetową jest ona natychmiast usuwana.

W obu przypadkach obowiązuje:

Liczniki bez treści: dla każdego zapytania zapisujemy czas, skrócony adres IP, identyfikator strony internetowej, długość pytania, wynik i czas trwania – nigdy pytanie ani odpowiedź. Wpisy są usuwane po 7 dniach. Klient widzi z nich tylko liczby dzienne.
Ochrona przed nadużyciami: aby ograniczać liczbę zapytań od jednego nadawcy, tworzymy z Twojego adresu IP i codziennie zmienianej wartości losowej skrót (hash); istnieje on najwyżej 2 minuty, a wartość losowa najwyżej 2 dni. Sam adres IP nie jest w tym celu zapisywany.
Dziennik dostępu: jak w punkcie 3.1 – skrócony adres IP, bez pytania i odpowiedzi, 7 dni.
Liczby miesięczne: na potrzeby limitu i rozliczeń zliczamy dla każdej strony internetowej liczbę odpowiedzi w miesiącu, bez jakiegokolwiek odniesienia do osób; liczby miesięczne są usuwane po 400 dniach.
Dzienniki usługi: zawierają ścieżkę, status i czas trwania, nigdy pytanie, odpowiedź, adres strony ani przebieg rozmowy.

5.5 W przeglądarce

Okienko nie ustawia plików cookie i nie korzysta z trwałej pamięci lokalnej. Tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi” zapisuje w sessionStorage Twojej przeglądarki, który i tak jest czyszczony po zamknięciu karty: ustawienia okienka na 5 minut; w przypadku stron podłączonych przez reactive.chat (5.10) dodatkowo odpowiedzi na 10 minut. Wygasłe wpisy skrypt usuwa samodzielnie. Wpis odpowiedzi zawiera pytanie w kluczu oraz odpowiedź i źródła. W przypadku stron internetowych z chronionym obszarem wiedzy nic nie jest zapisywane w przeglądarce. Wycofanie zgody w trybie zgody natychmiast usuwa wszystkie wpisy okienka.

Okienko przekazuje stronie, na której działa, zdarzenia techniczne (np. „odpowiedź gotowa”, czas trwania, liczba źródeł, „oceniono”) jako zdarzenie w przeglądarce, bez pytania i odpowiedzi. Answely nigdzie nie wysyła tych zdarzeń. O tym, czy strona internetowa przekazuje je do własnych narzędzi, decyduje i za to odpowiada klient.

5.6 Obszary, linki do akcji i przekazanie do wsparcia

Jeżeli wybrano obszar produktu lub dokumentacji, jego identyfikator jest wysyłany wraz z pytaniem, a wyszukiwanie jest ograniczane do powiązanych z nim publicznych źródeł. Przy zmianie obszaru okienko rozpoczyna nowy przebieg rozmowy. Obszary te nie stanowią kontroli dostępu do treści poufnych.

Linki do akcji i wsparcia określa operator strony internetowej. Dopiero kliknięcie otwiera cel; Answely nie dołącza automatycznie ani pytania, ani przebiegu rozmowy do jego adresu URL. W przypadku braku odpowiedzi możesz na życzenie wyraźnie skopiować w swojej przeglądarce pytanie, przebieg rozmowy i źródła oraz samodzielnie przekazać je do wsparcia. Nic nie jest przy tym przesyłane do nas. Za dalsze przetwarzanie u celu odpowiada jego operator.

5.7 Opcjonalne funkcje rozszerzonych odpowiedzi

Funkcje te klient włącza osobno dla każdej strony internetowej; bez włączenia nie są dostępne.

Ukierunkowane pytania doprecyzowujące: jeżeli pytanie pasuje do zdefiniowanych pojęć, okienko proponuje opcje wyboru (np. wersję produktu). Twój wybór uzupełnia wyszukiwanie w pamięci operacyjnej okienka; profil nie powstaje.
Podgląd źródeł: okienko pokazuje faktycznie cytowane fragmenty strony internetowej wraz z czasem, w którym je pobraliśmy. Są to publiczne treści z indeksu; nie powstają nowe dane o Tobie.
Wyszukiwanie pogłębione: po Twoim kliknięciu odpowiedź uwzględnia dodatkowe sąsiednie fragmenty tej samej strony internetowej, najwyżej osiem wyciągów, przy najwyżej jednym wywołaniu modelu.
Doradca reguł: kilka pytań wyboru prowadzi do zatwierdzonej przez klienta rekomendacji ze źródłem. Twój wybór nie jest zapisywany.
Dane z API na żywo: Answely pobiera stałe publiczne źródła danych operatora strony internetowej (np. stan magazynowy) i pokazuje wartość wraz z czasem pobrania. Nasz serwer sam pobiera dane ze źródła; nie są przy tym przekazywane ani Twój adres IP, ani Twoje pytanie, ani żaden identyfikator.
Pomiar skuteczności i porównanie A/B: okienko może zapytać, czy Twoja sprawa została rozwiązana, i na życzenie klienta porównać dwa warianty prezentacji. Każda odpowiedź otrzymuje w tym celu losowy identyfikator jednorazowy i grupę porównawczą w podpisanym potwierdzeniu, które jest ważne najwyżej 24 godziny i znajduje się wyłącznie w pamięci operacyjnej okienka. Zliczamy na tej podstawie dla każdej strony internetowej, grupy i dnia kalendarzowego wyłącznie sumy (wyświetlono, rozwiązano, nie rozwiązano, cel osiągnięty). Te sumy dzienne i identyfikatory chroniące przed podwójnym zgłoszeniem wygasają najpóźniej po 30 dniach. Nie zawierają one pytań, odpowiedzi, adresów stron ani adresów IP; klient widzi tylko sumy grup. Jeżeli obowiązuje tryb zgody, bez zgody nic nie jest zgłaszane.

5.8 Opcjonalny publiczny dostęp wyszukiwania MCP

Operator strony internetowej może wyraźnie udostępnić dostęp MCP, który domyślnie jest wyłączony. Udostępnia on publicznym klientom AI wyłącznie wyszukiwanie tekstowe w udostępnionym indeksie strony internetowej. Dostęp ten nie wykonuje żadnych akcji, nie przesyła nowych treści i nie generuje odpowiedzi modelu. Zapytania wyszukiwania nie są zapisywane jako analiza pytań ani w pamięci podręcznej odpowiedzi. Do ograniczania liczby wywołań używana jest istniejąca ochrona przed nadużyciami. Techniczne dzienniki dostępu z punktu 3.1 pozostają bez zmian. Dostęp jest publiczny; nie wolno za jego pośrednictwem udostępniać treści poufnych. Przetwarzanie w używanym kliencie AI należy do zakresu odpowiedzialności tego klienta.

5.9 Chronione obszary wiedzy

Dla treści, które mogą widzieć wyłącznie zalogowani użytkownicy strony internetowej, przygotowany jest tryb chroniony. Strona internetowa przekazuje wtedy okienku potwierdzenie uprawnienia dostępu (podpisany token własnego systemu logowania). Sprawdzamy go lokalnie na naszym serwerze za pomocą zapisanego klucza publicznego, bez odpytywania usługi zewnętrznej, i ustalamy na tej podstawie wyłącznie, które dokumenty mogą być przeszukiwane. Dane zawarte w tokenie nie są zapisywane ani przekazywane modelowi językowemu; chronione odpowiedzi nie są przechowywane w pamięci podręcznej ani u nas, ani w przeglądarce. Obecnie do żadnej strony internetowej nie jest podłączony system logowania; przed pierwszym udostępnieniem ten punkt zostanie uzupełniony.

Treści niepubliczne klient może wprowadzać wyłącznie za pośrednictwem takiego chronionego obszaru. Odpowiada on za wybór treści, uprawnienia swoich użytkowników i ich logowanie.

5.10 Strony internetowe podłączone przez reactive.chat

Klienci reactive.chat otrzymują okienko odpowiedzi w ramach swojej umowy. W przypadku tych stron internetowych odpowiedzi pochodzą z bazy wiedzy reactive.chat; przekazywane są przy tym do reactive.chat pytanie, adres IP i identyfikator odwiedzającego widżetu reactive.chat, aby rozmowa mogła przejść do czatu. Gdy opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest wyłączona, Twoja przeglądarka otrzymuje wraz z odpowiedzią dodatkowo podpisaną historię składającą się z Twojego pytania, odpowiedzi, maksymalnie trzech źródeł, strony internetowej i identyfikatora odwiedzającego; jest ona ważna 24 godziny i znajduje się wyłącznie w pamięci operacyjnej strony. Jeżeli następnie wyślesz pytanie uzupełniające w czacie, ta podpisana historia (pytanie wyszukiwania i odpowiedź wraz ze źródłami) zostaje przekazana do reactive.chat i jednorazowo zapisana tam jako początek rozmowy, tak jak reszta czatu; okienko informuje o tym przed wysłaniem. Gdy opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest włączona, reactive.chat prowadzi już pytanie wyszukiwania i odpowiedź jako rozmowę według swoich zasad, a pytanie uzupełniające ją kontynuuje. Jeżeli usunąłeś swoje dane w reactive.chat lub historii nie można już wykorzystać, pytanie uzupełniające rozpoczyna nową rozmowę bez tej historii. Obowiązują wówczas zasady polityki prywatności i umowy powierzenia przetwarzania danych reactive.chat, który również jest prowadzony przez nas; polityka prywatności reactive.chat opisuje te odpowiedzi w swojej sekcji „Smart Answer”.

5.11 Tryb zgody

Klient może ustawić, że okienko działa dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Wówczas Twoja przeglądarka przed wyrażeniem zgody nie wysyła do Answely ani jednego zapytania – nawet nie pobiera ustawień – i niczego nie zapisuje w przeglądarce. Warunkiem jest, że klient używa zmienionego kodu osadzenia z data-consent="required"; bez niego okienko najpierw pobiera swoje ustawienia, a następnie do wyrażenia zgody nie wysyła żadnego pytania. W takim przypadku – tryb zgody ustawiony tylko na koncie, kod osadzenia bez data-consent="required" – okienko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi” zapisuje swoje ustawienia w sessionStorage już przed wyrażeniem zgody (5.5). Okienko rozpoznaje zgody z consented.eu, z narzędzi do zarządzania zgodami zgodnych ze standardem IAB TCF oraz z sygnału samej strony internetowej. Jeżeli wycofasz zgodę, okienko się zamyka, nie wysyła dalszych zapytań i usuwa swoje wpisy w przeglądarce.

5.12 Podstawa prawna i Twoje prawa w części C

Podstawę prawną określa klient; zazwyczaj jest to art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na pytania na podstawie treści jego strony internetowej) lub Twoja zgoda. W sprawach dotyczących części C zwracaj się do klienta; jeżeli napiszesz do nas, przekażemy Twoje zapytanie klientowi i będziemy go wspierać. Co możemy przy tym odnaleźć, a czego nie, opisano w punkcie 11.8.

5.13 Czego nie robimy

W okienku nie ustawiamy plików cookie, nie tworzymy identyfikatora odwiedzającego i nie rozpoznajemy Cię ponownie na różnych stronach, witrynach ani w różne dni.
Nie zapisujemy Twojego pytania, dopóki opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest wyłączona, i nigdy razem z Twoim adresem IP.
Nie zapisujemy pytań, odpowiedzi ani przebiegów rozmów w dziennikach.
Nie przekazujemy pytań zewnętrznym usługom AI, sieciom reklamowym ani innym klientom.
Nie trenujemy modeli na Twoich pytaniach ani na treściach stron internetowych.
Nie pokazujemy klientowi pojedynczych pytań, lecz w analizie pytań wyłącznie grupy.
Za pomocą okienka nie podejmujemy żadnych decyzji dotyczących Ciebie.

5.14 Ograniczenia, uczciwie

AI może się mylić. Odpowiedź może być niepełna, nieaktualna lub błędna, nawet jeśli opiera się na stronach witryny – np. dlatego, że warunek zostanie skrócony. Decydujące są zawsze podlinkowane źródła.
Wolny tekst może zawierać wszystko. To Ty decydujesz, co wpisujesz w pole wyszukiwania. Nie wpisuj danych o zdrowiu, numerów rachunków, nazwisk osób trzecich ani innych poufnych informacji. Nawet jeśli nic nie jest zapisywane, pytanie jest przetwarzane.
Maskowanie w analizie pytań jest niepełne. Rozpoznaje adresy e-mail, numery telefonów, ciągi cyfr podobne do IBAN, linki i długie liczby. Nie rozpoznaje imion i nazwisk, adresów zapisanych słowami ani diagnoz. Dlatego analiza pytań wymaga włączenia przez klienta (opt-in), pokazuje tylko grupy i usuwa dane po 90 dniach.
Treści strony internetowej. Jeżeli na publicznej stronie klienta znajduje się coś o danej osobie, może to pojawić się w odpowiedzi. Odpowiada za to klient, który może wykluczać strony.
Obszary nie chronią. Obszary produktów i dokumentacji porządkują treści, niczego nie ukrywają.
Kopie zapasowe. To, co zostało usunięte, pozostaje w zaszyfrowanych kopiach zapasowych do ich wygaśnięcia (punkt 9).

6. Podstawy prawne w skrócie

Przetwarzanie	Podstawa prawna	prawnie uzasadniony interes, w przypadku lit. f
Dziennik dostępu serwera WWW	art. 6 ust. 1 lit. f	działanie usługi, bezpieczeństwo, wyszukiwanie błędów
Statystyka stron answely.com	art. 6 ust. 1 lit. f	ulepszanie oferty, wykrywanie nadużyć
Pliki cookie `bpid` i `bp_remember`	art. 6 ust. 1 lit. b, przechowywanie niezbędne technicznie	–
Baner zgody i dowód	art. 6 ust. 1 lit. c i f	wykazanie i uszanowanie Twojej decyzji
Szybki test	art. 6 ust. 1 lit. b i f	wykonanie Twojego zlecenia, ograniczanie nadużyć
Demo na żywo /docs i wyszukiwarka w nawigacji	art. 6 ust. 1 lit. f	prezentacja i odpowiedź na Twoje żądanie
Formularz wsparcia	art. 6 ust. 1 lit. b lub f	udzielenie odpowiedzi, ochrona kanału
Ochrona formularzy formconfirmed	art. 6 ust. 1 lit. f	ochrona kont, wsparcia i szybkiego testu przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami; wykrywanie kampanii: wspólna ochrona przed spamem na wielu stronach
Konto, strony internetowe, indeks, przestrzenie robocze	art. 6 ust. 1 lit. b	–
Zaproszenia dla osób trzecich	art. 6 ust. 1 lit. f	współpraca w przestrzeni roboczej
Sesje, próby logowania, dziennik audytu	art. 6 ust. 1 lit. b i f	ochrona kont
E-maile transakcyjne, raport luk w wiedzy	art. 6 ust. 1 lit. b	–
Dowód akceptacji, odstąpienie od umowy, żądanie natychmiastowego rozpoczęcia	art. 6 ust. 1 lit. c i f	wykazanie zawarcia umowy
Płatności, faktury, VIES	art. 6 ust. 1 lit. b i c	–
Zewnętrzna kopia zapasowa	art. 6 ust. 1 lit. f	odtworzenie po utracie danych
Okienko odpowiedzi (część C)	określa klient, najczęściej lit. f lub lit. a	z perspektywy klienta

7. Odbiorcy i dalsze podmioty przetwarzające

W naszym przedsiębiorstwie dostęp do systemów ma wyłącznie operator. Poza nim dane otrzymują:

Google Ireland Ltd., Dublin, Irlandia (reCAPTCHA): wyłącznie jako weryfikacja zastępcza podczas awarii ochrony formularzy (3.8); Google odpowiada samodzielnie za własne przetwarzanie i nie jest podmiotem przetwarzającym.
Google Ireland Ltd., Dublin, Irlandia (Google Cloud Storage, region Warszawa): pamięć dla nocnej, wcześniej zaszyfrowanej kopii zapasowej (2.3, punkt 9). Dalszy podmiot przetwarzający na podstawie warunków przetwarzania danych Google Cloud; Google nie może odczytać zawartości.
Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irlandia: obsługa płatności, faktury, obliczanie podatku i portal klienta dla klientów (4.7). Stripe nigdy nie otrzymuje danych odwiedzających strony internetowe naszych klientów.
Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA (Namecheap Private Email): wysyłka e-maili transakcyjnych i raportu luk w wiedzy oraz odbiór e-maili kierowanych na adresy w domenie @answely.com (4.4). Namecheap przetwarza przy tym imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości. Podmiot przetwarzający na podstawie Data Processing Addendum Namecheap; przekazanie do USA zob. punkt 8. Namecheap jest ponadto rejestratorem i dostawcą DNS dla answely.com; w tym celu otrzymuje wyłącznie dane domeny, a nie dane klientów ani odwiedzających.
Komisja Europejska (VIES), Bruksela: wyłącznie w przypadku przedsiębiorców z numerem VAT UE, weryfikacja numeru (4.7). Nie jest podmiotem przetwarzającym, lecz samodzielnym administratorem.
Klienci jako administratorzy w zakresie części C: widzą liczniki w postaci liczb dziennych, liczby miesięczne, na życzenie grupy z analizy pytań i sumy z pomiaru skuteczności, nigdy pojedyncze pytania z odniesieniem do osób.
Organy władzy publicznej, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa, np. organy podatkowe w zakresie faktur.

Dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są – wraz z uzasadnieniem:

nasze serwery AI: utrzymujemy je sami w Łodzi.
dostawca hostingu: nie ma go; serwery są nasze własne.
consented.eu: usługa tego samego podmiotu, działająca na tym samym serwerze w Łodzi co Answely.
Telegram: otrzymuje wyłącznie sygnał o stałej treści, bez danych osobowych.
Let's Encrypt: poznaje wyłącznie nazwy domen.
Usługa geolokalizacji: kraj ustalamy za pomocą pliku bazy danych na własnym serwerze.
formconfirmed: nasza własna ochrona formularzy (3.7), produkt formexposed, należy do tego samego podmiotu i działa na tym samym serwerze w Łodzi co Answely.
reCAPTCHA w normalnym działaniu: Google reCAPTCHA jest ładowana wyłącznie podczas awarii ochrony formularzy (3.8); innych podobnych usług podmiotów trzecich nie stosujemy w Answely.

Kolejny dostawca AI dla modelu językowego (np. jako rozwiązanie awaryjne przy przeciążeniu) jest technicznie przygotowany, ale nieaktywny. Zostałby użyty wyłącznie wtedy, gdy przetwarza dane w UE, umownie zobowiązuje się nie wykorzystywać treści do trenowania ani nie przechowywać ich poza zakresem przetwarzania, figuruje na liście dalszych podmiotów przetwarzających, a klienci zostali poinformowani z 30-dniowym wyprzedzeniem i mogli wnieść sprzeciw. Technicznie usługa uruchamia się wyłącznie z adresami AI, które znajdują się na liście zatwierdzonych lokalizacji w UE. Dostawcy spoza UE są wykluczeni.

Aktualna lista znajduje się pod adresem Dalsze podmioty przetwarzające.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe opuszczają EOG w trzech przypadkach:

Weryfikacja zastępcza podczas awarii (3.8): Google może przekazywać dane z reCAPTCHA do Google LLC (USA) na podstawie EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO).

Płatności: Stripe Payments Europe może przekazywać dane rozliczeniowe klientów do Stripe, Inc. (USA) na podstawie EU-US Data Privacy Framework, a pomocniczo standardowych klauzul umownych UE (art. 45 i 46 RODO).
E-mail: nasze e-maile do klientów i zainteresowanych oraz przychodzące e-maile na adresy w domenie @answely.com przechodzą przez Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., USA). Podstawą jest Data Processing Addendum Namecheap ze standardowymi klauzulami umownymi UE (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zaakceptowane w dniu 01.08.2026. Dotyczy to imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości, a w przypadku raportu luk w wiedzy także zamaskowanych tekstów grup z analizy pytań.

Nie ma to wpływu na przetwarzanie AI: odbywa się ono wyłącznie na serwerach w UE. Pytania i odpowiedzi z okienka odpowiedzi nie opuszczają UE. Jedynym wyjątkiem jest raport luk w wiedzy, jeżeli klient go włączy: zawiera on grupy zamaskowanych pytań i jest wysyłany do klienta e-mailem przez Namecheap. Inne dane odwiedzających strony internetowe naszych klientów (adresy IP, liczniki, odpowiedzi) nigdy nie opuszczają UE. Również ochrona formularzy formconfirmed (3.7) niczego nie przekazuje do państw trzecich.

9. Kopie zapasowe i co to oznacza dla usuwania danych

Jeden termin trwa dłużej niż pozostałe, dlatego jest opisany tutaj, a nie tylko w dokumentacji technicznej. Co noc tworzona jest kopia wszystkich baz danych i plików aplikacji, szyfrowana na naszym serwerze i przesyłana do Warszawy (2.3). Zawiera ona także dane z części B i C, które znajdowały się w systemie w chwili wykonania kopii: konta, strony internetowe, indeks, analizę pytań, liczniki.

Kopie zewnętrzne: kopie dzienne 7 dni, kopie tygodniowe 364 dni.

Zanim kopia dzienna (zrzuty wszystkich baz danych serwera i kopia plików /var/www wraz z plikami konfiguracyjnymi) zostanie zaszyfrowana i przesłana, powstaje na nośniku podłączonym do naszego serwera w Łodzi; pozostaje tam niezaszyfrowana najwyżej 8 dni, po czym jest usuwana.

Ponadto serwer przechowuje własne, zweryfikowane kopie zapasowe baz danych przez 30 dni w celu szybkiego odtworzenia.

To, co zostaje usunięte z działającego systemu – natychmiast lub w ciągu 24 godzin – pozostaje w związku z tym w zaszyfrowanych kopiach do ich wygaśnięcia, najdłużej 364 dni po usunięciu. Z kopii nic nie jest usuwane wybiórczo: jest ona zapieczętowanym obrazem danego momentu, a jej zmiana zniweczyłaby jej cel. Kopie służą wyłącznie odtworzeniu po utracie danych i nie są wykorzystywane do żadnych innych celów. Jeżeli kopia zostanie przywrócona, ponownie usuwamy dane usunięte w międzyczasie, zanim system zostanie ponownie uruchomiony. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość odtworzenia Twoich i naszych danych po awarii. Twoje prawo do usunięcia danych (11.3) jest w tym okresie, według naszej oceny, chronione przez szyfrowanie i wyłączny cel odtworzeniowy.

10. Okresy przechowywania w skrócie

Dane	Okres przechowywania
Dziennik dostępu serwera WWW (skrócony IP)	7 dni
Statystyka stron aplikacji	60 dni
Próby logowania	7 dni
Dziennik audytu	365 dni
Dziennik błędów	90 dni
Skrzynka nadawcza	30 dni
Sesje na koncie	30 dni od zakończenia lub ostatniego użycia, najpóźniej do usunięcia konta
Dane konta, strony internetowe, wygląd, ustawienia	do usunięcia, następnie natychmiast
Indeks strony internetowej wraz z kandydatem i poprzednim stanem	do usunięcia strony internetowej, następnie w ciągu 24 godzin
Pytania kontrolne i dodatkowe ustawienia wyszukiwania	do zmiany lub usunięcia strony internetowej
Raporty kontrolne testów odpowiedzi	najwyżej 30 dni od ostatniego przebiegu kontroli, przy usunięciu strony internetowej natychmiast
techniczne raporty zatwierdzenia indeksu	najwyżej 30 dni
Diagnostyka odpowiedzi, porównanie odpowiedzi	najwyżej 15 minut po zakończeniu, wyłącznie w pamięci operacyjnej
Okienko odpowiedzi: liczniki bez treści	7 dni
Okienko odpowiedzi: skrót (hash) ochrony przed nadużyciami	2 minuty; wartość losowa 2 dni
Okienko odpowiedzi: pamięć podręczna odpowiedzi (tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”)	24 godziny
Okienko odpowiedzi w przeglądarce (tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”)	ustawienia 5 minut; odpowiedzi 10 minut, tylko przy podłączeniu przez reactive.chat
Liczby miesięczne dla każdej strony internetowej (bez odniesienia do osób)	400 dni
Analiza pytań (tylko opt-in, pytania zamaskowane)	90 dni
Pomiar skuteczności: sumy dzienne dla każdej grupy	najwyżej 30 dni
Pomiar skuteczności: potwierdzenie odpowiedzi	najwyżej 24 godziny
Szybki test: dane służące ograniczaniu	najwyżej 2 minuty
Szybki test: wynik	najwyżej 2 minuty po zakończeniu, wyłącznie w pamięci operacyjnej
Ograniczanie prób logowania i uwierzytelniania dwuskładnikowego (pseudonimizowane)	koniec okna czasowego, domyślnie 15 minut
Zgłoszenia do wsparcia	1095 dni od ostatniej odpowiedzi (bez odpowiedzi – od wpływu)
Ochrona formularzy formconfirmed (3.7)	skrót skróconego zakresu adresów: przy wyniku weryfikacji najwyżej 1 godzina, przy wykorzystanym znaczniku około 11 minut, w liczniku zadań około 1 godziny; wyniki weryfikacji bez skrótu 30 dni; wynik dla domeny adresu e-mail najwyżej 7 dni (sam adres nigdy); treść tylko w pamięci operacyjnej; dziennik serwera WWW formconfirmed.com 14 dni; odciski wykrywania kampanii 30 dni; w Answely identyfikator weryfikacji przy rejestracji i zgłoszeniu do wsparcia 30 dni
Potwierdzenia, limit liczby i informacje o stanie ochrony formularzy (3.7)	potwierdzenia 7 dni; limit liczby do końca okna czasowego, najwyżej 1 dzień; informacje o stanie 30 dni
Dowód akceptacji, odstąpienia od umowy	najpóźniej do 4 lat po usunięciu konta
Wynik weryfikacji VIES	dopóki istnieje konto
Faktury i dokumenty rozliczeniowe	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstały, następnie automatyczne usunięcie
Plik cookie `consented` w przeglądarce	12 miesięcy
Dowód zgody z banera w consented.eu	36 miesięcy
Zewnętrzne zaszyfrowane kopie (Google Cloud Storage)	kopie dzienne 7 dni, kopie tygodniowe 364 dni
niezaszyfrowana kopia dzienna przy serwerze przed przesłaniem	najwyżej 8 dni

W formie listy:

Dziennik dostępu serwera WWW (skrócony adres IP): 7 dni.
Statystyka stron aplikacji: 60 dni.
Próby logowania: 7 dni.
Dziennik audytu: 365 dni.
Dziennik błędów: 90 dni.
Skrzynka nadawcza: 30 dni.
Okienko odpowiedzi: liczniki bez treści 7 dni.
Analiza pytań (tylko po włączeniu przez klienta, pytania zamaskowane): 90 dni.
Sesje na koncie: 30 dni od zakończenia lub ostatniego użycia.
Zgłoszenia do wsparcia: 1095 dni od ostatniej odpowiedzi.
Ochrona formularzy formconfirmed: skrót skróconego zakresu adresów najwyżej 1 godzina, wyniki weryfikacji 30 dni, wynik dla domeny adresu e-mail najwyżej 7 dni, odciski wykrywania kampanii 30 dni.
Potwierdzenia przy „Nie pamiętasz hasła?”: 7 dni; informacje o stanie ochrony formularzy: 30 dni.
Faktury: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstały.
Dowód akceptacji tekstów prawnych, potwierdzenia natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia i odstąpienia od umowy: najpóźniej do 4 lat po usunięciu konta.
Kopie zapasowe baz danych: 30 dni, w trybie rotacyjnym.
Zewnętrzne zaszyfrowane kopie: kopie dzienne 7 dni, kopie tygodniowe 364 dni (punkt 9).

11. Twoje prawa

Wobec danego administratora przysługują Ci następujące prawa. W zakresie części A i B administratorem jesteśmy my; napisz na adres support@answely.com. W zakresie części C jest nim klient, na którego stronie internetowej zadałeś pytanie (5.12). Odpowiadamy niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca; w przypadku złożonych lub licznych żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię w ciągu pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Wykonanie praw jest bezpłatne. Aby nie wydać danych niewłaściwej osobie, na zapytania dotyczące konta odpowiadamy na zapisany w nim adres e-mail lub prosimy o potwierdzenie z poziomu konta.

11.1 Dostęp do danych (art. 15)

Możesz dowiedzieć się, czy i jakie dane o Tobie przetwarzamy, w jakim celu, jak długo i komu są przekazywane, oraz otrzymać ich kopię. Klienci znajdą niemal wszystko w eksporcie konta w „Ustawieniach”.

11.2 Sprostowanie (art. 16)

Nieprawidłowe dane sprostujemy. Imię i nazwisko, adres, firmę, język i logo zmieniasz samodzielnie na koncie; dane na już wystawionych fakturach możemy zmienić wyłącznie fakturą korygującą.

11.3 Usunięcie (art. 17)

Możesz żądać, abyśmy usunęli Twoje dane, o ile nie istnieje obowiązek ich przechowywania. Swoje konto usuwasz samodzielnie (4.8). Zachowywane są wówczas wyłącznie faktury i dowody akceptacji przez podane okresy; w sprawie kopii zapasowych zob. punkt 9.

11.4 Ograniczenie przetwarzania (art. 18)

Jeżeli kwestionujesz prawidłowość danych lub wniosłeś sprzeciw, możesz żądać, abyśmy do czasu wyjaśnienia jedynie je przechowywali.

11.5 Przenoszenie danych (art. 20)

Dane, które przekazałeś nam w związku z umową, otrzymasz w eksporcie konta w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON lub CSV).

11.6 Sprzeciw (art. 21)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wówczas nie przetwarzamy danych dalej, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, np. odparcie trwającego ataku. Nie prowadzimy marketingu bezpośredniego.

11.7 Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3)

Zgodę, np. wyrażoną w banerze zgody, możesz w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość, w banerze za pomocą „Ustawień plików cookie”.

11.8 Odwiedzający okienko odpowiedzi: co możemy odnaleźć (art. 11)

Okienko odpowiedzi Cię nie zna: nie nadaje identyfikatora, a zapisane pytania analizy pytań nie mają adresu IP ani godziny. Dlatego zazwyczaj nie możemy przyporządkować Twojego zapytania do żadnych zapisanych danych. Zgodnie z art. 11 RODO nie jesteśmy zobowiązani do pozyskiwania dodatkowych danych wyłącznie w celu Twojej identyfikacji. Jeżeli podasz nam lub klientowi stronę internetową, dzień i dokładne brzmienie swojego pytania, klient może zlecić jego wyszukanie w analizie pytań lub usunąć ją w całości.

Skrócone adresy IP w licznikach i dziennikach i tak znikają po 7 dniach.

11.9 Skarga (art. 77)

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego. Właściwym organem dla nas jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska. Możesz również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla miejsca Twojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy.

Instrukcja dotycząca dostępu do danych i ich usuwania znajduje się osobno pod adresem Dostęp i usuwanie danych.

12. Obowiązek podania danych

Aby odwiedzić answely.com i zadawać pytania w okienku odpowiedzi, nie musisz podawać żadnych danych; technicznie niezbędne są wyłącznie dane połączenia. Do założenia konta potrzebujemy adresu e-mail, imienia i nazwiska, kraju i rodzaju klienta, a w przypadku płatnych planów dodatkowo danych do faktury wymaganych przez prawo podatkowe. Bez nich nie możemy zawrzeć umowy. Podanie numeru VAT UE i logo firmy jest dobrowolne; bez ważnego numeru VAT UE wystawiamy fakturę z podatkiem VAT.

13. Brak zautomatyzowanych decyzji

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO), i nie tworzymy profili do celów reklamowych. Okienko odpowiedzi odpowiada na pytania; niczego o Tobie nie rozstrzyga. Pomiar skuteczności i porównanie A/B oceniają warianty prezentacji, a nie osoby. Ograniczanie liczby zapytań odrzuca kolejne zapytania z danego adresu do końca bieżącej minuty, jeżeli wysyła on ich zbyt wiele; jest to zabezpieczenie techniczne, a nie decyzja dotycząca Ciebie. Podobnie wynik ochrony formularzy (3.7) rozstrzyga wyłącznie o pojedynczym zgłoszeniu; odrzucone zgłoszenie możesz powtórzyć albo skierować swoją sprawę na support@answely.com.

14. Dzieci

answely.com i konto klienta są przeznaczone dla przedsiębiorców i pełnoletnich osób prywatnych; nie zbieramy świadomie danych dzieci. Kto zakłada konto, zapewnia, że ma pełną zdolność do czynności prawnych (pkt 1.6 Regulaminu). Z okienka odpowiedzi na stronach klientów może korzystać każdy; ponieważ nikogo nie rozpoznaje, nie zna też wieku. Właśnie dlatego w ustawieniu domyślnym niczego nie zapisuje.

15. Bezpieczeństwo

Chronimy dane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO, w tym szyfrowania transmisji, haszowanych haseł, obowiązkowego uwierzytelniania dwuskładnikowego dla administratorów, oddzielenia klientów, ograniczania liczby zapytań, interfejsu administracyjnego niedostępnego z zewnątrz, komputerów AI, które pobierają zadania wyłącznie z podpisem i z którymi usługa odpowiedzi nigdy się nie łączy, oraz zaszyfrowanych kopii zapasowych z regularnym testem odtworzenia. Szczegóły: Środki techniczne i organizacyjne.

Żaden środek nie czyni systemu całkowicie odpornym na ataki. Jeżeli stwierdzimy naruszenie ochrony danych osobowych, zgłosimy je zgodnie z art. 33 RODO organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin i zawiadomimy Cię, jeżeli istnieje wysokie ryzyko dla Ciebie; jeżeli naruszenie dotyczy części C, niezwłocznie informujemy klienta.

16. Inspektor ochrony danych

Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony. Nie uważamy wyznaczenia go na podstawie art. 37 ust. 1 RODO za wymagane: nie jesteśmy organem publicznym; nasza główna działalność nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę – okienko odpowiedzi nie nadaje identyfikatora i nie łączy wizyt – ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych. Ocena ta jest udokumentowana w rejestrze czynności przetwarzania i jest powtarzana przy istotnych zmianach. Na zapytania odpowiada właściciel pod wskazanym powyżej adresem.

17. Zmiany niniejszej polityki

Dostosowujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się usługa lub stan prawny, np. gdy dochodzi funkcja opcjonalna lub zmienia się dalszy podmiot przetwarzający. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z numerem wersji i datą na dole. O istotnych zmianach dotyczących klientów informujemy e-mailem; o zmianach dalszych podmiotów przetwarzających zawiadamiamy klientów z wyprzedzeniem zgodnie z umową powierzenia. Jeżeli niniejsza polityka istnieje w kilku językach, w razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja angielska; wersja niemiecka i polska są tłumaczeniami udostępnianymi w celach informacyjnych. Nie dotyczy to konsumentów: dla nich rozstrzygająca jest wersja w języku, w którym zawarli umowę.

18. Kontakt i stan

LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, numer VAT UE PL7252266190. Zapytania dotyczące ochrony danych: support@answely.com.

Dalsze dokumenty: Umowa powierzenia przetwarzania danych, Środki techniczne i organizacyjne, Dalsze podmioty przetwarzające, Wzór klauzuli do Twojej polityki prywatności, Akt o sztucznej inteligencji, Dokumenty dotyczące ochrony danych.

Wersja 1.7 – stan na 06.11.2026

Jak możemy pomóc?