Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza umowa określa, w jaki sposób LW IT Solutions Company Lukas Wójcik za pomocą usługi Answely przetwarza dane osobowe w imieniu swoich klientów (art. 28 RODO). Opisuje ona nie tylko obowiązki, lecz także to, co usługa faktycznie robi i gdzie leżą jej granice. Tam, gdzie coś jest przygotowane, ale jeszcze nie działa, jest to wyraźnie wskazane.

1. Strony, zawarcie umowy i pierwszeństwo

Umowa zostaje zawarta między klientem posiadającym konto w Answely („administrator” lub „Klient”) a LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, numer VAT UE PL7252266190 („Usługodawca” lub „podmiot przetwarzający”).

Zostaje ona zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu, którego stanowi integralną część, i obowiązuje w odniesieniu do każdej strony internetowej, którą Klient dodaje w swoim koncie. Na żądanie Usługodawca udostępnia ją dodatkowo jako podpisany plik PDF. Odrębny podpis nie jest wymagany do jej skuteczności; art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę elektroniczną.

W zakresie przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem i wszelkimi innymi uzgodnieniami. Jej integralną częścią są załączniki 1–3: opis przetwarzania, środki techniczne i organizacyjne oraz lista dalszych podmiotów przetwarzających.

2. Definicje

Administrator: Klient, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania na swojej stronie internetowej – przede wszystkim o tym, czy i w jaki sposób osadza okienko odpowiedzi oraz które funkcje włącza.
Podmiot przetwarzający: Usługodawca, który przetwarza dane zgodnie z załącznikiem 1 w imieniu i na polecenie Klienta.
Odwiedzający: osoba, która otwiera stronę internetową Klienta i korzysta z okienka odpowiedzi lub której przeglądarka ładuje skrypt answely.js.
Okienko odpowiedzi: wyświetlane przez skrypt answely.js okno na stronie internetowej Klienta, które odpowiada na pytanie wygenerowaną przez AI, oznaczoną odpowiedzią opartą na treściach tej strony.
Indeks: przechowywana przez Usługodawcę, przeszukiwalna wersja treści Klienta (strony, fragmenty, obliczone na ich podstawie wektory).
Witryna: dodana w koncie strona internetowa z własnym kluczem, własnymi ustawieniami i własnym indeksem.
Dane osobowe przetwarzane w imieniu Klienta: wszelkie dane zgodnie z załącznikiem 1, które można przypisać zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
Dalszy podmiot przetwarzający: każda osoba trzecia, którą Usługodawca angażuje do przetwarzania danych w imieniu Klienta.

3. Przedmiot, role i zakres

3.1 Co odbywa się w imieniu Klienta

Answely odpowiada na pytania zadawane przez odwiedzających na stronie internetowej Klienta krótką, wygenerowaną przez AI odpowiedzią, która opiera się wyłącznie na potwierdzonych fragmentach treści Klienta i zawiera linki do źródeł. W tym celu Usługodawca tworzy indeks tych treści, przyjmuje pytania, wyszukuje pasujące fragmenty, zleca modelowi językowemu sformułowanie na ich podstawie odpowiedzi i dostarcza ją do przeglądarki odwiedzającego.

Charakter przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie (tylko w zakresie wskazanym w załączniku 1), pobieranie, wykorzystywanie, przesyłanie do przeglądarki odwiedzającego, ograniczanie i usuwanie. Kategorie osób, których dane dotyczą: odwiedzający strony internetowe Klienta oraz osoby wymienione w treściach Klienta. Szczegóły dla poszczególnych funkcji zawiera załącznik 1.

W ustawieniach domyślnych nowej Witryny pytania i odpowiedzi nie są zapisywane. Każde dalsze przechowywanie następuje wyłącznie dlatego, że Klient włącza daną funkcję; załącznik 1 wskazuje dla każdej funkcji, czy przechowuje ona dane i jak długo.

3.2 Co nie jest objęte niniejszą umową

W odniesieniu do poniższych operacji przetwarzania administratorem jest sam Usługodawca; podlegają one Polityce prywatności, a nie niniejszej umowie:

konto Klienta, członkowie przestrzeni roboczej, logowanie, rozliczenia, faktury i wsparcie,
strona internetowa answely.com wraz z jej statystykami odwiedzin oraz publicznym szybkim testem strony („Sprawdź stronę”), z którego każdy może korzystać bez konta,
okienko odpowiedzi we własnej dokumentacji dla deweloperów Answely,
logi i kopie zapasowe, w zakresie, w jakim dotyczą danych konta Klienta.

3.3 Pochodzenie danych

Dane trafiają do Usługodawcy czterema drogami, które prowadzą do tego samego przetwarzania:

z przeglądarki odwiedzającego za pośrednictwem osadzonego skryptu answely.js (pytania, język, adresy stron, oceny),
poprzez pobieranie publicznie dostępnych stron w domenach, do których Klient wykazał prawa (indeks),
poprzez przekazania inicjowane przez samego Klienta: interfejs push, wtyczkę WordPress, pytania testowe, glosariusz, reguły i obszary zapisane w koncie,
przez publicznych klientów AI, jeżeli Klient wyraźnie udostępni dostęp do wyszukiwania MCP.

3.4 Przetwarzanie przez AI: wyłącznie na serwerach w UE, brak trenowania

Model językowy i model osadzeń działają wyłącznie na serwerach w UE: na własnym sprzęcie Usługodawcy w Łodzi w Polsce, w tej samej sieci wewnętrznej co serwer usługi. Usługa nigdy nie nawiązuje połączenia z komputerami, na których działają modele językowe; to one pobierają zadania przez szyfrowane połączenie podpisane sekretem i odsyłają wyniki. Żadna usługa AI podmiotu trzeciego nie uczestniczy w przetwarzaniu.

Usługa uruchamia się technicznie tylko wtedy, gdy każdy wpisany punkt końcowy AI znajduje się na liście dozwolonych serwerów w UE. Zapasowy dostawca modelu językowego jest technicznie przygotowany, ale nie działa; mógłby zostać wykorzystany wyłącznie na warunkach określonych w pkt 8.3.

Dane przetwarzane w imieniu Klienta nie są wykorzystywane do trenowania ani dostrajania modeli. Usługa nie przewiduje żadnej ścieżki takiego trenowania.

3.5 Witryny z reactive.chat

Klienci reactive.chat, innej usługi tego samego Usługodawcy, otrzymują odpowiedzi tego samego rodzaju („Smart Answers”). W przypadku tych Witryn odpowiedzi pochodzą z bazy wiedzy reactive.chat, a przetwarzanie podlega umowom, które Klient zawarł z reactive.chat. Niniejsza umowa ma do nich zastosowanie jedynie uzupełniająco. Polityka prywatności i umowa powierzenia przetwarzania danych reactive.chat wyraźnie wskazują te odpowiedzi („Smart Answer”) jako usługę Answely.

4. Polecenia

Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że obowiązek innego przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania informuje Klienta o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji.

Polecenia wynikają z niniejszej umowy, Regulaminu oraz ustawień wybranych przez Klienta w koncie. Należą do nich w szczególności opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi”, tryb zgody, analiza pytań i jej przycisk usuwania, wyłączenia z indeksu, rozszerzenia każdej Witryny, wygląd okna oraz usunięcie Witryn i konta. Każde ustawienie stanowi polecenie od chwili jego zapisania.

Dalsze polecenia Klient wydaje w formie dokumentowej na adres support@answely.com. Jeżeli Usługodawca uzna, że polecenie jest niezgodne z prawem, niezwłocznie informuje o tym Klienta i może wstrzymać jego wykonanie do czasu jego potwierdzenia lub zmiany.

5. Obowiązki Klienta

Podstawa prawna: Klient zapewnia, że przetwarzanie na jego stronie internetowej ma podstawę prawną, zazwyczaj jego prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na pytania lub zgodę.
Informowanie odwiedzających: Klient informuje odwiedzających w swojej polityce prywatności. Odpowiednie wzory klauzul dla każdego ustawienia są dostępne pod adresem Wzór klauzuli do polityki prywatności.
Zgoda, gdy jest wymagana: jeżeli prawo właściwe dla strony internetowej Klienta wymaga zgody przed uzyskaniem dostępu do urządzenia końcowego, Klient korzysta z trybu zgody (data-consent="required"). Answely odczytuje sygnał zgody; nie odbiera zgody samodzielnie.
Treści: Klient odpowiada za treści, na podstawie których powstają odpowiedzi. Wyłącza z indeksu strony zawierające dane osobowe, które nie powinny być dostępne dla każdego odwiedzającego (ścieżki wyłączeń, noindex, data-answely-ignore).
Push i WordPress: za pośrednictwem interfejsu push i wtyczki WordPress Klient przekazuje wyłącznie treści, na podstawie których może publicznie, czyli wobec każdego odwiedzającego, udzielać odpowiedzi. Każdym przekazaniem to zapewnia.
Obszary chronione: treści niepubliczne Klient może przekazywać wyłącznie za pośrednictwem chronionych obszarów wiedzy, gdy zostaną mu one udostępnione (załącznik 1, sekcja Q), i wyłącznie w taki sposób, aby odpowiedzi na ich podstawie otrzymywali tylko uprawnieni użytkownicy. Za nadawanie uprawnień odpowiada Klient.
Brak szczególnych kategorii danych: Klient nie wprowadza do indeksu szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO), ani poprzez pobieranie stron, ani za pośrednictwem push, WordPress lub przesłanych plików.
Pytania testowe i ustawienia: pytania testowe, glosariusz, reguły i źródła danych na żywo nie zawierają danych osobowych ani informacji poufnych; są to publiczne przypadki testowe i konfiguracja.
Oznaczanie treści AI: Klient nie usuwa ani nie zasłania informacji, że odpowiedź została wygenerowana przez AI (art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 – aktu w sprawie sztucznej inteligencji). Od planu Pro może dostosować brzmienie tej informacji, ale nie może jej wyłączyć.
Dane dostępowe: Klient zachowuje w tajemnicy tokeny push, klucze i dane dostępowe do swojego konta oraz unieważnia je, jeżeli mogły dostać się w niepowołane ręce.

6. Obowiązki Usługodawcy

Związanie poleceniami i ograniczenie celu: Usługodawca przetwarza dane wyłącznie w celach określonych w załączniku 1, a nie we własnych celach – ani do reklamy, ani do profilowania, ani do trenowania modeli.
Poufność: osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności. Usługę prowadzi obecnie sam właściciel; inne osoby uzyskują dostęp wyłącznie po zobowiązaniu do zachowania poufności.
Brak treści w logach: pytania i odpowiedzi nie pojawiają się w żadnym logu usługi, indeksera, komputerów AI ani serwera WWW. Nie są one czytane w celach redakcyjnych.
Domyślna ochrona danych: nowe Witryny startują bez zapisywania pytań i odpowiedzi, bez analizy pytań i bez żadnej z funkcji dodatkowych z załącznika 1. Skrypt nie ustawia plików cookie i nie tworzy identyfikatora odwiedzającego.
Wsparcie: Usługodawca wspiera Klienta przy obsłudze żądań osób, których dane dotyczą (pkt 10), oraz w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO. Na potrzeby oceny skutków dla ochrony danych udostępnia własną ocenę usługi (Ocena skutków dla ochrony danych).
Powiadomienia: Usługodawca niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych, oraz jeżeli organ nadzorczy zwróci się do niego w sprawie danych Klienta.
Punkt kontaktowy: w sprawach ochrony danych wynikających z niniejszej umowy z Usługodawcą można się kontaktować pod adresem support@answely.com.

Brak inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony. W ocenie Usługodawcy nie zachodzi żaden z przypadków określonych w art. 37 ust. 1 RODO: Usługodawca jest jednoosobowym przedsiębiorcą; główna działalność Answely polega na odpowiadaniu na pojedyncze, samodzielnie zadawane pytania bez identyfikatora odwiedzającego, a nie na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, i nie polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych. Ocena wraz z uzasadnieniem znajduje się w sekcji 9 rejestru czynności przetwarzania. Jeżeli to się zmieni, wyznaczenie zostanie tu opublikowane i zgłoszone organowi nadzorczemu.

7. Bezpieczeństwo przetwarzania

Usługodawca stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO. Należą do nich między innymi szyfrowanie transmisji na każdej publicznej ścieżce, udzielanie odpowiedzi wyłącznie dla hostów z wykazanymi prawami, odrębne klucze i indeksy dla każdej Witryny, skrócone adresy IP w licznikach i logach, ochrona przed nadużyciami bez zapisywania adresu IP, obowiązkowe uwierzytelnianie dwuskładnikowe w panelu administracyjnym, podpisane połączenia komputerów AI oraz szyfrowane przechowywanie kopii zewnętrznych.

Pełny i aktualizowany wykaz środków – także tych, których świadomie jeszcze nie wdrożono – zawiera dokument Środki techniczne i organizacyjne (załącznik 2). Usługodawca może dostosowywać je do stanu wiedzy technicznej, o ile poziom ochrony nie ulega obniżeniu.

8. Dalsze podmioty przetwarzające

8.1 Ogólna zgoda i lista

Klient udziela Usługodawcy ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista z celem, kategoriami danych, miejscem i podstawą jest dostępna pod adresem Dalsze podmioty przetwarzające (załącznik 3).

W samym udzielaniu odpowiedzi na pytanie nie uczestniczy żadna osoba trzecia: skrypt wysyła dane wyłącznie do własnej infrastruktury Usługodawcy, a model językowy działa na własnym sprzęcie. Dane przetwarzane w imieniu Klienta trafiają do osób trzecich tylko w dwóch przypadkach:

Nocna kopia zewnętrzna wszystkich baz danych serwera – a więc także indeksu, analizy pytań i ustawień Witryn – jest przechowywana przez Google Ireland Limited (Google Cloud Storage, region Warszawa). Przed przesłaniem jest ona szyfrowana na własnym serwerze, łącznie z nazwami plików i katalogów; klucze posiada wyłącznie Usługodawca. Google nie może odczytać treści, pozostaje jednak dalszym podmiotem przetwarzającym – szyfrowanie jest środkiem ochrony, a nie zmianą roli.
Wiadomości e-mail Usługodawcy do Klienta są przesyłane za pośrednictwem Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA); przez tego samego dostawcę przychodzą również wiadomości e-mail Klienta na adresy w domenie @answely.com. Dane przetwarzane w imieniu Klienta zawiera przede wszystkim comiesięczny raport o lukach w wiedzy, który Klient może włączyć: zawiera on grupy zamaskowanych pytań z analizy pytań oraz logo firmy Klienta. Ponadto dane przetwarzane w imieniu Klienta mogą zawierać wiadomości dotyczące Witryny, na przykład powiadomienia o limicie lub weryfikacji domeny, albo zgłoszenia do wsparcia, do których Klient sam wkleja treści. Namecheap jest w związku z tym dalszym podmiotem przetwarzającym; podstawą jest jego Data Processing Addendum ze standardowymi klauzulami umownymi UE (pkt 9).

8.2 Uprzedzenie i sprzeciw

Usługodawca informuje Klienta co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowy dalszy podmiot przetwarzający lub zastąpieniem dotychczasowego – e-mailem na adres przypisany do konta. W tym terminie Klient może wnieść sprzeciw z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych. Jeżeli sprzeciwu nie da się usunąć, Klient może wypowiedzieć daną usługę ze skutkiem na dzień zmiany; kwoty zapłacone już za okres późniejszy zostaną zwrócone proporcjonalnie zgodnie z sekcją 14.3 Regulaminu.

Usługodawca nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający w drodze umowy te same obowiązki w zakresie ochrony danych, które przewiduje niniejsza umowa, i odpowiada wobec Klienta za ich przestrzeganie jak za własne działania.

8.3 Kolejny dostawca AI tylko pod pięcioma warunkami

Dostawca modelu językowego lub modelu osadzeń spoza własnego sprzętu może zostać wykorzystany wyłącznie wtedy, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

Przetwarza dane wyłącznie w UE.
Zawarł z Usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych, która wyklucza trenowanie i dostrajanie z użyciem danych oraz nie dopuszcza przechowywania wykraczającego poza przetworzenie pojedynczego zapytania.
Znajduje się na liście dalszych podmiotów przetwarzających.
Klienci zostali poinformowani 30 dni wcześniej zgodnie z pkt 8.2 i mogli wnieść sprzeciw.
Jego punkt końcowy znajduje się na technicznej liście dozwolonych serwerów w UE, bez której usługa się nie uruchamia.

Obecnie żaden taki dostawca nie działa. Przygotowany jest zapasowy dostawca z siedzibą we Francji; jego dopuszczenie jest technicznie zablokowane do czasu wyjaśnienia kwestii umowy, lokalizacji i warunków przechowywania.

8.4 Systemy zewnętrzne wybierane przez Klienta

Niektóre funkcje łączą Answely z systemami wybranymi przez samego Klienta: jego instalacją WordPress, publicznymi źródłami danych na żywo, celami jego linków do akcji i wsparcia, klientami AI odpytującymi jego publiczny dostęp MCP oraz – po udostępnieniu – jego dostawcą usług logowania. Te systemy nie są dalszymi podmiotami przetwarzającymi Usługodawcy. Połączenie powstaje wyłącznie wtedy, gdy Klient włączy daną funkcję; stosunek umowny z nimi istnieje między Klientem a ich odpowiednim operatorem. Jakie dane są przy tym przekazywane, opisuje załącznik 1; dane odwiedzających nie trafiają automatycznie do żadnego z tych systemów.

9. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane przetwarzane w imieniu Klienta są przetwarzane w UE: na własnym sprzęcie w Polsce oraz – w przypadku szyfrowanej kopii zewnętrznej – w magazynie danych w Warszawie. Przetwarzanie przez AI odbywa się wyłącznie na serwerach w UE (pkt 3.4); pytania i odpowiedzi z okienka odpowiedzi nie opuszczają przy tym UE.

Przekazanie danych przetwarzanych w imieniu Klienta do państwa trzeciego następuje wyłącznie za pośrednictwem dostawcy poczty elektronicznej: wiadomości e-mail Usługodawcy do Klienta – przede wszystkim raport o lukach w wiedzy z grupami zamaskowanych pytań, jeżeli Klient go włączy – oraz wiadomości e-mail Klienta na adresy w domenie @answely.com są przesyłane za pośrednictwem Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., USA). Podstawą jest Data Processing Addendum Namecheap ze standardowymi klauzulami umownymi UE (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zaakceptowane w dniu 01.08.2026. Klient uwzględnia to przed włączeniem raportu o lukach w wiedzy i w razie potrzeby wskazuje to w swojej polityce prywatności; bez raportu pytania odwiedzających nie opuszczają UE.

Dane rozliczeniowe Klienta przekazywane dostawcy usług płatniczych, którego część grupy znajduje się w USA, dotyczą konta Klienta, a nie danych przetwarzanych w imieniu Klienta (zob. Polityka prywatności).

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Usługodawca, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Klientowi odpowiadać na żądania na podstawie art. 15–22 RODO. Jeżeli Usługodawca otrzyma żądanie bezpośrednio od odwiedzającego, niezwłocznie przekazuje je Klientowi i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Klient wyda mu takie polecenie.

Otwarcie wskazujemy pewne ograniczenie: Answely nie nadaje odwiedzającym identyfikatorów i nie zapisuje pełnych adresów IP. W ustawieniach domyślnych nie ma zatem danych, które można przypisać do konkretnego odwiedzającego. Również analiza pytań zapisuje pytania bez adresu IP i bez identyfikatora; dlatego pytanie można z reguły odnaleźć jedynie na podstawie jego brzmienia. Zgodnie z art. 11 RODO Usługodawca nie ma obowiązku pozyskiwania dodatkowych danych wyłącznie w celu zidentyfikowania osoby.

Co Klient może zrobić samodzielnie: usunąć wpisy analizy pytań za pomocą przycisku, wyłączyć strony z indeksu lub wycofać je za pośrednictwem interfejsu push, usunąć Witrynę lub konto oraz pobrać wszystkie dane konta jako plik JSON lub CSV.

11. Naruszenia ochrony danych osobowych

Jeżeli Usługodawca stwierdzi naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące danych Klienta, zawiadamia o tym Klienta niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail przypisany do konta. Zgłoszenie zawiera, w zakresie, w jakim są one znane, informacje określone w art. 33 ust. 3 RODO: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów danych, których dotyczy naruszenie, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane i proponowane środki oraz punkt kontaktowy. Informacje, które nie są jeszcze znane w chwili pierwszego zgłoszenia, Usługodawca przekazuje uzupełniająco, gdy tylko je pozna.

Usługodawca dokumentuje każde naruszenie wraz z okolicznościami, skutkami i podjętymi działaniami zaradczymi oraz przedstawia tę dokumentację Klientowi wraz z zawiadomieniem. Zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu i zawiadomienie odwiedzających pozostają obowiązkiem Klienta; Usługodawca go w tym wspiera.

Adres do zgłaszania incydentów bezpieczeństwa: support@answely.com

12. Przechowywanie, zwrot i usuwanie danych

12.1 Terminy w trakcie bieżącego działania

Terminy dla poszczególnych funkcji określa załącznik 1. Upływają one automatycznie i nie są uruchamiane ręcznie. Każdy termin jest zapisany w kodzie i potwierdzony testami z przestawionym zegarem.

12.2 Usunięcie Witryny lub konta, zakończenie umowy

Jeżeli Klient usunie Witrynę lub swoje konto, przetwarzanie natychmiast się kończy: okno nie odpowiada już dla tej Witryny. Indeks, analizę pytań, raporty z testów, kopie indeksu i wszelkie inne dane tej Witryny Usługodawca usuwa z systemu produkcyjnego w ciągu 24 godzin. Kolejka realizuje usunięcia, których usługa nie może przyjąć od razu, i po 12 godzinach zapisuje błąd w dzienniku Usługodawcy.

Wcześniej Klient może samodzielnie pobrać swoje dane w koncie (JSON lub CSV). Usługodawca nie jest zobowiązany do zwrotu danych w innej formie; treści indeksu pochodzą zresztą ze strony internetowej Klienta. Z chwilą zakończenia umowy obowiązują te same zasady co przy usunięciu konta. Dłuższe przechowywanie następuje wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo Unii lub prawo polskie; w odniesieniu do danych przetwarzanych w imieniu Klienta obecnie tak nie jest.

12.3 Kopie zapasowe – w liczbach

Dane usunięte z systemu produkcyjnego pozostają w kopiach zapasowych do czasu ich wygaśnięcia. Mówimy o tym otwarcie zamiast to przemilczać, ponieważ jest to najdłuższy okres, przez jaki usunięty rekord może gdziekolwiek przetrwać:

Własne kopie zapasowe na serwerze: 30 dni, rotacyjnie.
Niezaszyfrowana pełna kopia (zrzuty wszystkich baz danych serwera i kopia plików /var/www wraz z plikami konfiguracyjnymi) na nośniku USB przy serwerze w Łodzi, z której powstaje kopia zewnętrzna: najwyżej 8 dni.
Zewnętrzne, szyfrowane kopie w Google Cloud Storage w Warszawie: kopie dzienne 7 dni, kopie tygodniowe 364 dni.

Usunięte dane mogą zatem znajdować się w kopiach zewnętrznych do 364 dni po usunięciu – w postaci zaszyfrowanej, z kluczami wyłącznie u Usługodawcy. Selektywne usuwanie w obrębie kopii nie jest przeprowadzane: kopia jest zamkniętym obrazem stanu z danej chwili, a jej otwieranie, modyfikowanie i ponowne zamykanie pozbawiłoby ją tej właściwości.

Kopie zapasowe służą wyłącznie do odtworzenia danych po ich utracie. Nie są przeszukiwane, analizowane ani ujawniane. W przypadku odtworzenia kopii Usługodawca ponownie usuwa dane usunięte po dacie kopii, o ile da się je ustalić. W przypadku Witryn robi to codzienne porównanie aplikacji konta, które usuwa z usługi Witryny nieznane już kontu; dla kont i analizy pytań nie ma do tego odrębnej procedury technicznej. Odtworzenie następuje wyłącznie po utracie danych; jeżeli do niego dojdzie, Usługodawca informuje o tym klientów, których to dotyczy.

13. Dowody i audyty

Usługodawca udostępnia Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO, umożliwia Klientowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi zobowiązanemu do zachowania tajemnicy przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.

W pierwszej kolejności dowodem są niniejsza umowa, środki techniczne i organizacyjne, lista dalszych podmiotów przetwarzających, ocena skutków dla ochrony danych oraz pisemne odpowiedzi na uzasadnione pytania. Klient może zażądać audytu na miejscu, jeżeli te dokumenty nie są wystarczające, jeżeli zażąda tego organ nadzorczy lub jeżeli jego dane zostały objęte naruszeniem w rozumieniu pkt 11. Zapowiada go w formie dokumentowej co najmniej 30 dni wcześniej; w przypadku naruszenia wystarczy odpowiednio krótszy termin. Jeden audyt na miejscu bez szczególnego powodu w roku kalendarzowym jest bezpłatny; audyt w związku z naruszeniem jest zawsze bezpłatny. Poza tym Klient ponosi koszty w zakresie, w jakim przekraczają one zwykłe ramy.

W przypadku audytu na miejscu należy uwzględnić, że usługa działa na własnym sprzęcie w niepublicznym miejscu, w którym działają również inne usługi tego samego Usługodawcy. Usługodawca może zażądać, aby audyt został przeprowadzony w sposób niepowodujący ujawnienia danych innych klientów i innych usług.

Zewnętrzne testy penetracyjne nie są obecnie zlecane i nie posiadamy żadnych certyfikatów. Wskazujemy to wyraźnie, aby milczenie nie zostało odczytane jako stan przeciwny. Bezwzględnie obowiązujące prawa do audytu wynikające z art. 28 ust. 3 lit. h RODO oraz uprawnienia organów nadzorczych pozostają nienaruszone.

14. Okres obowiązywania, zmiany, prawo właściwe i wersja językowa

Okres obowiązywania: umowa obowiązuje tak długo, jak Usługodawca przetwarza dane w imieniu Klienta, łącznie z okresem do wygaśnięcia kopii zapasowych zgodnie z pkt 12.3.
Zmiany: o zmianach niniejszej umowy Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; pkt 8.2 stosuje się odpowiednio. Zmiany, które wyłącznie podwyższają poziom ochrony lub jedynie uzupełniają stan faktyczny, obowiązują z chwilą ich publikacji.
Prawo właściwe i sąd właściwy: zastosowanie ma prawo polskie, w tym RODO. Sądem właściwym dla przedsiębiorców jest sąd w Łodzi; bezwzględnie obowiązujące przepisy na rzecz konsumentów pozostają nienaruszone.
Klauzula salwatoryjna: jeżeli którekolwiek z postanowień okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy; w miejsce nieważnego postanowienia stosuje się przepisy ustawowe, w szczególności art. 28 ust. 3 RODO.
Wersja językowa: w przypadku rozbieżności między wersjami językowymi wiążąca jest wersja angielska; wersja niemiecka i polska są tłumaczeniami udostępnianymi w celach informacyjnych.

Załącznik 1 – Opis przetwarzania

1.1 Postanowienia wspólne dla wszystkich funkcji

Administrator: Klient, do którego należy Witryna.
Osoby, których dane dotyczą: odwiedzający strony internetowe Klienta; osoby wymienione w treściach Klienta; w przypadku obszarów chronionych – uprawnieni użytkownicy Klienta.
Miejsce: serwery w UE – własny sprzęt Usługodawcy w Łodzi w Polsce; zewnętrzna szyfrowana kopia w Warszawie w Polsce. Wyjątek: wiadomości e-mail do Klienta, w szczególności raport o lukach w wiedzy, przesyłane za pośrednictwem Namecheap Private Email w USA (pkt 9).
Szczególne kategorie danych: nieprzewidziane. Jeżeli odwiedzający wpisze takie dane w pytaniu, są one przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi i przy wyłączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi” nie są przechowywane. Zgodnie z pkt 5 nie mogą trafić do indeksu.
Czas trwania: przez okres obowiązywania umowy, z terminami wskazanymi dla poszczególnych funkcji; następnie usunięcie zgodnie z pkt 12.
Ustawienie domyślne: wszystkie funkcje od sekcji B można włączać dla każdej Witryny osobno i są one wyłączone dla nowych Witryn, chyba że wskazano inaczej.

A. Okienko odpowiedzi (funkcja podstawowa)

Przedmiot: udzielenie odpowiedzi na pytanie, które odwiedzający wpisuje na stronie internetowej Klienta w wyszukiwarkę lub w okno.
Charakter: odbiór pytania, porównanie z indeksem, sformułowanie odpowiedzi przez model językowy, dostarczenie do przeglądarki wraz z linkami do źródeł; zliczanie bez treści; ochrona przed nadużyciami.
Cel: odwiedzający otrzymują popartą źródłami odpowiedź opartą na treściach Klienta. Jeżeli brak potwierdzenia w źródłach, okno to komunikuje, zamiast zgadywać.
Kategorie danych: pytanie (maksymalnie 300 znaków), język, adres bieżącej i odsyłającej strony bez parametrów i kotwic, adres IP (wyłącznie na potrzeby ochrony przed nadużyciami jako skrót (hash) oraz w skróconej postaci w licznikach i logach), dane techniczne wywołania.
Przechowywane przy wyłączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi” (ustawienie domyślne): pytanie i odpowiedź w ogóle nie są przechowywane; znajdują się jedynie w pamięci operacyjnej w trakcie przetwarzania oraz na szyfrowanej drodze do komputerów AI.
Przechowywane przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”: odpowiedź wraz ze źródłami pod skrótem (hash) pytania; pamięć podręczna przechowuje ją przez 24 godziny.
W przeglądarce odwiedzającego: brak plików cookie; wyłącznie przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi” ustawienia okna w sessionStorage na 5 minut. Odpowiedzi okno przechowuje w przeglądarce tylko dla Witryn z reactive.chat (sekcja R), tam na 10 minut.
Liczniki bez treści: moment, skrócony adres IP, identyfikator Witryny, długość pytania, wynik, czas trwania; liczniki są usuwane po 7 dniach.
Ochrona przed nadużyciami: skrót (hash) z adresu IP i codziennie zmienianej wartości losowej, istniejący maksymalnie 2 minuty.
Dzienna sól: sama wartość losowa istnieje maksymalnie 2 dni.
Log dostępu serwera WWW: skrócony adres IP, czas, ścieżka bez parametrów, status, rozmiar, czas trwania, host – bez pytania i odpowiedzi; jest usuwany po 7 dniach.
Dane miesięczne dla każdej Witryny: liczba odpowiedzi w miesiącu bez odniesienia do osób, na potrzeby limitu i rozliczeń; przechowywane 400 dni.
Oznaczanie treści AI: każda odpowiedź jest w widoczny sposób oznaczona jako wygenerowana przez AI (art. 50 aktu w sprawie sztucznej inteligencji); tej informacji nie można wyłączyć.

B. Tryb zgody

Przedmiot i cel: Klient może ustawić, aby okno działało dopiero po wyrażeniu zgody przez odwiedzającego (data-consent="required").
Charakter: skrypt odczytuje w przeglądarce sygnał narzędzia do zarządzania zgodami Klienta (rozpoznawane są m.in. consented.eu i TCF). Jeżeli w kodzie osadzenia znajduje się data-consent="required", przed wyrażeniem zgody nie wysyła żadnego zapytania do Answely, nawet po ustawienia okna. Jeżeli tryb włączono tylko w koncie, okno najpierw pobiera swoje ustawienia i wstrzymuje dopiero pytanie.
Kategorie danych: brak dodatkowych; Answely niczego nie wysyła do dostawcy narzędzia do zarządzania zgodami.

C. Indeks tworzony poprzez pobieranie stron publicznych

Przedmiot: tworzenie i utrzymywanie indeksu na podstawie publicznych stron w domenach, do których Klient wykazał prawa.
Charakter: pobieranie metodą GET bez plików cookie i danych dostępowych, z poszanowaniem robots.txt i noindex; dzielenie na fragmenty; obliczanie wektorów na własnych komputerach AI; zapisywanie. Pliki PDF są odczytywane; jeżeli nie zawierają tekstu, rozpoznaje go lokalnie na serwerze mechanizm rozpoznawania tekstu (OCR), bez usługi zewnętrznej, w prywatnym folderze tymczasowym, który jest następnie usuwany.
Cel: podstawa każdej odpowiedzi.
Kategorie danych: treści stron publicznych, w tym wymienione tam osoby (na przykład osoby kontaktowe), fragmenty, wektory, adresy.
Osoby, których dane dotyczą: osoby wymienione w treściach Klienta.
Czas trwania: do czasu usunięcia lub wyłączenia strony albo usunięcia Witryny; po usunięciu Witryny – w ciągu 24 godzin.

D. Interfejs push (od planu Pro)

Przedmiot: Klient przekazuje treści ze swoich systemów bezpośrednio do indeksu, zamiast zlecać ich pobranie.
Charakter: przyjmowanie za pomocą tokenu dla każdej Witryny, który u Usługodawcy jest przechowywany wyłącznie jako skrót (hash); wyłącznie dla adresów na hostach z wykazanymi prawami; dalsze przetwarzanie jak w sekcji C.
Cel i polecenie: aktualność indeksu. Klient przekazuje wyłącznie treści, na podstawie których może publicznie udzielać odpowiedzi, i żadnych szczególnych kategorii danych (pkt 5).
Kategorie danych i czas trwania: jak w sekcji C.

E. Synchronizacja za pomocą wtyczki WordPress

Przedmiot: wtyczka Answely w instalacji WordPress Klienta zgłasza za pośrednictwem interfejsu push opublikowane treści, zmiany, zmienione odnośniki bezpośrednie (permalinki) i wycofania.
Charakter: wyraźne włączenie (opt-in) we wtyczce; wyłącznie opublikowane, publicznie widoczne treści; bez wykonywania shortcode'ów. Token push znajduje się wyłącznie w pliku wp-config.php Klienta, nigdy w bazie danych, interfejsie ani przeglądarce.
Kategorie danych: treści publiczne oraz techniczne wywołanie serwera instalacji WordPress; brak danych odwiedzających stronę WordPress.
Uwaga: przypadki szczególne, takie jak strefy członkowskie lub noindex, Klient wyjaśnia przed włączeniem. Przed odinstalowaniem wtyczka realizuje swoje zlecenia usunięcia, aby wycofane treści opuściły również indeks.
Czas trwania: jak w sekcji C.

F. Analiza pytań, oceny i raport o lukach w wiedzy (od planu Pro)

Przedmiot: Klient widzi, jakie pytania są zadawane na jego stronie internetowej i które z nich pozostają bez popartej źródłami odpowiedzi.
Warunek: włączenie (opt-in) przez Klienta dla Witryny, plan od Pro, włączona opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi”.
Charakter: dla każdej odpowiedzi zapisywany jest wpis; adresy e-mail, numery telefonów, ciągi cyfr przypominające numer IBAN, linki i długie liczby są maskowane przed zapisaniem; podobne pytania są grupowane w nocy za pomocą modelu osadzeń na własnych komputerach AI, a wektory potrzebne do tego celu znajdują się wyłącznie w pamięci operacyjnej.
Kategorie danych: zamaskowane pytanie, dzień kalendarzowy bez godziny, język, wynik, adresy cytowanych stron, czas trwania oraz – jeżeli odwiedzający wybierze „pomocne” lub „niepomocne” – jego ocena wraz z losowym identyfikatorem odpowiedzi. Nie są przechowywane: adres IP, identyfikatory przeglądarki, treść odpowiedzi, adres strony, na której zadano pytanie.
Prezentacja: Klient widzi wyłącznie grupy liczące co najmniej dwa pytania, nigdy pojedyncze pytania.
Czas trwania: wpisy analizy pytań są usuwane po 90 dniach, co sprawdzane jest co godzinę; natychmiast wraz z Witryną lub po naciśnięciu przycisku przez Klienta.
Raport o lukach w wiedzy: po odrębnym włączeniu (opt-in) dla każdej Witryny właściciel przestrzeni roboczej otrzymuje maksymalnie jedną wiadomość e-mail miesięcznie z tymi samymi grupami co w koncie, z linkiem do rezygnacji z subskrypcji. Wysyłka odbywa się za pośrednictwem dostawcy poczty elektronicznej Usługodawcy, Namecheap Private Email w USA (pkt 8.1 i 9); zamaskowane teksty grup opuszczają w ten sposób UE. Skrzynka nadawcza przechowuje wiadomość na potrzeby ponownych prób wysyłki.
Ograniczenie: maskowanie rozpoznaje wzorce, a nie znaczenie. Imiona i nazwiska, diagnozy lub adresy zapisane słownie pozostają czytelne. Dlatego Klient włącza analizę pytań wyłącznie wtedy, gdy jego odwiedzający zostali o tym poinformowani.

G. Obszary produktów i dokumentacji, linki do akcji i wsparcia

Przedmiot: do dziesięciu obszarów, do których Klient może ograniczyć wyszukiwanie; linki do akcji i wsparcia oferowane przez okno.
Charakter: identyfikator wybranego obszaru jest wysyłany wraz z pytaniem. Linki otwierają się dopiero po kliknięciu; Answely nie dołącza do ich adresu ani pytania, ani historii rozmowy. W przypadku braku odpowiedzi odwiedzający może skopiować w swojej przeglądarce pytanie, historię rozmowy i źródła oraz samodzielnie przekazać je do działu wsparcia; nic nie jest przy tym przesyłane do Answely.
Ograniczenie: obszary nie stanowią kontroli dostępu do treści poufnych.
Czas trwania: obszary i linki pozostają jako ustawienia do czasu ich zmiany lub usunięcia Witryny.

H. Testy odpowiedzi

Przedmiot: do dziesięciu pytań testowych z oczekiwanymi słowami kluczowymi, źródłami i odmowami, zapisanych przez Klienta.
Charakter: po zmianach w indeksie lub konfiguracji albo na zlecenie Klienta udzielane są odpowiedzi na pytania testowe, które są następnie oceniane; odpowiedzi testowe nie są trwale przechowywane.
Kategorie danych: pytania testowe jako ustawienia; raporty z numerami przypadków, wynikami, czasami wykonania, wersją indeksu i sumami kontrolnymi, bez treści pytań i odpowiedzi.
Czas trwania: pytania testowe do czasu zmiany lub usunięcia Witryny; aktualny raport i jeden poprzedni maksymalnie 30 dni od ostatniego przebiegu testów, a w przypadku usunięcia Witryny – natychmiast.

I. Publiczny dostęp do wyszukiwania MCP

Przedmiot: publiczni klienci AI mogą przeszukiwać udostępniony indeks Witryny.
Charakter: wyłącznie wyszukiwanie tekstowe bez modelu językowego; brak akcji, brak przesyłania plików. Liczba wywołań jest ograniczana przez istniejącą ochronę przed nadużyciami.
Kategorie danych: zapytanie wyszukiwania klienta oraz fragmenty publicznego indeksu. Zapytania wyszukiwania nie są zapisywane ani w analizie pytań, ani w pamięci podręcznej; log dostępu serwera WWW obowiązuje jak w sekcji A.
Ograniczenie: dostęp jest publiczny. Nie jest dostępny, dopóki włączone są obszary chronione. Za to, co klient AI robi z fragmentami, odpowiada operator tego klienta.

J. Pytania doprecyzowujące, doradca oparty na regułach, podgląd źródeł i wyszukiwanie pogłębione

Przedmiot: funkcje, za pomocą których okno zadaje pytania doprecyzowujące, udziela rekomendacji według reguł Klienta, pokazuje swoje źródła lub przeprowadza pogłębione wyszukiwanie.
Charakter: pytania doprecyzowujące i reguły stanowią konfigurację Klienta; wybór dokonany przez odwiedzającego istnieje wyłącznie w pamięci operacyjnej okna i bieżącego zapytania. Podgląd źródeł pokazuje faktycznie wykorzystane fragmenty wraz z momentem ich pobrania. Wyszukiwanie pogłębione na wyraźne życzenie odwiedzającego dołącza maksymalnie osiem fragmentów tej samej Witryny.
Kategorie danych i czas trwania: jak w sekcji A; nie powstaje profil odwiedzającego ani dodatkowe przechowywanie danych.

K. Zatwierdzanie indeksu z kandydatem i poprzednim indeksem

Przedmiot: nowy indeks zostaje opublikowany dopiero wtedy, gdy przejdzie testy odpowiedzi; poprzedni stan pozostaje dostępny na potrzeby powrotu.
Charakter i kategorie danych: do dwóch dodatkowych kopii publicznych stron, fragmentów i wektorów Witryny. Usunięcia i wycofania są przenoszone do obu kopii. Techniczne raporty z zatwierdzania bez pytań i odpowiedzi są przechowywane maksymalnie 30 dni w Redis.
Czas trwania: kandydat do następnego przebiegu; poprzedni stan do następnego udanego zatwierdzenia lub do usunięcia Witryny – nie ma on odrębnego terminu.

L. Copilot dokumentacji

Przedmiot: projekt brakującej strony dokumentacji na podstawie istniejących fragmentów i redakcyjnego pytania Klienta.
Charakter: projekt powstaje w odpowiedzi przesyłanej do konta i istnieje wyłącznie w przeglądarce Klienta; Usługodawca go nie przechowuje i niczego nie publikuje.
Kategorie danych: publiczne fragmenty indeksu, pytanie Klienta.

M. Dane z API na żywo

Przedmiot: okno pokazuje aktualną wartość (na przykład dostępność lub godziny otwarcia) z publicznego źródła danych Klienta.
Charakter: serwer Usługodawcy pobiera dane z maksymalnie dwóch na stałe zapisanych publicznych punktów końcowych HTTPS-JSON na hostach z wykazanymi prawami, przy każdym wywołaniu maksymalnie 2 sekundy i 64 KiB, bez danych dostępowych i bez parametrów.
Kategorie danych: punkt końcowy widzi wyłącznie techniczne wywołanie serwera; pytanie, adres IP ani identyfikator odwiedzającego nie są przekazywane. Wartość trafia do okna wraz z czasem pobrania i nie jest przechowywana w pamięci podręcznej.

N. Skuteczność i porównanie A/B

Przedmiot: Klient widzi, czy odpowiedzi są zgłaszane jako „rozwiązane” lub „nierozwiązane” i czy osiągane są własne cele; opcjonalnie w porównaniu dwóch wariantów prezentacji.
Warunek: włączenie (opt-in) przez Klienta; w trybie zgody obowiązują te same zasady co dla okna; wycofanie zgody uniemożliwia dalsze zgłoszenia.
Charakter i kategorie danych: losowy identyfikator odpowiedzi, grupa porównawcza, Witryna, czas wygaśnięcia i wartość kontrolna konfiguracji w podpisanym tokenie, który jest ważny maksymalnie 24 godziny i w przeglądarce znajduje się wyłącznie w pamięci operacyjnej. Brak pytań, odpowiedzi, adresów stron, plików cookie i profili.
Czas trwania: identyfikatory służące wykluczaniu podwójnych zgłoszeń i sumy dzienne maksymalnie 30 dni w Redis; raport w koncie pokazuje wyłącznie sumy dla każdej grupy.

O. Diagnoza odpowiedzi i porównanie odpowiedzi

Przedmiot: Klient może sprawdzić, jak powstaje odpowiedź na jego własne pytanie, lub porównać odpowiedzi aktywnego i nowego indeksu.
Charakter: prywatne zadania w koncie; wyniki wyłącznie w pamięci operacyjnej, maksymalnie 15 minut po zakończeniu, bez zapisywania w bazie danych, Redis ani logach. Usunięcie Witryny kończy trwające zadania.
Kategorie danych: pytania Klienta, fragmenty indeksu, wygenerowane odpowiedzi.

P. Glosariusz wyszukiwania, ważność i priorytet źródeł, szablony dla agencji

Przedmiot: synonimy dla każdego języka, okresy ważności i priorytet źródeł, szablony wyglądu i sposobu udzielania odpowiedzi w ramach przestrzeni roboczej.
Kategorie danych: wyłącznie konfiguracja Klienta; szablony nie przenoszą uprawnień, tokenów ani połączeń.
Czas trwania: do czasu zmiany lub usunięcia Witryny.

Q. Chronione obszary wiedzy (przygotowane do późniejszego udostępnienia)

Stan: technicznie przygotowane; obecnie nie jest podłączony żaden dostawca usług logowania i nie działa żaden obszar chroniony. Przed udostępnieniem niniejszy załącznik zostanie uzupełniony.
Przedmiot: odpowiedzi oparte na treściach niepublicznych wyłącznie dla użytkowników, którym Klient nadał uprawnienia.
Charakter: strona internetowa Klienta przekazuje token dostępu jego dostawcy usług logowania. Usługa weryfikuje lokalnie podpis, okres ważności, wystawcę, odbiorcę i grupy za pomocą na stałe zapisanych kluczy publicznych, bez odpytywania dostawcy. Dane zawarte w tokenie nie są przechowywane ani przekazywane modelowi językowemu; model otrzymuje wyłącznie dozwolone fragmenty i pytanie. Odpowiedzi z obszarów chronionych nie są przechowywane ani w pamięci podręcznej, ani w przeglądarce.
Polecenie: Klient przekazuje treści niepubliczne wyłącznie za pośrednictwem obszarów chronionych i samodzielnie nadaje uprawnienia (pkt 5). Zasobu, który raz został objęty ochroną, nie można ponownie udostępnić publicznie.
Kategorie danych i czas trwania: treści chronione jak w sekcji C; obowiązują terminy dotyczące indeksu.

R. Witryny z reactive.chat

Przedmiot: odpowiedzi tego samego rodzaju dla klientów reactive.chat, oparte na ich bazie wiedzy.
Charakter i kategorie danych: pytanie i język; na potrzeby przekazania do czatu dodatkowo adres odwiedzającego i identyfikator, który nadaje już widżet czatu reactive.chat. Gdy opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest wyłączona, dochodzi podpisana historia z pytaniem, odpowiedzią i maksymalnie trzema źródłami, ważna 24 godziny i przechowywana wyłącznie w przeglądarce odwiedzającego; dopiero gdy odwiedzający wyśle pytanie uzupełniające w czacie, zostaje ona przekazana do reactive.chat i zapisana tam jako początek rozmowy; jeżeli odwiedzający usunął swoje dane w reactive.chat lub historii nie można już wykorzystać, pytanie uzupełniające rozpoczyna nową rozmowę bez tej historii. Gdy opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest włączona, nie ma podpisanej historii: reactive.chat prowadzi już pytanie wyszukiwania i odpowiedź jako rozmowę według swoich zasad, a pytanie uzupełniające ją kontynuuje. Przechowywane jest wyłącznie to, co przewidują ustawienia w reactive.chat.
Podstawa: umowy z reactive.chat (pkt 3.5).

Terminy w skrócie

Pytania i odpowiedzi w ustawieniach domyślnych: brak przechowywania.
Pamięć podręczna odpowiedzi (tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”): 24 godziny.
Przeglądarka (tylko przy włączonej opcji „Zezwól na pamięć odpowiedzi”): ustawienia 5 minut; odpowiedzi tylko dla Witryn z reactive.chat, 10 minut.
Liczniki bez treści: 7 dni.
Ochrona przed nadużyciami: skrót (hash) 2 minuty.
Log dostępu serwera WWW: 7 dni.
Dane miesięczne dla każdej Witryny: 400 dni.
Analiza pytań: 90 dni, w raporcie wyłącznie grupy liczące co najmniej dwa pytania.
Raporty z testów i raporty z zatwierdzania: maksymalnie 30 dni.
Skuteczność i A/B: sumy dzienne maksymalnie 30 dni, tokeny maksymalnie 24 godziny.
Diagnoza odpowiedzi: maksymalnie 15 minut po zakończeniu, wyłącznie w pamięci operacyjnej.
Indeks, kopie i ustawienia: do usunięcia Witryny, a następnie w ciągu 24 godzin.
Własne kopie zapasowe na serwerze: 30 dni.
Niezaszyfrowana pełna kopia na nośniku USB przy serwerze: najwyżej 8 dni.
Zewnętrzne szyfrowane kopie: kopie dzienne 7 dni, kopie tygodniowe 364 dni.

Załącznik 2 – Środki techniczne i organizacyjne

Zob. Środki techniczne i organizacyjne. Stanowią one integralną część niniejszej umowy w ich każdorazowo opublikowanej wersji.

Załącznik 3 – Dalsze podmioty przetwarzające

Zob. Dalsze podmioty przetwarzające. Zmiany tej listy podlegają pkt 8.2.

Powiązane dokumenty: Polityka prywatności, Wzór klauzuli do polityki prywatności, Ocena skutków dla ochrony danych, Akt o sztucznej inteligencji.

Wersja 1.0 – stan na 18.10.2026

Jak możemy pomóc?