Wszystko, o co zapyta Twój dział prawny

Zanim wdrożysz Answely na swojej stronie internetowej, Twój dział prawny będzie chciał wiedzieć, kto przetwarza dane Twoich odwiedzających, gdzie, jak długo i na jakiej podstawie. Odpowiedzi znajdują się w poniższych dokumentach. Są publiczne i żaden nie wymaga logowania. Przekaż dalej tę stronę; weryfikacja może zacząć się od razu.

1. Dokumenty

Języki. Wszystkie dokumenty są dostępne w języku angielskim, niemieckim i polskim. W przypadku Regulaminu, umowy powierzenia i wszystkich innych dokumentów umownych wiążąca jest wersja angielska; wersja niemiecka i polska są tłumaczeniami o charakterze informacyjnym. Nie dotyczy to konsumentów: dla nich rozstrzygająca jest wersja w języku, w którym zawarto umowę (pkt 32.10 Regulaminu).

2. Jak zawierana jest umowa powierzenia

Nie ma formularza do wydrukowania, podpisania i odesłania. Umowa powierzenia przetwarzania danych zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu przy rejestracji (pkt 3.1 i 4 Regulaminu, pkt 1 umowy powierzenia). Kto potrzebuje podpisanej wersji PDF do własnej dokumentacji, otrzyma ją na żądanie.

Akceptacja jest rejestrowana w taki sposób, aby można ją było później udowodnić:

• Dokładna wersja. Zapisujemy jednokrotnie treść każdego zaakceptowanego dokumentu oraz skrót SHA-256 tej treści, a nie tylko datę. Nawet po latach można wykazać, który tekst obowiązywał.
• Kiedy i skąd. Moment, adres IP, identyfikator przeglądarki i wyświetlona wersja językowa w chwili akceptacji przy rejestracji. Gdy konsument przed płatnością żąda natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia, zapisujemy w ten sam sposób wyświetloną wersję pouczenia o prawie odstąpienia od umowy i treść pola wyboru wraz z momentem, adresem IP, identyfikatorem przeglądarki i wersją językową.
• W jaki sposób. Rejestracja lub, w przypadku konsumentów, żądanie natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia przed każdą płatnością.
• Powiązanie z kontem. Rejestracja i dowód akceptacji są zapisywane w jednym kroku; konto bez dowodu akceptacji nie może powstać.

Po usunięciu konta dowód akceptacji jest usuwany, gdy od danej akceptacji minęły 4 lata, czyli najpóźniej 4 lata po usunięciu konta. Dopóki konto istnieje, stanowi część eksportu danych w koncie.

Przy rejestracji odnotowujemy wersje Regulaminu, umowy powierzenia i Polityki prywatności; zdanie przy polu wyboru wymienia wszystkie trzy dokumenty. Dzięki temu udokumentowane jest także, która treść umowy powierzenia obowiązywała. Kto dołącza do przestrzeni roboczej na podstawie zaproszenia i nie ma jeszcze konta, rejestruje się i wyraża przy tym zgodę w ten sam sposób; kto ma już konto, wyraził zgodę przy jego rejestracji.

3. Co dzieje się w przypadku zmiany

• Regulamin i umowa powierzenia. Zmieniamy je z zachowaniem terminu co najmniej 30 dni i informujemy o zmianie e-mailem na adres konta. Jeżeli nie zgadzasz się na zmieniony Regulamin, możesz przed wejściem zmiany w życie wnieść sprzeciw w formie dokumentowej. Umowa obowiązuje wówczas na dotychczasowych warunkach do końca bieżącego okresu rozliczeniowego i wtedy wygasa; w planie Free wygasa z chwilą wejścia zmiany w życie (pkt 27 Regulaminu, dla konsumentów pkt 32.6). Dla umowy powierzenia obowiązuje jej pkt 14. Zmiany wymagane przez prawo mogą wejść w życie w krótszym terminie, zmiany wyłącznie korzystne bez zapowiedzi.
• Dalsze podmioty przetwarzające. O dodaniu lub zastąpieniu informujemy co najmniej 30 dni wcześniej. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z ochroną danych i, jeżeli nie znajdziemy rozwiązania, wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień zmiany (pkt 8.2 umowy powierzenia).
• Dostawcy AI. Kolejny dostawca AI wchodzi w grę tylko wtedy, gdy przetwarza dane w UE, nie trenuje na nich modeli i nie przechowuje ich poza zakresem przetwarzania; również w tym przypadku obowiązuje zapowiedź co najmniej 30 dni wcześniej.
• Ceny. Obowiązują opłaty wyświetlone w chwili zamówienia (pkt 9.1 Regulaminu). Podwyższenie opłaty w trwającej subskrypcji zapowiadamy e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; nigdy nie dotyczy ono już opłaconego okresu, a do chwili jego wejścia w życie możesz wypowiedzieć subskrypcję ze skutkiem na koniec bieżącego okresu (pkt 9.13).
• Wersje. Każdy dokument zawiera na końcu numer wersji i stan na dzień.

Komunikatu w koncie, wyświetlającego zmianę do czasu zapoznania się z nią, ani ponownego rejestrowania zapoznania się, jak przy rejestracji, nie ma; informacja jest przekazywana e-mailem.

4. Gdzie faktycznie znajdują się dane

Answely działa na własnym sprzęcie w Łodzi w Polsce. Między Tobą a nami nie ma dostawcy hostingu, a AI działa wyłącznie na serwerach w UE, które sami utrzymujemy. Do USA trafiają tylko dwa strumienie danych: dane rozliczeniowe klientów za pośrednictwem Stripe oraz e-maile za pośrednictwem Namecheap. Pytania i odpowiedzi z okienka odpowiedzi opuszczają UE tylko w jednym przypadku: jako zamaskowane grupy w raporcie luk w wiedzy, jeżeli go włączysz.

Szczegóły wraz z gwarancjami i stanem każdej umowy podaje lista dalszych podmiotów przetwarzających. Wskazuje ona również, co pozostaje otwarte. Listy zawierającej wyłącznie dobre wiadomości nikt by nie sprawdził.

5. Twoi odwiedzający, Twoja odpowiedzialność

W odniesieniu do pytań, które odwiedzający wpisują w okienku odpowiedzi na Twojej stronie internetowej, Ty jesteś administratorem, a my Twoim podmiotem przetwarzającym. Wynika z tego dla Ciebie:

• Informacja. Wymieniasz okienko odpowiedzi w swojej polityce prywatności; wzór klauzuli zawiera gotowe akapity.
• Podstawa prawna i zgoda. To Ty określasz podstawę prawną. Jeżeli prawo właściwe dla Twojej strony internetowej wymaga zgody, korzystasz z trybu zgody i umieszczasz zmieniony kod osadzenia z data-consent="required"; wówczas okienko wcześniej nie wysyła żadnego zapytania. Jeżeli włączysz tryb tylko w koncie, okienko wcześniej pobiera jeszcze swoje ustawienia.
• Twoje treści. Odpowiedzi powstają wyłącznie na podstawie Twoich treści. Wyklucz podstrony, na temat których nie powinny być udzielane odpowiedzi, i wprowadzaj przez interfejs push tylko treści, na temat których wolno udzielać publicznych odpowiedzi.
• Ustawienia są poleceniami. O tym, czy odpowiedzi są buforowane, czy działa analiza pytań i które funkcje dodatkowe są aktywne, decydujesz w koncie. Dla nowych stron internetowych opcja „Zezwól na pamięć odpowiedzi” jest wyłączona.
• Żądania odwiedzających. Jeżeli otrzymamy żądania Twoich odwiedzających, przekazujemy je Tobie i udzielamy Ci wsparcia. Ponieważ w ustawieniu domyślnym nic nie jest zapisywane, zazwyczaj nie ma czego przypisać do poszczególnych odwiedzających.
• Oznaczanie treści AI. Informacji, że odpowiedzi są generowane przez AI, nie można wyłączyć. Nie wolno Ci jej zasłaniać.

6. Pytania i luki

Jeżeli Twój dział prawny znajdzie lukę lub sprzeczność, daj nam znać: support@answely.com. Otwarte kwestie oceny skutków są wskazane w samym dokumencie, a niniejszy przegląd jest na bieżąco aktualizowany.

Usługodawca: LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska.

Wersja 1.0 – stan na 18.10.2026