Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Answely ergänzt die Suche auf Websites um eine kurze, KI-generierte Antwort mit Links zu den Seiten, auf denen sie beruht. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei und rund um den Dienst verarbeitet werden, wozu, auf welcher Grundlage, wie lange, wer sie außer uns zu sehen bekommt und welche Rechte Sie haben. Sie beschreibt auch, was wir nicht tun und wo die Grenzen dessen liegen, was wir zusagen können.

1.1 Verantwortlicher

• LW IT Solutions Company Lukas Wójcik
• al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301
• 90-437 Łódź, Polen
• USt-IdNr. PL7252266190, eingetragen im polnischen Gewerberegister CEIDG
• E-Mail für Datenschutzanfragen und Support: support@answely.com

Answely ist ein Dienst von LW IT Solutions Company Lukas Wójcik („wir“, „uns“), einem Einzelunternehmen nach polnischem Recht. Derselbe Rechtsträger betreibt auch reactive.chat, MousePlayer, consented.eu und Stats4U; wo diese Dienste in Answely hineinspielen, steht es unten ausdrücklich.

1.2 Zwei Rollen, drei Teile

Wir verarbeiten Daten in zwei verschiedenen Rollen – als Verantwortlicher und als Auftragsverarbeiter. Diese Erklärung hält sie bewusst auseinander und gliedert sich dafür in drei Teile:

Teil	Was	Unsere Rolle	Ihr Ansprechpartner
A	die Website answely.com samt Schnellcheck, Entwicklerdokumentation und Supportformular	Verantwortlicher	wir
B	das Kundenkonto: Registrierung, Websites, Index, Arbeitsbereiche, Abrechnung	Verantwortlicher (für die Inhalte der Kundenwebsites im Index: Auftragsverarbeiter)	wir
C	die Antwortbox auf den Websites unserer Kunden	Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO	der Kunde, auf dessen Website Sie fragen

Stellen Sie auf der Website eines Unternehmens eine Frage in einer Antwortbox von Answely, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche. Wir arbeiten dort nach seinen Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Teil C erklärt trotzdem genau, was technisch geschieht, weil Sie es wissen sollten, ganz gleich, wer rechtlich zuständig ist.

1.3 Grundsätze, die überall gelten

• Eigene Hardware. Answely läuft nicht bei einem Hosting-Anbieter, sondern auf Servern, die wir selbst in Łódź, Polen, betreiben (Abschnitt 2).
• KI nur bei uns und nur in der EU. Die KI-Verarbeitung von Answely – Sprachmodell, Einbettung und Neuordnung der Treffer – läuft ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union, derzeit ausschließlich auf unseren eigenen KI-Rechnern in Łódź. Kein externer KI-Dienst sieht Fragen, Antworten oder Inhalte der Kundenwebsites.
• Kein Training. Weder Inhalte der Websites unserer Kunden noch Fragen noch Antworten werden zum Training oder zur Feinabstimmung von Modellen verwendet. Dafür gibt es im Code keinen Weg.
• Keine Werbung, kein Verkauf. Wir verkaufen, vermieten oder tauschen keine Daten, bilden keine Werbeprofile und binden auf answely.com keine Werbe- oder Analysedienste Dritter ein.

2. Wo Answely läuft

2.1 Eigene Server in Łódź

Webserver, Konto-Anwendung, Antwort-Dienst, Datenbanken und Zwischenspeicher laufen auf einem eigenen Server in Łódź hinter unserem eigenen Router. Sprachmodell und Einbettungsmodell sind unsere eigene KI, die wir selbst auf eigener Hardware betreiben (selbst gehostet): Sie laufen auf eigenen Servern im selben internen Netz am selben Ort, die wir auch für andere eigene Dienste nutzen; Answely übergibt ihnen nur Text. Die Antworten erzeugen zwei dieser Rechner; ist einer ausgelastet oder fällt er aus, übernimmt der andere. Ein weiterer eigener Rechner formuliert keine Antworten, sondern übernimmt Arbeiten im Hintergrund wie die Einbettungen bei Indexläufen und die nächtliche Gruppierung. Die KI-Rechner werden vom Server nie angerufen: Sie holen Aufträge über eine signierte Verbindung ab und liefern das Ergebnis zurück. Sie haben keinen von außen erreichbaren Zugang. Ein Modell zur Neuordnung der Treffer ist vorbereitet, derzeit aber abgeschaltet.

Weil wir die Hardware selbst betreiben, gibt es für den Betrieb keinen Hosting-Anbieter als Unterauftragsverarbeiter. Die Kehrseite nennen wir auch: Datenbanken und Zwischenspeicher sind auf dem Server derzeit nicht im Ruhezustand verschlüsselt. Geschützt sind sie durch die physische Sicherung des Standorts, Zugangsbeschränkungen und die Maßnahmen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

2.2 Datenbanken und Netz

Answely nutzt zwei Datenbanken (Konto-Anwendung und Antwort-Dienst) und einen Zwischenspeicher mit eigenem Zugang und getrennten Bereichen je Umgebung. Datenbank und Zwischenspeicher sind nur vom Server selbst aus erreichbar. Jede Verbindung zu answely.com, api.answely.com und cdn.answely.com ist mit TLS verschlüsselt; die Zertifikate stellt Let's Encrypt aus, das dafür nur die Domainnamen erfährt.

2.3 Ausgelagerte Sicherungskopie

Jede Nacht wird eine Kopie aller Datenbanken des Servers und der Anwendungsdateien (dazu gehören auch die Firmenlogos aus Teil B) auf dem eigenen Server verschlüsselt – einschließlich der Datei- und Verzeichnisnamen – und dann in einen nicht öffentlichen Speicherbereich bei Google Cloud Storage in Warschau (Region europe-central2) übertragen. Den Schlüssel hat nur der Betreiber; Google erhält ihn nicht und sieht nur verschlüsselte Blöcke. Was das für die Löschung Ihrer Daten bedeutet, steht offen in Abschnitt 9.

3. Teil A – Die Website answely.com

3.1 Zugriffsprotokoll des Webservers

Bei jedem Abruf von answely.com, api.answely.com und cdn.answely.com protokolliert unser Webserver eine Zeile: die gekürzte IP-Adresse (IPv4 ohne das letzte Oktett, IPv6 auf die ersten 48 Bit gekürzt), Zeitpunkt, Methode und Pfad der Anfrage ohne Parameter, Statuscode, Größe und Dauer der Antwort sowie den aufgerufenen Host. Browser, Betriebssystem und verweisende Seite stehen nicht darin, Fragen und Antworten der Antwortbox ebenfalls nicht. Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb des Dienstes, insbesondere das Erkennen von Angriffen und Fehlern.

3.2 Seitenstatistik ohne Cookies

Für eine eigene Seitenstatistik speichert die Anwendung je Seitenaufruf: die gekürzte IP-Adresse (IPv4 ohne das letzte Oktett, IPv6 auf die ersten 48 Bit gekürzt), das Land, das vor dem Kürzen aus der Adresse abgeleitet wird, die aufgerufene Adresse einschließlich etwaiger Parameter, die verweisende Seite, die Browserkennung (User-Agent) und die daraus abgeleiteten Angaben Browser, Gerätetyp und Betriebssystem sowie die Sprache, bei angemeldeten Kunden die Kontonummer. Das Land bestimmen wir mit einer Datenbankdatei auf unserem eigenen Server, nicht über einen fremden Dienst. Die vollständige IP-Adresse wird nicht gespeichert und im Verwaltungsbereich nicht angezeigt. Für die Seitenstatistik werden keine Cookies gesetzt und keine Dienste Dritter eingebunden. Die Einträge werden nach 60 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, zu verstehen, welche Seiten genutzt werden, und Missbrauch zu erkennen.

3.3 Cookies, Speicher im Browser und Einwilligungsbanner

answely.com setzt selbst nur technisch notwendige Cookies:

Name	Zweck	Dauer	Rechtsgrundlage
bpid	hält Ihre Anmeldung, schützt Formulare gegen Fälschung (CSRF) und ordnet ein Ergebnis des Schnellchecks (3.4) Ihrem Browser zu	bis zum Schließen des Browsers bzw. zur Abmeldung	technisch erforderlich
bp_remember	nur wenn Sie bei der Anmeldung „angemeldet bleiben“ wählen: Wiedererkennung Ihrer Anmeldung, höchstens 30 Tage	höchstens 30 Tage	technisch erforderlich, auf Ihren Wunsch
consented	speichert Ihre Entscheidung im Einwilligungsbanner	12 Monate	technisch erforderlich, um Ihre Entscheidung zu beachten

Für technisch notwendige Speicherungen auf Ihrem Gerät brauchen wir keine Einwilligung (Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie, umgesetzt in Polen im Telekommunikationsrecht, in Deutschland in § 25 Abs. 2 TDDDG). Die damit verbundene Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Konto) bzw. lit. f DSGVO (Sicherheit, Beachtung Ihrer Entscheidung). Der Formularschutz formconfirmed (3.7) setzt keine Cookies und legt nichts in Ihrem Browser ab.

Einwilligungsbanner. Auf answely.com wird ein Einwilligungsbanner von consented.eu geladen. consented.eu ist ein Dienst desselben Rechtsträgers und läuft auf derselben Infrastruktur in Łódź; ein Dritter ist nicht beteiligt. Ihr Browser baut dafür eine Verbindung zu consented.eu auf, wobei wie bei jedem Abruf Ihre IP-Adresse und Ihr Browser übermittelt werden. Ihre Entscheidung wird in Ihrem Browser als Cookie consented für 12 Monate abgelegt und zum Nachweis bei consented.eu protokolliert: mit einer zufälligen Kennung der Einwilligung, der gewählten Auswahl, der Fassung des Banners, dem Zeitpunkt, einem Hash der IP-Adresse, Sprache, Land und Region, Browserfamilie, ob ein Mobilgerät genutzt wurde, der Domain, einem Hash der Seitenadresse und der Zeit bis zur Entscheidung. Diese Nachweise werden nach der bei consented.eu eingestellten Frist von 36 Monaten gelöscht. Zur Prüfung der Domain setzt das Banner kurz ein Probe-Cookie __ce_probe und löscht es sofort wieder. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern.

Was das Banner auf answely.com freigibt: Derzeit lädt answely.com keine einwilligungspflichtigen Dienste – keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Skripte. Das Banner ist da, damit ein solcher Dienst, falls er je hinzukommt, erst nach Ihrer Einwilligung geladen wird; er würde dann hier genannt. Im Banner ist derzeit nur der Einwilligungsdienst selbst als technisch notwendig geführt.

3.4 Öffentlicher Website-Schnellcheck („Website prüfen“)

Unter „Website prüfen“ können Sie ohne Konto prüfen, wie Answely mit einer Website zurechtkäme. Der Schnellcheck ruft auf Ihren ausdrücklichen Auftrag höchstens drei öffentlich erreichbare HTML-Seiten der eingegebenen HTTPS-Website ab, dazu deren robots.txt und gegebenenfalls sitemap.xml. Er beachtet robots.txt und noindex; Bereiche mit Anmeldung, interne Netze und Adressen mit Zugangsdaten sind ausgeschlossen. Geben Sie eine Beispielfrage ein, beantwortet unser eigenes Sprachmodell in der EU sie aus dieser Stichprobe. Die Stichprobe, die Frage und die Antwort werden nicht dauerhaft als Index, Frageanalyse oder Antwort-Zwischenspeicher abgelegt; sie existieren nur im Arbeitsspeicher des Antwort-Dienstes. Das Ergebnis (geprüfte Adressen, Beispielantwort und Quellen) hält er nach Abschluss höchstens 2 Minuten bereit, damit Ihr Browser es abholen kann; abrufen kann es nur die Browsersitzung, die die Prüfung gestartet hat (über einen Zufallswert in Ihrer Sitzung, Cookie bpid, aus dem eine HMAC-Kennung gebildet wird). Für die Begrenzung wiederholter Prüfungen verwendet die Anwendung eine aus der IP-Adresse abgeleitete, nicht öffentlich ausgegebene HMAC-Kennung; die Begrenzungsdaten leben höchstens 2 Minuten. Die Zugriffsprotokolle und Seitenstatistik aus 3.1 und 3.2 bleiben bestehen.

Die geprüfte Website erfährt durch die Abrufe, dass unser Server ihre Seiten gelesen hat, nicht aber, wer den Auftrag gegeben hat. Geben Sie ausschließlich Adressen ein, deren Prüfung Sie verantworten können, und in die Beispielfrage keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ausführung Ihres Auftrags) bzw. lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch). Das Absenden des Schnellchecks prüft zusätzlich der Formularschutz formconfirmed (3.7).

3.5 Live-Demo in der Entwicklerdokumentation

In der Entwicklerdokumentation unter /docs können Sie Answely an einer eigenen öffentlichen Demonstrationsquelle ausprobieren. Dort sind wir selbst der Verantwortliche, technisch geschieht aber genau das, was Teil C beschreibt: Die Frage geht an den Antwort-Dienst, wird mit unserem eigenen Sprachmodell in der EU beantwortet und nicht gespeichert. Die Demo-Website ist so eingestellt, dass „Antwort-Cache erlauben“ und die Frageanalyse aus sind. Es bleiben nur die inhaltsfreien Zähler, der kurzlebige Hash zum Schutz vor Missbrauch und das Zugriffsprotokoll mit ihren Fristen aus Teil C. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vorführung des Dienstes auf Ihre Anfrage).

Dasselbe gilt für die Suche oben in der Navigation von answely.com: Dort beantwortet Answely selbst Ihre Fragen zu Answely aus den Seiten von answely.com, mit denselben Einstellungen. Ihre Frage wird nicht gespeichert, „Antwort-Cache erlauben“ und die Frageanalyse sind aus, und die Box legt nichts in Ihrem Browser ab.

3.6 Supportformular

Schreiben Sie uns über das Supportformular – ob mit oder ohne Konto –, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Anlass, Ihre Nachricht, die Seite, von der Sie geschrieben haben, die Sprache der Oberfläche, bei angemeldeten Kunden die Kontonummer sowie Ihre IP-Adresse, das daraus abgeleitete Land und die Browserkennung. Die vollständige IP-Adresse dient dazu, massenhafte oder missbräuchliche Zusendungen zu erkennen und zu begrenzen; das Formular nimmt je Adresse nur eine begrenzte Zahl von Nachrichten je Stunde an. Bei einer neuen Anfrage erhält der Betreiber über Telegram ein Signal, das aus einem festen Satz ohne jede Angabe aus Ihrer Nachricht besteht. Zusätzlich prüft der Formularschutz formconfirmed die Einsendung (3.7).

Wir bewahren Supportanfragen so lange auf, wie es für die Bearbeitung und für den Nachweis erforderlich ist, was gefragt und geantwortet wurde. Wir löschen eine Supportanfrage 1095 Tage nach der letzten Antwort darauf, eine unbeantwortete 1095 Tage nach ihrem Eingang; etwaige KI-Entwürfe dazu fallen mit ihr. Die Frist orientiert sich an der dreijährigen Verjährung von Ansprüchen aus der Geschäftstätigkeit (Art. 118 des polnischen Zivilgesetzbuchs). Für den Supportposteingang ist eine KI-Hilfe zum Übersetzen und für Antwortentwürfe vorbereitet, die ebenfalls auf unseren eigenen KI-Rechnern liefe; sie ist derzeit nicht eingeschaltet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie Kunde sind oder werden wollen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage, Schutz des Kanals).

3.7 Formularschutz ohne Captcha (formconfirmed)

Die Formulare für Anmeldung, Registrierung, „Passwort vergessen?“ und „Neues Passwort wählen“, das Supportformular (3.6) und der Schnellcheck (3.4) sind zusätzlich durch formconfirmed gegen automatisierte Einsendungen geschützt. formconfirmed ist ein Produkt von formexposed und gehört demselben Rechtsträger wie Answely; es läuft auf denselben eigenen Servern in Łódź (Polen, EU). Ein Dritter ist nicht beteiligt.

Das Skript dafür kommt von formconfirmed.com. Es wird nur auf Seiten geladen, die eines dieser Formulare enthalten, beim Supportformular erst, wenn Sie es öffnen. Es holt eine signierte Aufgabe, die an den Zweck des Formulars gebunden ist (etwa „Anmeldung“) und die Ihr Browser im Hintergrund löst (ein Rechennachweis), und legt das Ergebnis als einmal verwendbares Prüfzeichen in das Formular. Das Prüfzeichen enthält die Aufgabe, das Rechenergebnis, die Zeitpunkte, aus denen sich die Ausfüllzeit ergibt, und die Angabe, ob ein für Menschen unsichtbares Feld (eine Falle für Programme) ausgefüllt wurde, und einfache Signale des Browsers: ob er sich als automatisiert gesteuert meldet (webdriver) und ob es echte Eingaben wie Tastendrücke, Mausbewegungen oder Berührungen gab – ohne deren Inhalt. Beim Abruf übermittelt Ihr Browser an formconfirmed.com wie bei jedem Abruf Ihre IP-Adresse, die Browserkennung und die Adresse der Seite. Dazu kommen einfache Kennzahlen zum Tippen und Zeigen (Zahl der Tastendrücke, mittlerer Abstand und Gleichmäßigkeit der Anschläge, ob etwas eingefügt wurde, Zahl der Zeigerbewegungen) und die Zahl der Hinweise auf einen fernsteuerbaren Browser – keine Tasten, keine Inhalte, kein zeitlicher Verlauf. An Browserkennung und Kopfzeilen des Abrufs erkennt formconfirmed außerdem, ob die Aufgabe von einem Programm statt von einem Browser geholt wurde.

Beim Absenden legt answely.com formconfirmed das Prüfzeichen zusammen mit Ihrer IP-Adresse und dem Inhalt des unsichtbaren Fallenfelds zur Prüfung vor, dazu bei Registrierung, „Passwort vergessen?“ und Supportformular Ihre E-Mail-Adresse (bei der Anmeldung nicht), bei der Registrierung Ihren Vor- und Nachnamen und beim Supportformular den Text Ihrer Nachricht; Ihr Passwort und andere Angaben nie. Den Namen prüft formconfirmed nur im Arbeitsspeicher darauf, ob er wie eine zufällige Zeichenfolge aussieht, und speichert ihn nicht. An der E-Mail-Adresse prüft formconfirmed, ob ihre Domain zu einem Anbieter von Wegwerf-Adressen gehört und ob sie E-Mails empfangen kann (Abfrage des MX-Eintrags im DNS); den Nachrichtentext prüft ein Spam-Vorfilter (etwa auf Linksammlungen und typische Spam-Formulierungen), bei Bedarf ergänzt um ein Sprachmodell auf unseren eigenen KI-Rechnern in der EU, das Werbung, Linklisten oder Phishing erkennen soll; der Text wird dabei weder gespeichert noch zum Training verwendet, das Ergebnis fließt als Empfehlung in die Bewertung („markieren“ oder „sperren“) ein. Die Adresse selbst wird nie im Klartext gespeichert, nur das Ergebnis für ihre Domain höchstens 7 Tage in einem Zwischenspeicher; der Text selbst wird nur im Arbeitsspeicher geprüft und nicht gespeichert (zur Kampagnenerkennung unten). Zur Bewertung zieht formconfirmed außerdem heran, ob die Anfrage aus einem bekannten Rechenzentrumsnetz kommt, ob Aufgabe und Absendung aus demselben Netz kommen (die Aufgabe ist an den gekürzten Adressbereich gebunden, aus dem sie abgerufen wurde) und welchen Ruf dieser Adressbereich über mehrere mit formconfirmed geschützte Websites hinweg hat. Dafür bildet formconfirmed aus dem gekürzten Adressbereich (IPv4 ohne das letzte Oktett, IPv6 nur die ersten 48 Bit) einen Hashwert mit einem täglich wechselnden Schlüssel (ein Pseudonym); die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Diesen Hashwert hält es am Prüfergebnis höchstens eine Stunde, am verbrauchten Prüfzeichen etwa elf Minuten und im Zähler der abgerufenen Aufgaben etwa eine Stunde; die Prüfergebnisse selbst (Ergebnis, Punktzahl, Gründe, Domain) bleiben ohne Hashwert 30 Tage. Das Protokoll des Webservers von formconfirmed.com hält wie bei jedem Abruf die vollständige IP-Adresse und die Browserkennung 14 Tage fest. Der Formularschutz setzt keine Cookies, legt nichts in Ihrem Browser ab und bildet keinen Fingerabdruck Ihres Geräts. Ob die IP-Adresse auf der öffentlichen Liste Spamhaus DROP krimineller Netze steht, prüft formconfirmed lokal; an Spamhaus wird nichts übermittelt.

Kampagnenerkennung: Um Spam-Wellen zu erkennen, die an viele Websites gehen, bildet formconfirmed aus dem Text Ihrer Nachricht, Ihrer E-Mail-Adresse und den Domains von Links darin Fingerabdrücke (Hashwerte mit geheimem Schlüssel), die sich nicht in das Original zurückverwandeln lassen, und gleicht sie 30 Tage lang über alle Websites ab, die formconfirmed nutzen. Text, Adresse und IP-Adresse selbst sind nicht Teil davon; sehr kurze Texte bekommen keinen Fingerabdruck des Textes. Kommt dieselbe oder eine fast gleiche Nachricht, dieselbe Adresse oder dieselbe Link-Domain gehäuft auf anderen Websites an oder wurde sie dort als Spam gemeldet, kann das Ergebnis „markieren“ oder „sperren“ lauten. Für diesen websiteübergreifenden Abgleich ist der Betreiber von formconfirmed selbst verantwortlich – derselbe Rechtsträger wie Answely. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist die gemeinsame Abwehr von Spam über viele Websites hinweg. Sie können dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO), etwa an support@answely.com.

Lautet das Ergebnis „sperren“, wird die Einsendung abgelehnt. Lautet es „markieren“ – etwa weil die Anfrage aus einem Rechenzentrum oder einem automatisierten Browser kommt, die E-Mail-Adresse von einem Wegwerf-Anbieter stammt oder das Formular ungewöhnlich schnell abgeschickt wurde –, wird sie in diesen Formularen zunächst nicht angenommen: Im Formular erscheint ein Knopf, mit dem Sie bestätigen, dass Sie selbst absenden. Erst nach diesem Klick holt Ihr Browser eine etwas aufwendigere Aufgabe, und die Einsendung wird erneut geprüft; angenommen wird sie nur, wenn das Ergebnis dann „zulassen“ lautet, sonst wird sie abgelehnt. Sie können es erneut versuchen oder uns an support@answely.com schreiben. Ist formconfirmed nicht erreichbar, meldet Ihr Browser, dass er formconfirmed nicht erreicht, oder lässt sich das Prüfzeichen nicht eindeutig bestätigen, wird die Einsendung nicht still zugelassen. Bei einer solchen Störung bitten wir Sie, das Formular noch einmal abzusenden; nur dann prüft ersatzweise Google reCAPTCHA (3.8). Besteht auch diese Prüfung nicht mit hoher Sicherheit, wird die Einsendung abgelehnt; Sie können es später erneut versuchen oder uns an support@answely.com schreiben. Eine abgelehnte oder markierte Einsendung steht ohne Prüfzeichen und ohne IP-Adresse im Fehlerprotokoll von Answely (4.2).

Unabhängig von formconfirmed begrenzt Answely beim Formular „Passwort vergessen?“ selbst, wie viele Rücksetzlinks an eine Adresse gehen (höchstens 3 je Stunde und 10 je Tag); gezählt wird unter einem pseudonymen Schlüssel (HMAC) ohne die Adresse im Klartext, der mit dem Ende des Zeitfensters gelöscht wird. Damit ein doppelt abgeschicktes Formular keinen zweiten Link auslöst, speichert Answely zu jeder Absendung einen Beleg: einen Hashwert aus Formularzweck, Sitzungsmerkmal, einer zufälligen Vorgangsnummer und der E-Mail-Adresse, dazu Zustand und Zeitpunkt; die Adresse selbst steht nicht darin. Belege werden nach 7 Tagen gelöscht. Zu einem bestätigten Prüfzeichen vermerkt Answely außerdem die Kennung der Prüfung, die formconfirmed vergibt, und – wenn daraufhin eine E-Mail entsteht – die Verknüpfung mit dieser Mail. Daraus kann formconfirmed signiert gemeldet werden, ob der zugelassene Vorgang ausgeführt wurde (angenommen, E-Mail eingereiht, vom Mailserver angenommen, fehlgeschlagen) – nur Kennung und Zustand, keine Adresse und kein Inhalt. Diese Zustandsangaben werden nach 30 Tagen gelöscht. Zu einer angenommenen Registrierung oder Supportanfrage hält Answely außerdem die Kennung der Prüfung 30 Tage fest. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse oder beantworten wir Ihre Anfrage, melden wir formconfirmed unter dieser Kennung „kein Spam“; löschen wir eine Anfrage als Spam, melden wir „Spam“ – ohne Adresse, Namen oder Inhalt. formconfirmed nutzt diese Rückmeldungen, um die Bewertung für unsere Formulare zu verbessern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten, des Supportkanals und des Schnellchecks vor automatisierten Einsendungen. Im Browser verarbeitet der Formularschutz nur, was für das Absenden des benutzten Formulars unbedingt erforderlich ist (Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie, in Deutschland § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); er wird deshalb nicht über das Einwilligungsbanner (3.3) gesteuert. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

3.8 Ersatzprüfung bei einer Störung des Formularschutzes (Google reCAPTCHA)

Nur wenn formconfirmed gestört ist (3.7), setzt Answely beim nächsten Absenden dieses einen Formulars Google reCAPTCHA v3 ein, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Normalbetrieb wird reCAPTCHA weder geladen noch Google angefragt.

Im Störungsfall lädt Ihr Browser ein Skript von www.google.com bzw. www.gstatic.com. reCAPTCHA wertet dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite und Ihr Verhalten auf der Seite aus und kann dafür Cookies oder vergleichbare Techniken einsetzen. Answely erhält von Google nur eine Bewertung zwischen 0 und 1 und lässt die Einsendung ausschließlich bei einem hohen Wert (mindestens 0,7) zu. Das Ergebnis steht ohne Prüfzeichen und ohne IP-Adresse im Fehlerprotokoll von Answely (4.2). Google verarbeitet die Daten nach seinen eigenen Bestimmungen auch für eigene Zwecke und ist dafür selbst verantwortlich; Google kann Daten an Google LLC in den USA übermitteln (8). Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy, Nutzungsbedingungen: https://policies.google.com/terms.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Anmeldung, Registrierung, Passwortformulare, Supportformular und Schnellcheck auch während einer Störung unseres eigenen Formularschutzes vor automatisierten Einsendungen zu schützen, statt sie für alle zu sperren. Der Zugriff auf Ihr Gerät dient allein dem Absenden des Formulars, das Sie gerade nutzen (Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie, in Deutschland § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Teil B – Das Kundenkonto

4.1 Registrierung und Konto

Für das Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, ob Sie als Unternehmen oder als Privatperson buchen, Ihr Land, bei Unternehmen Firma und Anschrift, USt-IdNr. (soweit angegeben) und auf Wunsch ein Firmenlogo, Sprache und Einstellungen sowie das Passwort ausschließlich als Hash. Mit der Registrierung halten wir fest, welcher Fassung der Nutzungsbedingungen einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags und dieser Erklärung Sie zugestimmt haben (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für den Zustimmungsnachweis Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO. Das Registrierungsformular prüft zusätzlich der Formularschutz formconfirmed (3.7).

Ein hochgeladenes Firmenlogo wird geprüft, als PNG neu kodiert und verkleinert. Dabei fallen Metadaten wie EXIF-Angaben mit Aufnahmeort weg. Es liegt außerhalb des öffentlichen Verzeichnisses der Anwendung und erscheint im Konto und im Kopf des Wissenslücken-Berichts (4.4).

4.2 Anmeldung, Sitzungen und Sicherheit

Je Anmeldung speichern wir eine Sitzung mit IP-Adresse, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, damit Sie unter „Einstellungen“ sehen (Land, Browser und Betriebssystem – nicht die Adresse) und beenden können, wo Sie angemeldet sind. Am Konto selbst halten wir Zeitpunkt und IP-Adresse der letzten Anmeldung fest. Beendete Sitzungen löschen wir 30 Tage nach ihrem Ende, nicht mehr genutzte 30 Tage nach ihrer letzten Nutzung. Fehlgeschlagene und erfolgreiche Anmeldeversuche speichern wir 7 Tage, um Angriffe auf Passwörter zu erkennen. Ebenso speichern wir jeden Registrierungsversuch 7 Tage mit der IP-Adresse, ohne E-Mail-Adresse, um massenhafte Registrierungen zu begrenzen. Zusätzlich begrenzt die Anwendung Anmelde- und Zwei-Faktor-Versuche je Konto und je IP-Adresse unter pseudonymisierten Schlüsseln (HMAC), ohne E-Mail- oder IP-Adresse im Klartext; diese Einträge werden nach Ablauf ihres Zeitfensters (Vorgabe 15 Minuten) gelöscht. Für unsere eigenen Administratorkonten ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht. Die Formulare „Passwort vergessen?“ und „Neues Passwort wählen“ sowie die Anmeldung prüft zusätzlich der Formularschutz formconfirmed (3.7).

Wichtige Vorgänge im Konto (etwa Anmeldung, Änderung von Einstellungen, Löschungen) stehen im Prüfprotokoll mit IP-Adresse, es wird nach 365 Tagen gelöscht.

Technische Fehler stehen im Fehlerprotokoll, das nach 90 Tagen gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4.3 Arbeitsbereiche, Mitglieder und Rollen

Websites gehören zu Arbeitsbereichen. Sie können weitere Personen per E-Mail einladen; offene Einladungen verfallen. Mitglieder sehen je nach Rolle die Websites, Einstellungen, Berichte und Abrechnungsangaben des Arbeitsbereichs, ihre eigenen Kontodaten aber nur selbst. Wer einlädt, gibt die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person an uns weiter und sollte sie darüber informieren. Agenturvorlagen übertragen freigegebene Gestaltungs- und Antwortfelder sowie das Suchglossar zwischen Websites desselben Arbeitsbereichs, nie Zugangsdaten, Rechte oder Schnittstellenanschlüsse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für eingeladene Personen lit. f DSGVO.

4.4 E-Mails

Transaktions-E-Mails (Bestätigung der Adresse, Passwort zurücksetzen, Änderung der E-Mail-Adresse, Einladungen, Übergabe eines Arbeitsbereichs, Kontingentwarnungen, Zahlungsausfall, Vertrags- und Widerrufsbestätigung für Verbraucher, Eingangsbestätigung und Antworten auf Supportanfragen, Löschbestätigung) versenden wir über Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA). Über denselben Anbieter empfangen wir E-Mails an Adressen unter @answely.com, etwa an support@answely.com; dort liegen Ihre Nachricht und unsere Antwort. Weil Namecheap in den USA sitzt, ist das eine Übermittlung in ein Drittland (Abschnitt 8). Eine Kopie jeder Mail liegt höchstens 30 Tage in unserem Postausgang, damit eine gescheiterte Zustellung wiederholt werden kann. Weil darin Bestätigungs- und Rücksetzlinks stehen, ist diese Frist bewusst kurz.

Den Wissenslücken-Bericht erhalten Sie nur, wenn Sie ihn für eine Website einschalten (ab Tarif Pro, nur bei laufender Frageanalyse): einmal im Monat eine Mail an den Eigentümer des Arbeitsbereichs mit den häufigsten Fragegruppen und den Gruppen ohne belegte Antwort aus dem Vormonat, in der Form, die auch das Konto zeigt (Gruppen ähnlicher, maskierter Fragen), mit Ihrem Firmenlogo im Kopf. Jede Mail enthält einen Link zum Abbestellen ohne Anmeldung. Auch dieser Bericht geht über Namecheap Private Email; die maskierten Gruppentexte darin verlassen damit die EU (Abschnitt 8).

4.5 Websites, Domain-Nachweis und Index

Für jede Website, die Sie anlegen, speichern wir Domain, weitere Hosts, Gestaltung und Einstellungen der Antwortbox. Den Nachweis, dass Ihnen die Domain gehört, prüfen wir durch Abruf Ihrer Startseite, eines DNS-Eintrags oder einer Datei unter /.well-known/answely.txt – erst danach rufen wir Ihre Website ab. Für den Index lesen wir ausschließlich öffentlich erreichbare Seiten Ihrer Website, nie Bereiche hinter einer Anmeldung, und beachten robots.txt. Die Inhalte dieser Seiten, ihre Abschnitte und daraus berechnete Vektoren speichern wir bis zur Löschung der Website; danach werden sie im laufenden System binnen 24 Stunden vollständig entfernt (zu den Sicherungskopien Abschnitt 9). Sie bleiben für personenbezogene Daten auf Ihren Seiten verantwortlich und können Pfade vom Index ausschließen oder Bereiche mit data-answely-ignore kennzeichnen.

Für die Inhalte im Index sind wir Ihr Auftragsverarbeiter: Personen, die auf Ihren öffentlichen Seiten genannt werden, können in Antworten der Box erscheinen. Folgende Wege, Inhalte in den Index zu bringen, schalten Sie selbst zu:

• PDF-Dokumente werden mitgelesen; enthält ein PDF keinen auslesbaren Text, erkennen wir ihn mit Texterkennung (OCR) ausschließlich auf unserem eigenen Server, ohne fremden Dienst, in einem privaten Arbeitsordner, der danach gelöscht wird.
• Push-Schnittstelle (ab Tarif Pro): Sie senden Texte mit einer Adresse auf einem bestätigten Host selbst an uns. Den Zugangsschlüssel speichern wir nur als Hash.
• WordPress-Synchronisation über unser Plugin (nach ausdrücklichem Einschalten): übertragen werden nur veröffentlichte, öffentliche Inhalte, deren Änderungen und Rückzüge; der Zugangsschlüssel liegt nur in Ihrer wp-config.php.

Über Push und WordPress dürfen Sie nur Inhalte einspielen, die Sie öffentlich beantworten lassen dürfen, und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Nicht öffentliche Inhalte gehören ausschließlich in geschützte Wissensbereiche (5.9).

Ist die Indexfreigabe eingeschaltet, entsteht ein neuer Stand zunächst als Kandidat und wird erst nach bestandenen Antworttests veröffentlicht; der vorherige Stand bleibt für einen Rückwechsel erhalten. Dadurch können bis zu zwei weitere Kopien Ihrer öffentlichen Seiten bestehen. Der vorherige Stand bleibt bis zur nächsten Freigabe oder bis zur Löschung der Website; entfernte Seiten und Löschungen werden sofort auch in diese Kopien übernommen. Die technischen Freigabeberichte enthalten keine Fragen oder Antworten und werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht.

Weitere Angaben, die Sie selbst hinterlegen und die bis zur Änderung oder Löschung der Website bestehen bleiben: Suchglossar (Synonyme), Gültigkeitszeiträume und Prioritäten von Quellen, redaktionelle Antworten, gezielte Rückfragen und Regeln des Regelberaters, Adressen öffentlicher Live-Datenquellen. Verwenden Sie dafür keine personenbezogenen Angaben, die nicht öffentlich beantwortet werden sollen. Rechtsgrundlage für die Verwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.6 Antworttests, Diagnose und Werkzeuge im Konto

Optional hinterlegen Sie öffentliche Produkt- oder Dokumentationsbereiche, freigegebene Aktions- und Supportlinks sowie bis zu zehn eigene Prüffragen mit erwarteten Stichwörtern, Quellen und Ablehnungen in den Website-Einstellungen. Diese Angaben bleiben bis zur Änderung oder Löschung der Website gespeichert und sind Teil des Kontoexports. Verwenden Sie hierfür öffentliche Testfälle ohne personenbezogene oder vertrauliche Angaben. Die Prüffragen werden nach Index- oder Konfigurationsänderungen beziehungsweise auf Ihren manuellen Auftrag verarbeitet. Die daraus erzeugten Antworten werden nicht dauerhaft gespeichert. Ein Prüfbericht enthält Fallnummern, Prüfergebnisse, Laufzeiten, Indexversion und Prüfsummen, keine Frage- oder Antworttexte. Der aktuelle Bericht und ein Vorgänger werden höchstens 30 Tage ab dem letzten Prüflauf aufbewahrt; beim Löschen der Website werden sie unmittelbar entfernt. Stichwort- und Quellenprüfungen ersetzen keine fachliche Prüfung der Antwort.

Die Antwortdiagnose und der Antwortvergleich zeigen Ihnen für eine selbst eingegebene Frage, welche Abschnitte gefunden, ausgewählt und dem Modell gegeben wurden und warum eine Antwort abgelehnt wurde. Frage, Belege und Antworten existieren dafür nur im Arbeitsspeicher des Dienstes und in der Antwort an Ihr Konto; sie werden höchstens 15 Minuten nach Abschluss verworfen und nicht protokolliert. Der Dokumentations-Copilot erstellt aus vorhandenen öffentlichen Passagen einen Entwurf für eine neue Hilfeseite; der Entwurf existiert nur in der Antwort und in Ihrem Browser, wir speichern ihn nicht, und veröffentlicht wird nichts von selbst.

4.7 Zahlung und Rechnungen

Bezahlte Tarife und Zusatzpakete rechnen wir über Stripe ab (Karte, SEPA-Lastschrift und je nach Land weitere Zahlungsarten wie BLIK oder Przelewy24). Zahlungsdaten (Karte, Kontoverbindung) gibt es nur bei Stripe; wir sehen sie nicht. Wir speichern Ihre Stripe-Kundennummer, den Tarif, den Abrechnungszeitraum und zu jeder Rechnung Nummer, Beträge, Steuerstatus, USt-IdNr. und Land, wie sie auf der Rechnung stehen. Stripe berechnet die Umsatzsteuer (Stripe Tax) und stellt ein Kundenportal bereit. Rechnungen und Abrechnungsunterlagen bewahren wir 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, in dem sie entstanden sind (polnisches Steuerrecht, Art. 86 i. V. m. Art. 70 Ordynacja podatkowa) – auch nach einer Kontolöschung, dann ohne Verbindung zum Konto. Danach löschen wir die Rechnungen automatisch, auch wenn das Konto noch besteht; was Stripe selbst aufbewahrt, richtet sich nach den Pflichten von Stripe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Rechnungen an Unternehmen in Polen übermitteln wir, soweit gesetzlich vorgeschrieben, über das Nationale System für elektronische Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, KSeF) des polnischen Finanzministeriums – über eine Erweiterung unseres Zahlungsdienstleisters oder von Hand (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Geben Sie als Unternehmen eine USt-IdNr. an, prüfen wir sie über VIES, die Schnittstelle der Europäischen Kommission. Dabei übermitteln wir Ihre Nummer und unsere eigene USt-IdNr. Wir speichern das Ergebnis: gültig oder nicht, Name und Anschrift laut VIES, Zeitpunkt und Abfragenummer. Erst eine bestätigte Nummer geben wir an Stripe weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweis für die steuerfreie Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren).

Als Privatperson verlangen Sie vor jeder Zahlung ausdrücklich, dass die Leistung sofort beginnt (Widerrufsrecht; dieses Verlangen ist kein Verzicht). Diese Bestätigung halten wir wie die Zustimmung bei der Registrierung fest (Fassung der Widerrufsbelehrung, Wortlaut, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser), ebenso jeden Vertragsschluss (Abo oder Zusatzpaket, für die Widerrufsfrist dieses Vertrags) und einen Widerruf über die Widerrufsfunktion (Zeitpunkt, Abo oder Zusatzpaket; hier ohne IP-Adresse und Browser). Kündigen Sie ein Abo für einen Anbieterwechsel, halten wir den Zeitpunkt der Erklärung und das Ende des Abos fest. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

4.8 Ihre Daten selbst herunterladen und löschen

Unter „Einstellungen“ können Sie alle Daten Ihres Kontos selbst herunterladen (als JSON-Datei oder als CSV-Tabellen) und Ihr Konto selbst löschen. Mit der Löschung entfernen wir sofort Ihr Konto, Ihre Zusatzpakete und Ihre eigenen Arbeitsbereiche ohne weitere Mitglieder samt deren Websites; der Index dieser Websites ist im laufenden System binnen 24 Stunden entfernt. Arbeitsbereiche, in denen weitere Mitglieder arbeiten, gehen auf ein weiteres Mitglied über – vorrangig auf den am längsten beteiligten Administrator, sonst auf das am längsten beteiligte Mitglied – und bleiben bestehen. Aufbewahrt werden Rechnungen (4.7) und der Nachweis Ihrer Zustimmung zu den Rechtstexten, Letzterer spätestens 4 Jahre nach der Löschung. Einträge in Seitenstatistik, Prüf- und Fehlerprotokoll und bei den Anmeldeversuchen werden nicht vorzeitig entfernt, sondern laufen mit ihren Fristen aus Abschnitt 10 ab; Supportanfragen bleiben bis zu ihrer Löschung (3.6). Sie erhalten eine Löschbestätigung per E-Mail. In den verschlüsselten Sicherungskopien bleiben gelöschte Daten bis zu deren Ablauf (Abschnitt 9).

5. Teil C – Die Antwortbox auf den Websites unserer Kunden

Unsere Kunden binden Answely in die Suche ihrer Website ein. Stellen Sie dort eine Frage, erscheint zusätzlich zu den Suchtreffern eine kurze, KI-generierte Antwort mit Links zu ihren Quellen auf dieser Website.

5.1 Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher ist der Kunde, dem die Website gehört. Er entscheidet, ob und wie die Box arbeitet, welche der zuschaltbaren Funktionen aus diesem Teil eingeschaltet sind, und informiert Sie in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Wir sind sein Auftragsverarbeiter, verarbeiten die Daten nur nach seinen Weisungen und nutzen sie für keine eigenen Zwecke. Alles in diesem Teil, was als „zuschaltbar“ beschrieben ist, ist für neue Websites ausgeschaltet.

5.2 Was Ihren Browser verlässt

Ob eine Eingabe gesendet wird, entscheidet das Skript answely.js in Ihrem Browser – in der Grundeinstellung nur, wenn sie wie eine Frage aussieht. Gesendet werden verschlüsselt an api.answely.com: die Frage (höchstens 300 Zeichen), die Sprache, die Adresse der aktuellen und der verweisenden Seite, beide ohne Parameter und Anker (auf Suchseiten steht dort oft der Suchbegriff). Unser Server schneidet Parameter und Anker zusätzlich ab. Das Skript setzt keine Cookies, erzeugt keine Besucherkennung und lädt keine Schriften, Bilder oder Skripte von Dritten; es wird von unserem eigenen Server cdn.answely.com geladen.

Je nach Einstellung kommen hinzu:

• Folgefrage: Stellen Sie in der Box eine Anschlussfrage, sendet Ihr Browser die bis zu drei vorherigen Runden dieses Gesprächs (Frage und Antworttext) mit, damit die Antwort den Zusammenhang kennt. Auch sie werden nicht gespeichert.
• Bereich: Ist ein Produkt- oder Dokumentationsbereich gewählt, dessen Kennung.
• Geschützter Wissensbereich: ein Zugriffsnachweis der Website, auf der Sie angemeldet sind (5.9).
• Bewertung und Erfolg: wenn Sie eine Bewertung abgeben, eine zufällige Kennung der Antwort und Ihre Wahl (5.4, 5.7).

5.3 Wie die Antwort entsteht

Die Frage wird mit dem Index der Website des Kunden abgeglichen; ein Sprachmodell auf unseren eigenen KI-Rechnern in Łódź formuliert daraus eine Antwort, die nur auf belegten Abschnitten dieser Website beruht. Die KI-Verarbeitung findet ausschließlich auf Servern in der EU statt. Gibt es keinen Beleg, antwortet die Box, dass sie dazu keine belegte Antwort hat. Jede Antwort ist sichtbar als KI-generiert gekennzeichnet (Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689); dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten, ab Tarif Pro aber im Wortlaut anpassen. Eine Antwort kann unvollständig oder fehlerhaft sein, maßgeblich sind die verlinkten Quellen.

Hat der Kunde für eine Frage eine redaktionelle Antwort hinterlegt, erscheint diese statt einer vom Modell formulierten Antwort.

5.4 Was gespeichert wird

Der Kunde stellt je Website ein, ob Antworten gespeichert werden („Antwort-Cache erlauben“). Für neue Websites ist es ausgeschaltet.

• Ausgeschaltet (Grundeinstellung): Frage und Antwort werden nicht gespeichert. Sie liegen nur während der Verarbeitung im Arbeitsspeicher und auf dem verschlüsselten Weg zu unseren KI-Servern. Auch Ihr Browser legt dann nichts ab.
• Eingeschaltet: Damit eine wiederholte Frage nicht neu berechnet wird, legen wir die Antwort samt Quellen unter einem Hash der Frage 24 Stunden in einem Zwischenspeicher ab. Ändert sich der Index der Website, werden ältere Einträge nicht mehr verwendet und laufen mit ihrer Frist ab. Ihr Browser hält die Einstellungen der Box höchstens 5 Minuten im sessionStorage, Antworten nur bei Websites, die über reactive.chat angebunden sind (5.5, 5.10).
• Frageanalyse (nur wenn der Kunde sie für seine Website einschaltet, ab Plan Pro und nur bei eingeschaltetem „Antwort-Cache erlauben“): Je Antwort speichern wir die Frage, in der E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN-ähnliche Ziffernfolgen, Links und lange Zahlen vor dem Speichern unkenntlich gemacht werden, den Kalendertag (ohne Uhrzeit), die Sprache, ob eine belegte Antwort gefunden wurde, die Adressen der zitierten Seiten, die Dauer und – wenn Sie eine der Schaltflächen „hilfreich“ oder „nicht hilfreich“ nutzen – Ihre Bewertung; Ihr Browser sendet dafür nur eine zufällige Kennung der Antwort und Ihre Wahl. Nicht gespeichert werden Ihre IP-Adresse, Kennungen Ihres Browsers, der Antworttext und die Adresse der Seite, auf der Sie gefragt haben. Der Kunde sieht nur Gruppen ähnlicher Fragen ab zwei Fragen, nie einzelne Fragen. Schaltet der Kunde zusätzlich den monatlichen Wissenslücken-Bericht ein, gehen einige dieser maskierten Gruppentexte per E-Mail über einen Anbieter in den USA an ihn (Abschnitt 8). Die Einträge der Frageanalyse werden nach 90 Tagen gelöscht.

Zum Gruppieren ähnlicher Fragen werden die maskierten Fragen nachts auf unseren eigenen KI-Rechnern in Vektoren umgerechnet, die nur im Arbeitsspeicher entstehen. Der Kunde kann die Frageanalyse jederzeit selbst vollständig löschen; mit der Website wird sie sofort gelöscht.

In beiden Fällen gilt:

• Zähler ohne Inhalt: Je Anfrage speichern wir Zeitpunkt, die gekürzte IP-Adresse, die Kennung der Website, die Länge der Frage, das Ergebnis und die Dauer – nie die Frage oder die Antwort. Die Einträge werden nach 7 Tagen gelöscht. Der Kunde sieht daraus nur Tageszahlen.
• Missbrauchsschutz: Um Anfragen je Absender zu begrenzen, bilden wir aus Ihrer IP-Adresse und einem täglich wechselnden Zufallswert einen Hash; er lebt höchstens 2 Minuten, der Zufallswert höchstens 2 Tage. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert.
• Zugriffsprotokoll: wie in 3.1 – gekürzte IP-Adresse, ohne Frage und Antwort, 7 Tage.
• Monatszahlen: Für Kontingent und Abrechnung zählen wir je Website die Zahl der Antworten im Monat, ohne jeden Personenbezug; die Monatszahlen werden nach 400 Tagen gelöscht.
• Protokolle des Dienstes: Sie enthalten Pfad, Status und Dauer, nie die Frage, die Antwort, die Seitenadresse oder den Gesprächsverlauf.

5.5 Im Browser

Die Box setzt keine Cookies und nutzt keinen dauerhaften lokalen Speicher. Nur bei eingeschaltetem „Antwort-Cache erlauben“ legt sie im sessionStorage Ihres Browsers ab, der beim Schließen des Tabs ohnehin geleert wird: die Einstellungen der Box für 5 Minuten; bei Websites, die über reactive.chat angebunden sind (5.10), zusätzlich Antworten für 10 Minuten. Abgelaufene Einträge löscht das Skript selbst. Der Eintrag einer Antwort enthält die Frage im Schlüssel sowie Antwort und Quellen. Bei Websites mit geschütztem Wissensbereich wird nichts im Browser abgelegt. Ein Widerruf im Einwilligungsmodus löscht alle Einträge der Box sofort.

Die Box meldet der Seite, auf der sie läuft, technische Ereignisse (etwa „Antwort fertig“, Dauer, Zahl der Quellen, „bewertet“) als Ereignis im Browser, ohne Frage und Antwort. Answely sendet diese Ereignisse nirgendwohin. Ob die Website sie an eigene Werkzeuge weitergibt, entscheidet und verantwortet der Kunde.

5.6 Bereiche, Aktionslinks und Supportübergabe

Ist ein Produkt- oder Dokumentationsbereich gewählt, wird dessen Kennung mit der Frage gesendet und die Suche auf die zugehörigen öffentlichen Quellen begrenzt. Bei einem Bereichswechsel beginnt die Box einen neuen Gesprächsverlauf. Diese Bereiche sind keine Zugangskontrolle für vertrauliche Inhalte.

Aktions- und Supportlinks legt der Websitebetreiber fest. Erst ein Klick öffnet das Ziel; Answely hängt weder Frage noch Gesprächsverlauf automatisch an dessen URL an. Bei fehlender Antwort können Sie auf Wunsch Frage, Verlauf und Quellen ausdrücklich im eigenen Browser kopieren und selbst an den Support übergeben. Dabei wird nichts an uns übertragen. Für die anschließende Verarbeitung beim Ziel ist dessen Betreiber zuständig.

5.7 Zuschaltbare Funktionen für erweiterte Antworten

Diese Funktionen schaltet der Kunde je Website einzeln ein; ohne Einschalten gibt es sie nicht.

• Gezielte Rückfragen: Passt eine Frage auf hinterlegte Begriffe, bietet die Box Auswahlmöglichkeiten an (etwa eine Produktversion). Ihre Auswahl ergänzt die Suche im Arbeitsspeicher der Box; ein Profil entsteht nicht.
• Belegvorschau: Die Box zeigt die tatsächlich zitierten Abschnitte der Website mit dem Zeitpunkt, zu dem wir sie abgerufen haben. Es sind öffentliche Inhalte aus dem Index; neue Daten über Sie entstehen nicht.
• Tiefensuche: Auf Ihren Klick bezieht die Antwort zusätzliche benachbarte Abschnitte derselben Website ein, höchstens acht Auszüge, mit höchstens einem Modellaufruf.
• Regelberater: Mehrere Auswahlfragen führen zu einer vom Kunden freigegebenen Empfehlung mit Quelle. Ihre Auswahl wird nicht gespeichert.
• Live-API-Daten: Answely ruft feste öffentliche Datenquellen des Websitebetreibers ab (etwa einen Lagerbestand) und zeigt einen Wert mit Abrufzeit. Unser Server ruft die Quelle selbst ab; weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Frage oder eine Kennung werden dabei weitergegeben.
• Erfolgsmessung und A/B-Vergleich: Die Box kann fragen, ob Ihr Anliegen gelöst ist, und auf Wunsch des Kunden zwei Darstellungen vergleichen. Jede Antwort bekommt dafür eine zufällige Einmalkennung und eine Vergleichsgruppe in einem signierten Beleg, der höchstens 24 Stunden gilt und nur im Arbeitsspeicher der Box liegt. Wir zählen daraus je Website, Gruppe und Kalendertag nur Summen (gezeigt, gelöst, nicht gelöst, Ziel erreicht). Diese täglichen Summen und die Kennungen gegen Doppelmeldungen verfallen nach höchstens 30 Tagen. Fragen, Antworten, Seitenadressen oder IP-Adressen stehen nicht darin; der Kunde sieht nur Gruppensummen. Gilt der Einwilligungsmodus, wird ohne Zustimmung nichts gemeldet.

5.8 Optionaler öffentlicher MCP-Suchzugang

Der Websitebetreiber kann einen standardmäßig ausgeschalteten MCP-Zugang ausdrücklich freigeben. Er stellt öffentlichen KI-Clients eine reine Textsuche im freigegebenen Websiteindex bereit. Der Zugang führt keine Aktionen aus, lädt keine neuen Inhalte hoch und erzeugt keine Modellantworten. Suchanfragen werden nicht als Frageanalyse oder Antwort-Zwischenspeicher gespeichert. Für die Begrenzung von Abrufen wird der bestehende Missbrauchsschutz verwendet. Die technischen Zugriffsprotokolle aus 3.1 bleiben bestehen. Der Zugang ist öffentlich; vertrauliche Inhalte dürfen darüber nicht bereitgestellt werden. Die Verarbeitung im verwendeten KI-Client liegt in dessen Verantwortungsbereich.

5.9 Geschützte Wissensbereiche

Für Inhalte, die nur angemeldete Nutzer einer Website sehen dürfen, ist ein geschützter Modus vorbereitet. Die Website gibt der Box dann einen Zugriffsnachweis (ein signiertes Token ihres eigenen Anmeldesystems) mit. Wir prüfen ihn lokal auf unserem Server gegen den hinterlegten öffentlichen Schlüssel, ohne einen fremden Dienst zu fragen, und leiten daraus nur ab, welche Dokumente durchsucht werden dürfen. Die Angaben im Token werden nicht gespeichert und nicht an das Sprachmodell gegeben; geschützte Antworten werden weder bei uns noch im Browser zwischengespeichert. Derzeit ist bei keiner Website ein Anmeldesystem angebunden; vor einer ersten Freigabe wird dieser Abschnitt ergänzt.

Nicht öffentliche Inhalte darf der Kunde ausschließlich über einen solchen geschützten Bereich einspielen. Für die Auswahl der Inhalte, die Rechte seiner Nutzer und deren Anmeldung ist er verantwortlich.

5.10 Websites, die über reactive.chat angebunden sind

Kunden von reactive.chat erhalten die Antwortbox als Teil ihres Vertrags. Bei diesen Websites kommen die Antworten aus der Wissensbasis von reactive.chat; dabei werden die Frage, die IP-Adresse und die Besucherkennung des reactive.chat-Widgets an reactive.chat übergeben, damit ein Gespräch in den Chat übergehen kann. Ist „Antwort-Cache erlauben“ aus, erhält Ihr Browser mit der Antwort zusätzlich einen signierten Verlauf aus Ihrer Frage, der Antwort, bis zu drei Quellen, der Website und der Besucherkennung; er ist 24 Stunden gültig und liegt nur im Arbeitsspeicher der Seite. Senden Sie danach im Chat eine Folgefrage, wird dieser signierte Verlauf (Suchfrage und Antwort, mit den Quellen) an reactive.chat übergeben und dort einmalig als Beginn des Gesprächs gespeichert wie der übrige Chat; die Box weist vor dem Absenden darauf hin. Ist „Antwort-Cache erlauben“ an, führt reactive.chat Suchfrage und Antwort bereits nach seinen Regeln als Gespräch, und die Folgefrage setzt es fort. Haben Sie Ihre Daten bei reactive.chat gelöscht oder ist der Verlauf nicht mehr verwendbar, beginnt die Folgefrage ein neues Gespräch ohne diesen Verlauf. Es gelten dann die Regeln der Datenschutzerklärung und des Auftragsverarbeitungsvertrags von reactive.chat, das ebenfalls von uns betrieben wird; die Datenschutzerklärung von reactive.chat beschreibt diese Antworten in ihrem Abschnitt „Smart Answer“.

5.11 Einwilligungsmodus

Der Kunde kann einstellen, dass die Box erst nach Ihrer Zustimmung arbeitet. Dann sendet Ihr Browser vor der Zustimmung keine einzige Anfrage an Answely – nicht einmal den Abruf der Einstellungen – und legt nichts im Browser ab. Das setzt voraus, dass der Kunde den dafür geänderten Einbettungscode mit data-consent="required" verwendet; ohne ihn ruft die Box zuerst ihre Einstellungen ab und sendet danach bis zur Zustimmung keine Frage. In diesem Fall – Einwilligungsmodus nur im Konto eingestellt, Einbettungscode ohne data-consent="required" – legt die Box bei eingeschaltetem „Antwort-Cache erlauben“ ihre Einstellungen schon vor der Zustimmung im sessionStorage ab (5.5). Die Box erkennt Zustimmungen aus consented.eu, aus Einwilligungswerkzeugen nach dem IAB-Standard TCF und aus einem Signal der Website selbst. Widerrufen Sie, schließt die Box, stellt keine weiteren Anfragen und löscht ihre Einträge im Browser.

5.12 Rechtsgrundlage und Ihre Rechte in Teil C

Die Rechtsgrundlage bestimmt der Kunde; typischerweise ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Fragen anhand der Inhalte seiner Website) oder Ihre Einwilligung. Für Anfragen zu Teil C wenden Sie sich bitte an den Kunden; schreiben Sie uns, leiten wir Ihre Anfrage an ihn weiter und unterstützen ihn. Was wir dabei finden können und was nicht, steht in 11.8.

5.13 Was wir nicht tun

• Wir setzen in der Box keine Cookies, erzeugen keine Besucherkennung und erkennen Sie nicht über Seiten, Websites oder Tage hinweg wieder.
• Wir speichern Ihre Frage nicht, solange „Antwort-Cache erlauben“ aus ist, und nie zusammen mit Ihrer IP-Adresse.
• Wir schreiben keine Fragen, Antworten oder Gesprächsverläufe in Protokolle.
• Wir geben Fragen nicht an externe KI-Dienste, nicht an Werbenetzwerke und nicht an andere Kunden weiter.
• Wir trainieren keine Modelle mit Ihren Fragen oder den Inhalten der Websites.
• Wir zeigen dem Kunden keine einzelnen Fragen, sondern in der Frageanalyse nur Gruppen.
• Wir treffen mit der Box keine Entscheidungen über Sie.

5.14 Die Grenzen, ehrlich

• Die KI kann irren. Eine Antwort kann unvollständig, veraltet oder falsch sein, auch wenn sie auf Seiten der Website beruht – etwa weil eine Bedingung verkürzt wird. Maßgeblich sind immer die verlinkten Quellen.
• Freitext kann alles enthalten. Was Sie in das Suchfeld schreiben, entscheiden Sie. Bitte geben Sie keine Gesundheitsdaten, Kontonummern, Namen Dritter oder anderen vertraulichen Angaben ein. Auch wenn nichts gespeichert wird, wird die Frage verarbeitet.
• Die Maskierung der Frageanalyse ist unvollständig. Sie erkennt E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN-ähnliche Ziffernfolgen, Links und lange Zahlen. Namen, Anschriften in Worten oder eine Diagnose erkennt sie nicht. Deshalb ist die Frageanalyse ein Opt-in des Kunden, zeigt nur Gruppen und löscht nach 90 Tagen.
• Inhalte der Website. Steht auf einer öffentlichen Seite des Kunden etwas über eine Person, kann es in einer Antwort erscheinen. Das liegt in der Verantwortung des Kunden, der Seiten ausschließen kann.
• Kein Schutz durch Bereiche. Produkt- und Dokumentationsbereiche ordnen Inhalte, sie verbergen nichts.
• Sicherungskopien. Was gelöscht ist, bleibt in den verschlüsselten Sicherungskopien bis zu deren Ablauf (Abschnitt 9).

6. Rechtsgrundlagen im Überblick

Verarbeitung	Rechtsgrundlage	berechtigtes Interesse, wo lit. f
Zugriffsprotokoll des Webservers	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche
Seitenstatistik answely.com	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Verbesserung des Angebots, Missbrauchserkennung
Cookies bpid und bp_remember	Art. 6 Abs. 1 lit. b, Speicherung technisch erforderlich	–
Einwilligungsbanner und Nachweis	Art. 6 Abs. 1 lit. c und f	Nachweis und Beachtung Ihrer Entscheidung
Schnellcheck	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f	Ausführung Ihres Auftrags, Begrenzung von Missbrauch
Live-Demo /docs und Suche in der Navigation	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Vorführung und Antwort auf Ihre Anfrage
Supportformular	Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f	Beantwortung, Schutz des Kanals
Formularschutz formconfirmed	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Schutz von Konten, Support und Schnellcheck vor automatisierten Einsendungen; Kampagnenerkennung: gemeinsame Abwehr von Spam über viele Websites hinweg
Konto, Websites, Index, Arbeitsbereiche	Art. 6 Abs. 1 lit. b	–
Einladungen an Dritte	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Zusammenarbeit im Arbeitsbereich
Sitzungen, Anmeldeversuche, Prüfprotokoll	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f	Schutz der Konten
Transaktions-E-Mails, Wissenslücken-Bericht	Art. 6 Abs. 1 lit. b	–
Zustimmungsnachweis, Widerruf, Verlangen des sofortigen Beginns	Art. 6 Abs. 1 lit. c und f	Nachweis des Vertragsschlusses
Zahlung, Rechnungen, VIES	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c	–
Ausgelagerte Sicherungskopie	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Wiederherstellung nach einem Verlust
Antwortbox (Teil C)	bestimmt der Kunde, meist lit. f oder lit. a	aus Sicht des Kunden

7. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens hat nur der Betreiber Zugriff auf die Systeme. Außerhalb erhalten Daten:

• Google Ireland Ltd., Dublin, Irland (reCAPTCHA): nur bei einer Störung des Formularschutzes als Ersatzprüfung (3.8); Google ist dabei für die eigene Verarbeitung selbst verantwortlich, kein Auftragsverarbeiter.
• Google Ireland Ltd., Dublin, Irland (Google Cloud Storage, Region Warschau): Speicher für die nächtliche, vorher verschlüsselte Sicherungskopie (2.3, Abschnitt 9). Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage der Google-Cloud-Datenverarbeitungsbedingungen; Google kann den Inhalt nicht lesen.
• Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland: Zahlungsabwicklung, Rechnungen, Steuerberechnung und Kundenportal für Kunden (4.7). Stripe erhält niemals Daten von Besuchern der Websites unserer Kunden.
• Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA (Namecheap Private Email): Versand der Transaktions-E-Mails und des Wissenslücken-Berichts sowie Empfang der E-Mails an Adressen unter @answely.com (4.4). Namecheap verarbeitet dabei Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachrichten. Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Data Processing Addendum von Namecheap; Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 8. Namecheap ist außerdem Registrar und DNS-Anbieter von answely.com; dafür erhält es nur Domaindaten, keine Daten von Kunden oder Besuchern.
• Europäische Kommission (VIES), Brüssel: nur für Unternehmen mit USt-IdNr., Prüfung der Nummer (4.7). Kein Auftragsverarbeiter, sondern eigenständig verantwortliche Stelle.
• Kunden als Verantwortliche für Teil C: Sie sehen Zähler als Tageszahlen, Monatszahlen, auf Wunsch Gruppen der Frageanalyse und Summen der Erfolgsmessung, nie einzelne Fragen mit Personenbezug.
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa Finanzbehörden bei Rechnungen.

Keine Unterauftragsverarbeiter sind, und warum:

• unsere KI-Server: Wir betreiben sie selbst in Łódź.
• ein Hosting-Anbieter: Es gibt keinen; die Server sind unsere eigenen.
• consented.eu: ein Dienst desselben Rechtsträgers, der auf demselben Server in Łódź läuft wie Answely.
• Telegram: erhält nur ein Signal mit festem Wortlaut, ohne personenbezogene Daten.
• Let's Encrypt: erfährt nur Domainnamen.
• Ein Geodienst: Das Land bestimmen wir mit einer Datenbankdatei auf dem eigenen Server.
• formconfirmed: unser eigener Formularschutz (3.7), ein Produkt von formexposed, gehört demselben Rechtsträger und läuft auf demselben Server in Łódź wie Answely.
• reCAPTCHA im Normalbetrieb: Google reCAPTCHA wird nur bei einer Störung des Formularschutzes geladen (3.8); andere vergleichbare Dienste Dritter setzen wir auf Answely nicht ein.

Ein weiterer KI-Anbieter für das Sprachmodell (etwa als Ausweich bei Überlast) ist technisch vorbereitet, aber nicht aktiv. Er würde nur eingesetzt, wenn er in der EU verarbeitet, vertraglich zusagt, Inhalte weder zum Training zu nutzen noch über die Verarbeitung hinaus zu speichern, auf der Liste der Unterauftragsverarbeiter steht und die Kunden 30 Tage vorher informiert wurden und widersprechen konnten. Technisch startet der Dienst nur mit KI-Adressen, die auf einer Freigabeliste für EU-Standorte stehen. Anbieter außerhalb der EU sind ausgeschlossen.

Die aktuelle Liste steht unter Unterauftragsverarbeiter.

8. Übermittlungen in Drittländer

Personenbezogene Daten verlassen den EWR in drei Fällen:

• Ersatzprüfung bei einer Störung (3.8): Google kann Daten aus reCAPTCHA an Google LLC (USA) übermitteln, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

• Zahlungen: Stripe Payments Europe kann Abrechnungsdaten von Kunden an Stripe, Inc. (USA) übermitteln, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und hilfsweise der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO).
• E-Mail: Unsere E-Mails an Kunden und Interessenten und eingehende E-Mails an Adressen unter @answely.com laufen über Namecheap Private Email (Namecheap, Inc., USA). Grundlage ist das Data Processing Addendum von Namecheap mit den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), angenommen am 01.08.2026. Betroffen sind Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachrichten, beim Wissenslücken-Bericht auch maskierte Gruppentexte aus der Frageanalyse.

Die KI-Verarbeitung bleibt davon unberührt: Sie findet ausschließlich auf Servern in der EU statt. Fragen und Antworten aus der Antwortbox verlassen die EU nicht. Die einzige Ausnahme ist der Wissenslücken-Bericht, wenn der Kunde ihn einschaltet: Er enthält Gruppen maskierter Fragen und geht per E-Mail über Namecheap an den Kunden. Andere Daten von Besuchern der Websites unserer Kunden (IP-Adressen, Zähler, Antworten) verlassen die EU nie. Auch der Formularschutz formconfirmed (3.7) übermittelt nichts in ein Drittland.

9. Sicherungskopien und was das für Löschungen bedeutet

Eine Frist überdauert die anderen, deshalb steht sie hier und nicht nur in den technischen Unterlagen. Jede Nacht wird eine Kopie aller Datenbanken und Anwendungsdateien erstellt, auf unserem Server verschlüsselt und nach Warschau übertragen (2.3). Darin stehen auch die Daten aus Teil B und C, die zum Zeitpunkt der Kopie im System waren: Konten, Websites, Index, Frageanalyse, Zähler.

Ausgelagerte Kopien: Tageskopien 7 Tage, Wochenkopien 364 Tage.

Bevor eine Tageskopie (Abzüge aller Datenbanken des Servers und Dateikopie von /var/www samt Konfigurationsdateien) verschlüsselt übertragen wird, entsteht sie auf einem Datenträger an unserem Server in Łódź; dort liegt sie unverschlüsselt höchstens 8 Tage und wird dann gelöscht.

Daneben hält der Server eigene geprüfte Datenbanksicherungen für 30 Tage zur schnellen Wiederherstellung.

Was im laufenden System gelöscht wird – sofort oder binnen 24 Stunden –, bleibt deshalb in den verschlüsselten Kopien, bis diese ablaufen, längstens 364 Tage nach der Löschung. Aus einer Kopie wird nichts gezielt entfernt: Sie ist ein versiegeltes Abbild eines Zeitpunkts, und sie zu verändern würde ihren Zweck zerstören. Die Kopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach einem Verlust und werden für nichts anderes verwendet. Wird eine Kopie zurückgespielt, löschen wir die zwischenzeitlich gelöschten Daten erneut, bevor das System wieder in Betrieb geht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihre und unsere Daten nach einem Ausfall wiederherstellen zu können. Ihr Recht auf Löschung (11.3) ist in dieser Zeit nach unserer Einschätzung durch die Verschlüsselung und den ausschließlichen Wiederherstellungszweck gewahrt.

10. Speicherdauer im Überblick

Daten	Speicherdauer
Zugriffsprotokoll des Webservers (gekürzte IP)	7 Tage
Seitenstatistik der Anwendung	60 Tage
Anmeldeversuche	7 Tage
Prüfprotokoll	365 Tage
Fehlerprotokoll	90 Tage
Postausgang	30 Tage
Sitzungen im Konto	30 Tage nach dem Ende bzw. der letzten Nutzung, spätestens bis zur Löschung des Kontos
Kontodaten, Websites, Gestaltung, Einstellungen	bis zur Löschung, dann sofort
Index einer Website samt Kandidat und vorherigem Stand	bis zur Löschung der Website, dann binnen 24 Stunden
Prüffragen und zusätzliche Sucheinstellungen	bis zur Änderung oder Löschung der Website
Prüfberichte der Antworttests	höchstens 30 Tage ab dem letzten Prüflauf, bei Websitelöschung sofort
technische Freigabeberichte der Indexfreigabe	höchstens 30 Tage
Antwortdiagnose, Antwortvergleich	höchstens 15 Minuten nach Abschluss, nur im Arbeitsspeicher
Antwortbox: Zähler ohne Inhalt	7 Tage
Antwortbox: Missbrauchsschutz-Hash	2 Minuten; Zufallswert 2 Tage
Antwortbox: Zwischenspeicher der Antworten (nur bei eingeschaltetem „Antwort-Cache erlauben“)	24 Stunden
Antwortbox im Browser (nur bei eingeschaltetem „Antwort-Cache erlauben“)	Einstellungen 5 Minuten; Antworten 10 Minuten, nur bei Anbindung über reactive.chat
Monatszahlen je Website (ohne Personenbezug)	400 Tage
Frageanalyse (nur Opt-in, Fragen maskiert)	90 Tage
Erfolgsmessung: tägliche Summen je Gruppe	höchstens 30 Tage
Erfolgsmessung: Beleg einer Antwort	höchstens 24 Stunden
Schnellcheck: Begrenzungsdaten	höchstens 2 Minuten
Schnellcheck: Ergebnis	höchstens 2 Minuten nach Abschluss, nur im Arbeitsspeicher
Begrenzung von Anmelde- und Zwei-Faktor-Versuchen (pseudonymisiert)	Ende des Zeitfensters, Vorgabe 15 Minuten
Supportanfragen	1095 Tage ab der letzten Antwort (ohne Antwort ab Eingang)
Formularschutz formconfirmed (3.7)	Hashwert des gekürzten Adressbereichs: am Prüfergebnis höchstens 1 Stunde, am verbrauchten Prüfzeichen etwa 11 Minuten, im Aufgabenzähler etwa 1 Stunde; Prüfergebnisse ohne Hashwert 30 Tage; Ergebnis zur Domain der E-Mail-Adresse höchstens 7 Tage (die Adresse nie); Text nur im Arbeitsspeicher; Protokoll des Webservers von formconfirmed.com 14 Tage; Fingerabdrücke der Kampagnenerkennung 30 Tage; bei Answely Kennung der Prüfung zu Registrierung und Supportanfrage 30 Tage
Belege, Mengenlimit und Zustandsangaben zum Formularschutz (3.7)	Belege 7 Tage; Mengenlimit bis zum Ende des Zeitfensters, höchstens 1 Tag; Zustandsangaben 30 Tage
Zustimmungsnachweis, Widerrufe	spätestens 4 Jahre nach der Löschung des Kontos
Ergebnis der VIES-Prüfung	solange das Konto besteht
Rechnungen und Abrechnungsunterlagen	5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung, dann automatisch gelöscht
Cookie consented im Browser	12 Monate
Einwilligungsnachweis des Banners bei consented.eu	36 Monate
Ausgelagerte verschlüsselte Kopien (Google Cloud Storage)	Tageskopien 7 Tage, Wochenkopien 364 Tage
unverschlüsselte Tageskopie am Server vor der Übertragung	höchstens 8 Tage

Zusammengefasst als Liste:

• Zugriffsprotokoll des Webservers (gekürzte IP-Adresse): 7 Tage.
• Seitenstatistik der Anwendung: 60 Tage.
• Anmeldeversuche: 7 Tage.
• Prüfprotokoll: 365 Tage.
• Fehlerprotokoll: 90 Tage.
• Postausgang: 30 Tage.
• Antwortbox: Zähler ohne Inhalt 7 Tage.
• Frageanalyse (nur mit Opt-in des Kunden, Fragen maskiert): 90 Tage.
• Sitzungen im Konto: 30 Tage nach dem Ende bzw. der letzten Nutzung.
• Supportanfragen: 1095 Tage ab der letzten Antwort.
• Formularschutz formconfirmed: Hashwert des gekürzten Adressbereichs höchstens 1 Stunde, Prüfergebnisse 30 Tage, Ergebnis zur Domain der E-Mail-Adresse höchstens 7 Tage, Fingerabdrücke der Kampagnenerkennung 30 Tage.
• Belege bei „Passwort vergessen?“: 7 Tage; Zustandsangaben zum Formularschutz: 30 Tage.
• Rechnungen: 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung.
• Nachweis der Zustimmung zu den Rechtstexten, Bestätigung des sofortigen Beginns und Widerrufe: spätestens 4 Jahre nach der Löschung des Kontos.
• Datenbanksicherungen: 30 Tage, rollierend.
• Ausgelagerte verschlüsselte Kopien: Tageskopien 7 Tage, Wochenkopien 364 Tage (Abschnitt 9).

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen die folgenden Rechte. Für Teil A und B sind wir das; schreiben Sie an support@answely.com. Für Teil C ist es der Kunde, auf dessen Website Sie gefragt haben (5.12). Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann sich die Frist um zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie innerhalb des ersten Monats informieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Ausübung ist kostenlos. Um Daten nicht an die falsche Person herauszugeben, beantworten wir Anfragen zu einem Konto an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse oder bitten um eine Bestätigung aus dem Konto.

11.1 Auskunft (Art. 15)

Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, wozu, wie lange und an wen sie gehen, und eine Kopie erhalten. Kunden finden fast alles im Kontoexport unter „Einstellungen“.

11.2 Berichtigung (Art. 16)

Falsche Angaben berichtigen wir. Name, Anschrift, Firma, Sprache und Logo ändern Sie im Konto selbst; Angaben auf bereits ausgestellten Rechnungen können wir nur durch eine Korrekturrechnung ändern.

11.3 Löschung (Art. 17)

Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Ihr Konto löschen Sie selbst (4.8). Aufbewahrt werden dann nur Rechnungen und Zustimmungsnachweise mit den genannten Fristen; zu den Sicherungskopien Abschnitt 9.

11.4 Einschränkung (Art. 18)

Bestreiten Sie die Richtigkeit von Daten oder haben Sie widersprochen, können Sie verlangen, dass wir sie bis zur Klärung nur noch speichern.

11.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20)

Daten, die Sie uns für den Vertrag gegeben haben, erhalten Sie im Kontoexport in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (JSON oder CSV).

11.6 Widerspruch (Art. 21)

Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, etwa die Abwehr eines laufenden Angriffs. Direktwerbung betreiben wir nicht.

11.7 Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)

Eine Einwilligung, etwa im Einwilligungsbanner, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, im Banner über „Cookie-Einstellungen“.

11.8 Besucher der Antwortbox: was wir finden können (Art. 11)

Die Antwortbox kennt Sie nicht: Sie vergibt keine Kennung, und gespeicherte Fragen der Frageanalyse stehen ohne IP-Adresse und ohne Uhrzeit da. Wir können Ihre Anfrage deshalb meist keiner gespeicherten Angabe zuordnen. Nach Art. 11 DSGVO sind wir nicht verpflichtet, zusätzliche Daten zu erheben, nur um Sie wiederzuerkennen. Nennen Sie uns oder dem Kunden die Website, den Tag und den genauen Wortlaut Ihrer Frage, kann der Kunde in der Frageanalyse danach suchen lassen oder sie insgesamt löschen.

Die gekürzten IP-Adressen in Zählern und Protokollen verschwinden ohnehin nach 7 Tagen.

11.9 Beschwerde (Art. 77)

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Für uns zuständig ist der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen. Sie können sich ebenso an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

Eine Anleitung für Auskunft und Löschung steht gesondert unter Auskunft und Löschung.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für den Besuch von answely.com und für Fragen in der Antwortbox müssen Sie keine Angaben machen; technisch nötig sind nur die Verbindungsdaten. Für ein Konto brauchen wir E-Mail-Adresse, Namen, Land und Kundenart, für bezahlte Tarife zusätzlich die Rechnungsangaben, die das Steuerrecht verlangt. Ohne sie können wir keinen Vertrag schließen. Die USt-IdNr. und ein Firmenlogo sind freiwillig; ohne gültige USt-IdNr. stellen wir eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), und erstellen keine Profile zu Werbezwecken. Die Antwortbox beantwortet Fragen; sie entscheidet nichts über Sie. Die Erfolgsmessung und der A/B-Vergleich bewerten Darstellungen, nicht Personen. Die Begrenzung von Anfragen weist weitere Anfragen einer Adresse bis zum Ende der laufenden Minute ab, wenn sie zu viele stellt; das ist ein technischer Schutz, keine Entscheidung über Sie. Ebenso entscheidet das Ergebnis des Formularschutzes (3.7) nur über die einzelne Einsendung; eine abgelehnte Einsendung können Sie wiederholen oder Ihr Anliegen an support@answely.com richten.

14. Kinder

answely.com und das Kundenkonto richten sich an Unternehmen und erwachsene Privatpersonen; wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern. Wer ein Konto anlegt, sichert zu, dass er voll geschäftsfähig ist (Ziffer 1.6 der Nutzungsbedingungen). Die Antwortbox auf Kundenseiten kann jeder nutzen; weil sie niemanden erkennt, kennt sie auch das Alter nicht. Gerade deshalb speichert sie in der Grundeinstellung nichts.

15. Sicherheit

Wir schützen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem Transportverschlüsselung, gehashte Passwörter, Zwei-Faktor-Pflicht für Administratoren, getrennte Mandanten, Begrenzung von Anfragen, eine Verwaltungsschnittstelle, die von außen nicht erreichbar ist, KI-Rechner, die Aufträge nur mit Signatur abholen und vom Antwort-Dienst nie angesprochen werden, und verschlüsselte Sicherungskopien mit regelmäßiger Wiederherstellungsprobe. Einzelheiten: Technische und organisatorische Maßnahmen.

Keine Maßnahme macht ein System unangreifbar. Stellen wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten fest, melden wir sie nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde und benachrichtigen Sie, wenn ein hohes Risiko für Sie besteht; betrifft sie Teil C, unterrichten wir den Kunden unverzüglich.

16. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Wir halten eine Benennung nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO nicht für erforderlich: Wir sind keine Behörde; unsere Kerntätigkeit besteht nicht in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen – die Antwortbox vergibt keine Kennung und verknüpft keine Besuche – und nicht in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Die Bewertung ist im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten festgehalten und wird bei wesentlichen Änderungen wiederholt. Anfragen beantwortet der Inhaber unter der oben genannten Adresse.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, etwa wenn eine zuschaltbare Funktion hinzukommt oder ein Unterauftragsverarbeiter wechselt. Die jeweils aktuelle Fassung steht auf dieser Seite, mit Versionsnummer und Datum unten. Wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, teilen wir per E-Mail mit; Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern kündigen wir Kunden nach dem AVV vorher an. Gibt es diese Erklärung in mehreren Sprachen, ist bei Abweichungen die englische Fassung maßgeblich; die deutsche und die polnische Fassung sind Übersetzungen zur Information. Gegenüber Verbrauchern gilt das nicht: Für sie ist die Fassung in der Sprache maßgeblich, in der sie den Vertrag geschlossen haben.

18. Kontakt und Stand

LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polen, USt-IdNr. PL7252266190. Datenschutzanfragen: support@answely.com.

Weitere Unterlagen: Auftragsverarbeitungsvertrag, Technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung, KI-Verordnung, Datenschutz-Unterlagen.

Version 1.7 – Stand 06.11.2026